离岗证管理制度规范

PAGE离岗证管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司/组织人员离岗管理，规范离岗流程，确保公司/组织正常运营秩序，保障信息安全与工作连续性，特制定本管理制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职人员及临时工作人员等在公司/组织内工作期间涉及离岗情形的管理。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵循国家法律法规及行业相关标准要求，确保离岗管理工作合法合规。2.安全性原则：保障公司/组织信息资产安全，防止因人员离岗导致信息泄露、业务中断等风险。3.有序性原则：规范离岗流程，明确各环节责任与操作要求，保证离岗工作有序进行。4.交接完整性原则：确保离岗人员与接手人员之间工作交接全面、准确、清晰，避免工作延误或失误。二、离岗定义及分类（一）离岗定义员工因各种原因暂时或永久离开公司/组织工作岗位的情况。（二）离岗分类1.请假离岗：员工因个人事务向公司/组织申请并获批，在规定时间内离开工作岗位的情况，包括病假、事假、年假、婚假、产假、陪产假、丧假等各类法定或公司/组织规定的假期。2.离职离岗：员工与公司/组织解除劳动关系，不再为公司/组织提供劳动服务的情况，包括辞职、辞退、开除、合同期满不再续签等。3.因公出差离岗：员工因公司/组织业务需要，前往外地或其他单位进行商务活动、学习培训、项目合作等，在规定出差期限内离开原工作岗位的情况。4.借调离岗：员工因公司/组织间业务协作等原因，被借调到其他单位工作，在借调期间离开原工作岗位的情况。5.退休离岗：员工达到国家法定退休年龄或符合公司/组织内部退休条件，办理退休手续后离开工作岗位的情况。6.其他离岗：因不可抗力、公司/组织业务调整等特殊原因导致员工暂时或永久离开工作岗位的情况，如公司/组织搬迁、停业整顿等。三、请假离岗管理（一）请假申请1.员工如需请假离岗，应提前按照公司/组织规定的请假流程提交请假申请。请假申请应明确请假类型、请假起止时间、请假事由等信息。2.请假申请一般应通过公司/组织指定的请假管理系统或书面形式提交至所在部门负责人及相关审批层级。对于紧急情况无法提前提交申请的，应在知晓请假事宜后尽快补办申请手续，并说明原因。（二）审批流程1.部门负责人收到员工请假申请后，应根据工作安排及实际情况进行审批。审批内容包括请假理由是否合理、工作交接是否妥善安排、对部门工作的影响程度等。2.对于请假时间较短（如一天以内）的情况，部门负责人可直接审批；请假时间较长或涉及重要岗位、关键业务的，需报上级领导及相关职能部门审批。3.审批通过后，请假申请应及时反馈至员工本人，并将相关信息记录在公司/组织的考勤管理系统或人事档案中。（三）工作交接1.请假离岗员工应在请假前完成与接手人员的工作交接。工作交接内容应包括但不限于正在处理的工作任务、未完成的项目进展、重要文件资料、客户信息、工作流程及注意事项等。2.交接双方应填写详细的工作交接清单，并签字确认。工作交接清单应一式两份，交接双方各执一份，同时交所在部门存档备案。3.在工作交接过程中，交接人员应向接手人员详细介绍工作情况，解答疑问，确保接手人员能够顺利开展工作。接手人员应认真核对交接内容，如有疑问或异议应及时与交接人员沟通解决。（四）请假期间管理1.请假离岗员工应按照请假申请中注明的时间按时返回工作岗位。如因特殊情况需要延长请假时间，应提前按照请假流程申请并获批。2.请假期间，员工应保持电话畅通，以便在工作需要时能够及时沟通协调。对于涉及紧急业务或重要事项的，公司/组织有权要求请假员工返回工作岗位处理。3.部门负责人及相关管理人员应定期跟进请假员工的工作交接情况及接手人员的工作进展，确保请假期间工作不受影响。四、离职离岗管理（一）离职申请1.员工决定离职离岗，应提前按照公司/组织规定的离职流程提交离职申请。离职申请应明确离职类型（辞职、辞退、开除等）、预计离职时间等信息。2.离职申请一般应通过公司/组织指定的离职管理系统或书面形式提交至所在部门负责人、人力资源部门及相关审批层级。（二）审批流程1.部门负责人收到员工离职申请后，应与员工进行沟通谈话，了解离职原因及对部门工作的影响，并对离职申请进行初步审核。审核内容包括工作交接安排、是否存在未了结的工作事项、是否涉及保密协议及竞业限制等问题。2.人力资源部门收到离职申请后，应审核员工的劳动合同履行情况、薪酬福利结算、社会保险及住房公积金减员等相关事宜。对于涉及经济赔偿、培训费用等问题的，应按照公司/组织相关规定进行处理。3.离职申请经部门负责人、人力资源部门及其他相关审批层级审批通过后，方可办理离职手续。审批过程中如发现问题或存在异议，应及时与员工沟通协商解决。（三）工作交接及离职审计1.离职离岗员工应在离职前完成全面、彻底的工作交接。工作交接内容除包括请假离岗交接的各项内容外，还应包括公司/组织资产（如办公设备、工具、车辆等）的归还、财务借支款项清理、业务账号及密码交接等。2.交接完成后，交接双方及所在部门应共同对工作交接情况进行检查核实，确保交接工作无遗漏、无差错。3.在员工离职手续办理过程中，对于涉及重要岗位、关键业务或存在经济风险的，公司/组织可安排离职审计。离职审计内容包括财务审计、业务审计、信息安全审计等，以确保员工离职时不存在违规违纪行为及潜在风险。（四）离职手续办理1.离职申请获批后，员工应按照公司/组织规定的离职手续办理流程，依次到人力资源部门、财务部门、行政部门等相关部门办理离职手续。2.人力资源部门负责办理劳动合同解除、离职证明开具、社会保险及住房公积金减员等手续；财务部门负责结算员工薪酬福利、清理财务借支款项等；行政部门负责收回员工办公设备、工具、门禁卡等公司/组织资产，并办理相关物品交接手续。3.员工在办理完所有离职手续后，公司/组织应在规定时间内为其出具离职证明，并将离职信息录入人事档案及相关管理系统。五、因公出差离岗管理（一）出差申请1.员工因公司/组织业务需要出差离岗，应提前填写出差申请表。出差申请表应明确出差目的地、出差时间、出差事由、预计费用等信息。2.出差申请一般应通过公司/组织指定的出差管理系统或书面形式提交至所在部门负责人及相关审批层级。对于紧急出差任务，可先电话汇报出差情况，事后及时补办申请手续。（二）审批流程1.部门负责人收到员工出差申请后，应根据工作安排及出差必要性进行审批。审批内容包括出差任务是否与部门业务相关、出差时间是否合理、费用预算是否符合公司/组织规定等。2.对于涉及重要项目、大额费用支出或跨部门协作的出差申请，需报上级领导及相关职能部门审批。3.审批通过后，出差申请表应及时反馈至员工本人，并将相关信息记录在公司/组织的出差管理系统中。（三）出差期间管理1.出差员工应按照出差申请中注明的时间、行程及工作任务开展出差工作。如需变更出差行程或延长出差时间，应提前按照出差流程申请并获批。2.出差员工应定期向所在部门汇报出差工作进展情况，遇有重要问题或突发情况应及时请示汇报。3.出差结束后，员工应在规定时间内提交出差报告，总结出差工作成果、经验教训及相关建议等。出差报告应与出差申请表、费用报销凭证等一并交所在部门存档备案。六、借调离岗管理（一）借调申请1.公司/组织内部如需借调员工离岗，应由借调部门向人力资源部门提交借调申请表。借调申请表应明确借调员工姓名、所在部门、借调期限、借调工作内容、借调原因等信息。2.人力资源部门收到借调申请表后，应审核借调申请的合理性及必要性，包括借调工作与公司/组织整体业务的关联性、借调期限是否符合工作需要、借调员工的工作能力及岗位适配性等。（二）审批流程1.借调申请经人力资源部门审核通过后，报公司/组织相关领导审批。审批过程中应综合考虑借调对原部门工作的影响、借调员工的职业发展等因素。2.审批通过后，人力资源部门应与借调部门、原部门及借调员工签订借调协议，明确各方权利义务，包括借调期限、工作内容、薪酬待遇、社会保险及住房公积金缴纳等事项。（三）借调期间管理1.借调员工在借调期间应接受借调部门的工作安排及管理，遵守借调部门的各项规章制度。2.原部门应继续关注借调员工的工作表现及职业发展，为其提供必要的支持与指导。3.借调期满后，借调员工应及时返回原部门工作，并办理相关工作交接手续。借调部门应向原部门反馈借调员工的借调工作情况。七、退休离岗管理（一）退休申报1.员工达到国家法定退休年龄或符合公司/组织内部退休条件时，人力资源部门应提前通知员工办理退休申报手续。2.员工应按照公司/组织规定的退休申报流程，提交退休申请及相关证明材料，如身份证、户口本、劳动合同等。（二）审批流程1.人力资源部门收到员工退休申请及证明材料后，应审核员工的退休资格，包括年龄、工作年限、社保缴纳情况等是否符合国家及公司/组织规定。2.审核通过后，报公司/组织相关领导审批。审批通过后，人力资源部门为员工办理退休手续。（三）退休手续办理1.人力资源部门负责办理员工退休手续，包括核算养老金待遇、办理退休证、调整社会保险及住房公积金状态等。2.员工退休后，公司/组织应按照国家及公司/组织相关规定，为其提供必要的退休服务与关怀，如组织退休座谈会、发放退休纪念品等。八、其他离岗管理（一）因不可抗力或公司/组织业务调整导致的离岗1.因不可抗力（如自然灾害、突发公共卫生事件等）或公司/组织业务调整（如公司/组织搬迁、停业整顿、业务转型等）导致员工暂时或永久离岗的，公司/组织应及时制定应对措施，并向员工说明情况。2.对于暂时离岗的员工，公司/组织应根据实际情况安排适当的工作任务或给予必要的培训学习机会，待情况稳定后，根据员工意愿及公司/组织工作需要，安排返岗或重新调配工作岗位。3.对于永久离岗的员工，公司/组织应按照相关法律法规及劳动合同约定，妥善处理员工的劳动关系、薪酬福利结算、社会保险及住房公积金减员等事宜，并做好员工的思想安抚及后续沟通工作。（二）特殊岗位人员离岗1.对于涉及公司/组织核心机密、关键技术、重要业务等特殊岗位的人员离岗，应按照国家法律法规及公司/组织保密制度、竞业限制协议等规定，加强管理与监督。2.在离岗审批过程中，应严格审查其是否存在未了结的保密事项、是否违反竞业限制约定等情况。对于存在风险的，应采取相应的防范措施，如进行离职审计、签订保密承诺书、限制离职后从业范围等。九、监督与检查（一）监督部门公司/组织设立专门的监督管理部门或指定相关职能部门负责对离岗证管理制度规范的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.离岗申请审批流程的执行情况，包括申请材料的完整性、审批环节的合规性、审批时间的及时性等。2.工作交接情况，包括交接清单的填写、交接内容的完整性、接手人员对工作的熟悉程度等。3.离岗期间的工作状态及任务完成情况，如请假员工是否按时返回岗位、出差员工是否按计划完成工作任务等。4.离职手续办理情况，包括劳动合同解除、薪酬福利结算、资产归还、保密协议履行等环节的合规性。（三）检查方式1.定期检查：监督管理部门定期对各部门的离岗管理工作进行全面检查，查阅相关文件资料、工作记录等，了解离岗证管理制度规范的执行情况。2.不定期抽查：根据工作需要，对特定部门、特定岗位或特定时间段的离岗管理情况进行不定期抽查，及时发现问题并督促整改。3.专项检查：针对离岗管理中出现的突出问题或重点事项，开展专项检查，深入分析原因，提出改进措施，确保制度规范的有效执行。（四）违规处理1.对于违反离岗证管理制度规范的员工，公司/组织将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、记过、记大过、降职、撤职、解除劳