会议提案征集与筛选制度

会议提案征集与筛选制度引言：随着企业规模的扩大和管理需求的复杂化，会议提案的征集与筛选成为决策科学化的重要环节。为规范会议提案的生成与评估，提高资源配置效率，降低决策风险，特制定本制度。本制度适用于公司所有部门及分支机构，核心原则是公开透明、公平竞争、结果导向。通过明确职责分工、优化流程设计、强化权限管控，确保会议提案的质量与可行性，最终服务于公司战略目标的实现。制度实施需兼顾灵活性，允许根据实际情况调整细节，但不得违背整体框架。一、部门职责与目标（一）职能定位：本制度由战略发展部负责牵头执行，该部门在公司组织架构中处于决策支持核心位置，直接向CEO汇报。战略发展部需协同财务部、人力资源部等部门完成提案的财务评估、人力资源匹配及合规性审查。其他部门则需按要求提交提案并配合后续评估工作，形成横向协作机制。（二）核心目标：短期目标包括建立标准化的提案提交模板与评审流程，预计在X个月内完成现有流程的数字化改造。长期目标则聚焦于通过提案筛选机制挖掘创新项目，计划三年内将优质提案转化率提升至X%。这些目标与公司“创新驱动发展”战略高度契合，通过量化指标确保执行效果可衡量。二、组织架构与岗位设置（一）内部结构：战略发展部下设提案管理组、评审委员会及执行监督组，三者形成闭环管理。提案管理组负责日常受理与分类，评审委员会由各部门总监组成，每季度召开X次会议集中决策，执行监督组则对落地项目进行跟踪。汇报关系上，提案管理组向部门负责人汇报，重大事项需经CEO审批。各部门需指定X名提案联络员，确保信息畅通。（二）人员配置：部门初期编制X人，分为X名专职提案分析师、X名数据分析师及X名行政支持。招聘需通过内部竞聘与外部招聘结合方式，优先选择具备X年以上行业经验者。晋升机制基于提案成功率、跨部门协作能力等KPI，每年轮岗比例不低于X%。所有岗位需通过保密协议签署及背景调查，确保职业操守达标。三、工作流程与操作规范（一）核心流程：会议提案需经过四个阶段。第一阶段为提案征集，通过每月X日的线上提交截止日集中收集；第二阶段由提案管理组进行格式与合规性初审，不合格者需X日内补正；第三阶段进入多维度评审，包括财务部评估投资回报率（要求最低X倍）、人力资源部审核资源可行性，最终由评审委员会打分排名；第四阶段为项目孵化，得分前X的提案获得X万元的启动资金支持。关键节点设置项目启动会（提案通过后X日内）、中期评审（执行满X个月时）及结项验收（周期结束后X天内）。（二）文档管理：所有提案需统一命名，格式为“部门简称-年份-提案主题（如XX部-202X-智能客服优化）”。电子文档存储于加密服务器，访问权限按需分配：部门负责人可查看本部门所有提案，总监级可调阅全部文件，CEO拥有最高权限。纸质版需双份存档，一份交档案室，另一份由提案管理组保留。会议纪要模板包含议题、决议、责任部门、完成时限四要素，须在会后X小时内发布至协同办公平台。年度提案报告需涵盖提案数量、转化率、执行偏差等分析数据。四、权限与决策机制（一）授权范围：常规提案审批权限划分如下：部门负责人可批准预算低于X万元的方案，超出部分需财务部联合人力资源部共同签字。紧急决策采用“三人小组”制，由CEO指定战略发展部、财务部及需求部门各X名代表组成，处理预算超X万元的突发事件。授权有效期设定为X年，每年审核一次。（二）会议制度：每周召开X小时部门例会审议新提案，每季度举办X小时战略研讨会集中评审重点项目。参会人员固定为各部门总监及CEO，特殊情况可邀请外部专家。决议形式采用书面投票，电子版需在会议结束后X小时内传阅。执行追踪机制要求责任部门每周提交进度报告，战略发展部每月汇总形成“项目健康度”报告供CEO审阅。五、绩效评估与激励机制（一）考核标准：设定三级KPI体系。部门级指标包括提案数量（月度目标X份）、转化率（季度平均X%）、执行偏差率（年度低于X%）；个人级指标细化到提案质量评分（满分X分）、跨部门协作评分（满分X分）；团队级指标为年度预算达成率（要求不低于X%）。评估周期分为月度自评、季度上级评估及年度综合评定，结果直接影响绩效奖金分配。（二）奖惩措施：奖励分为三个层级。基础激励为按比例提取项目成功后的利润分成，最高不超过总利润的X%；进阶激励包括年度优秀提案奖（奖金X万元及晋升优先权）；卓越激励则针对颠覆性提案给予CEO特别奖（奖金X万元及股权期权）。违规行为分为三类：轻微违规如材料迟交需通报批评，中等违规如数据错误需重新评估，严重违规如泄露核心数据将直接解除劳动合同并追究法律责任。六、合规与风险管理（一）法律法规遵守：所有提案必须符合《商业秘密保护法》及《数据安全法》要求，涉及个人信息处理的部分需通过伦理委员会审查。战略发展部需每年X月组织合规培训，确保全员掌握最新法规要点。对外合作提案需由法务部联合评审，重大合同签订前必须进行X层法律风险评估。（二）风险应对：建立三级应急预案。一般风险由提案管理组通过流程优化解决，如某部门提案逾期提交则启动“替代方案启动程序”；重大风险由临时危机小组处理，成员包括CEO、法务总监及相关部门负责人；极端风险则触发“业务暂停机制”，此时所有非紧急提案暂停提交，优先保障核心业务运转。内部审计机制规定每季度抽查X个提案的流程执行情况，审计结果与部门年度考核挂钩。七、沟通与协作（一）信息共享：日常沟通通过企业即时通讯平台进行，重要通知需同步至邮件系统。跨部门协作遵循“一个项目一名接口人”原则，接口人需每周提交“跨部门协作日志”，内容包括合作方需求、当前进度、存在问题及解决方案。联合提案需在提交前X天内完成责任分工的内部确认。（二）冲突解决：争议处理分三级阶梯。首先由提案管理组组织调解，若双方无法达成一致，则提交至人力资源部的中立仲裁委员会；仲裁结果具有最终约束力，但重大分歧仍需CEO亲自协调。调解过程中需保留书面记录，确保过程透明可追溯。八、持续改进机制员工建议渠道包括每月X日的线上匿名反馈箱及每季度X小时的全员座谈会。制度修订遵循“提案-评审-实施-评估”循环：战略发展部每半年提交修订建议，经评审委员会通过后启动修订程序，新制度需在发布后X个月内完成