商超结算制度规范

PAGE商超结算制度规范一、总则1.目的本结算制度规范旨在加强公司商超业务的财务管理，确保结算工作的准确、及时、规范，保障公司资金安全，维护公司与供应商及客户的良好合作关系，促进商超业务的健康稳定发展。2.适用范围本制度适用于公司所有商超门店的商品销售结算、供应商货款结算以及与商超相关的各类费用结算等业务活动。3.基本原则合法性原则：结算工作严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保所有结算行为合法合规。准确性原则：财务数据记录准确无误，结算金额计算精确，保证账实相符、账账相符。及时性原则：按照规定的结算周期和流程，及时完成各项结算工作，不得拖延，以维护公司信誉和正常运营秩序。完整性原则：涵盖所有与商超结算相关的业务环节和数据信息，确保结算工作全面、无遗漏。二、结算流程规范1.商品销售结算流程销售数据采集商超门店的收银系统应实时记录每一笔商品销售交易信息，包括商品名称、数量、单价、总价、销售时间、顾客信息等。每日营业结束后，收银系统生成详细的销售日报表，并及时传输至公司财务部门。销售数据核对财务部门收到销售日报表后，与门店库存管理系统的数据进行核对，检查销售数量与库存数量的一致性，确保销售数据的真实性。核对销售价格是否符合公司制定的价格政策，如有价格差异，及时查明原因并进行调整。结算金额计算根据核对无误的销售数据，按照商品的实际销售价格和数量计算销售结算金额。对于涉及促销活动、会员折扣、优惠券等情况，按照相应的规则进行金额扣减或调整。结算凭证生成财务部门依据计算好的结算金额，生成销售结算凭证，包括销售发票、结算清单等。销售发票应按照税务法规的要求开具，确保发票内容准确、完整，发票联交付给客户。款项回收与入账商超门店通过收银系统收取的销售款项，应及时缴存至公司指定的银行账户。财务部门根据银行到账信息，核对收款金额与结算金额是否一致，无误后进行入账处理，更新相关财务账目。2.供应商货款结算流程采购订单审核采购部门与供应商签订采购合同后，将采购订单提交至财务部门进行审核。财务部门审核采购订单的条款，包括商品价格、数量、交货期、付款方式等，确保与公司利益相符且符合公司财务政策。到货验收商品到货后，由商超门店的验收人员按照采购订单和相关质量标准进行验收。验收合格的商品填写验收单，详细记录商品名称、规格、数量、质量状况等信息，并由验收人员签字确认。对账每月固定时间，财务部门与供应商进行对账。以验收单和采购订单为依据，核对商品数量、单价、总价以及已支付款项等信息，形成对账单。对账单经双方确认无误后签字盖章，作为结算的依据。结算申请与审批财务部门根据对账单，计算应支付给供应商的货款金额，并填写结算申请表。结算申请表依次提交采购部门负责人、财务负责人、公司分管领导进行审批，各级审批人员应认真审核结算金额的准确性、付款条件的合规性等。款项支付审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式，安排支付供应商货款。对于电汇、支票等支付方式，确保付款信息准确无误，及时办理支付手续。支付完成后，更新供应商应付账款账目，并妥善保存付款凭证。3.商超费用结算流程费用发生记录商超门店在发生各类费用时，如场地租金、促销费用、水电费等，应及时记录费用发生的日期、金额、费用类型、相关合同或协议编号等信息。费用记录应附有相应的原始凭证，如发票、收据、合同复印件等，确保凭证真实、有效。费用审核财务部门定期对商超门店提交的费用记录进行审核。审核内容包括费用的合理性、合规性，是否符合公司与商超签订的合作协议以及相关费用标准。对于不符合规定的费用，及时与门店沟通并要求其提供合理说明或进行调整。费用结算申请与审批经审核无误的费用，由财务部门填写费用结算申请表，注明费用明细、结算金额、支付对象等信息。费用结算申请表按照公司费用审批流程进行审批，审批通过后作为费用支付的依据。费用支付财务部门根据审批后的费用结算申请表，安排支付费用款项。支付方式参照供应商货款支付方式执行，确保费用支付及时、准确。支付完成后，更新费用台账，记录费用支付情况。三、结算周期与方式1.结算周期商品销售结算周期：原则上为每日结算，即每日营业结束后，完成当日销售数据的核对、结算金额计算及款项回收与入账工作。供应商货款结算周期：根据与供应商签订的合同约定执行，一般为月结或货到一定期限后结算。月结的，每月[具体日期]完成上月货款的结算工作；货到一定期限结算的，在到货验收合格且对账无误后的[X]个工作日内完成结算。商超费用结算周期：水电费等费用一般每月结算一次，于次月[具体日期]完成上月费用的结算；场地租金、促销费用等按照合同约定的结算周期执行。2.结算方式现金结算：对于小额交易或特定客户，经公司批准后可采用现金结算方式。收取的现金应及时缴存银行，不得坐支。银行转账结算：包括支票、电汇、网上银行转账等方式。供应商货款支付和费用支付优先采用银行转账结算，确保资金流转安全、便捷、可追溯。电子支付结算：支持使用第三方支付平台进行销售款项的收取，如微信支付、支付宝支付等。电子支付结算应确保交易信息的安全传输和准确记录，与银行转账结算方式相互配合，满足不同客户的支付需求。四结算账户管理1.银行账户开设与变更公司财务管理部门根据业务需要，统一开设用于商超结算的银行账户。银行账户的选择应综合考虑银行信誉、服务质量、结算效率等因素。开设银行账户需按照银行规定的流程办理相关手续，提交必要的文件和资料，确保账户开设合法合规。如因业务发展、银行政策调整等原因需要变更银行账户，应提前制定变更计划，经公司财务负责人审核、公司分管领导批准后，按照银行要求办理账户变更手续，并及时通知相关业务部门和合作伙伴。2.账户使用与监控明确银行账户的使用范围，仅限于商超业务的销售款项收取、供应商货款支付、费用结算等相关资金往来。严格执行银行账户的审批制度，每一笔资金收支业务均需按照规定的审批流程进行审核，确保资金使用的合理性和合规性。财务部门应定期对银行账户进行监控，核对账户余额、交易明细等信息，及时发现异常情况并进行处理。如发现账户资金被盗用、异常收支等情况，应立即采取措施，如冻结账户、向银行报案等，并及时向上级领导汇报。3.账户余额核对与调节每日营业结束后，财务人员应核对银行账户余额与公司财务账目中的银行存款余额是否一致。如有差异，及时查找原因并进行调整。每月末，编制银行存款余额调节表，对未达账项进行分析和调节，确保银行存款账目准确反映公司实际资金状况。银行存款余额调节表应经财务负责人审核签字后存档。五、结算凭证管理1.结算凭证种类销售发票：是公司销售商品的法定凭证，分为增值税专用发票和增值税普通发票。销售发票应按照税务法规的规定开具，确保发票内容真实、准确、完整，包括发票代码、号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、商品名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等。结算清单：详细记录每一笔结算业务的具体信息，如销售日期、商品名称、数量、单价、总价、客户信息、结算金额、结算方式等。结算清单用于内部核对和与供应商、客户的对账。验收单：作为商品到货验收合格的证明文件，记录商品的名称、规格、数量、质量状况、到货日期、验收人员等信息。验收单是供应商货款结算的重要依据之一。对账单：用于与供应商或客户核对账目，明确双方的债权债务关系。对账单应列示结算期间内的交易明细、期初余额、本期发生额、期末余额等信息，并经双方签字确认。付款凭证：包括支票存根、电汇凭证、网上银行转账记录等，是证明公司已支付款项的有效凭证。付款凭证应妥善保存，以备查询和审计。2.结算凭证开具与取得销售发票开具：销售部门在确认销售业务成立后，及时通知财务部门开具销售发票。财务部门应按照规定的开票流程，准确填写发票内容，并确保发票开具的及时性和准确性。发票取得：在与供应商交易过程中，应要求供应商按照合同约定及时开具合法有效的发票。取得的发票应进行审核，检查发票的真实性、完整性、合法性，如发票内容是否与交易相符、发票印章是否清晰、发票税率是否正确等。对于不符合要求的发票，应及时要求供应商更换。其他结算凭证生成：结算清单、验收单、对账单等结算凭证由财务部门或相关业务部门按照规定格式和流程生成。生成的结算凭证应确保信息准确、完整，能够清晰反映业务交易情况。3.结算凭证传递与保管传递：销售发票开具后，应及时将发票联交付给客户；对于供应商货款结算涉及的发票、验收单、对账单等结算凭证，应在规定时间内传递给相关部门和人员，确保结算工作顺利进行。传递过程中应做好记录，明确传递时间、传递对象、传递内容等信息。保管：各类结算凭证应按照会计档案管理的要求进行妥善保管。保管期限按照国家法律法规和公司相关规定执行，一般为[X]年。结算凭证应分类存放，建立电子和纸质档案，便于查询和调阅。同时，应采取必要的安全措施，防止结算凭证丢失、损坏或泄露。六、结算监督与审计1.内部监督公司内部设立独立的审计部门或财务监督岗位，定期对商超结算业务进行监督检查。监督内容包括结算流程的执行情况、结算数据的准确性、结算凭证的合规性、账户管理的规范性等。审计人员或监督人员应不定期抽查结算业务档案，核实结算业务的真实性和合法性。对于发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。财务部门应建立内部结算监督机制，加强对结算岗位人员的培训和管理，提高结算人员的业务水平和风险意识，确保结算工作规范、有序进行。2.外部审计公司应定期聘请外部审计机构对公司财务状况进行审计，其中包括对商超结算业务的专项审计。外部审计机构应按照审计准则和相关法律法规的要求，对结算业务进行全面审查，出具审计报告。对于外部审计提出的意见和建议，公司应认真对待，及时进行整改。整改情况应向公司管理层汇报，并作为公司内部管理改进的依据。3.违规处理对于在结算工作中违反本制度规定的行为，如结算数据造假、挪用资金、违规开具或取得结算凭证等，公司将视情节轻重