泉港区规范会议制度

PAGE泉港区规范会议制度泉港区会议制度规范一、总则（一）目的为进一步规范泉港区各类会议的组织与管理，提高会议效率，确保会议质量，特制定本制度。本制度旨在明确会议的各项流程和要求，使会议能够充分发挥沟通信息、协调工作、决策部署等重要作用，促进泉港区各项工作的顺利开展，保障各项任务高效、有序地推进，符合泉港区整体工作规划和发展需求，同时遵循国家法律法规及相关行业标准，确保制度的合法性、合规性和有效性。（二）适用范围本制度适用于泉港区内所有机关单位、企事业单位、社会团体等组织召开的各类会议，包括但不限于全区性工作会议、部门业务会议、专题研讨会、工作协调会等。（三）会议原则1.精简高效原则：严格控制会议数量、规模和时间，提高会议效率，避免形式主义，确保会议达到预期效果。2.实事求是原则：会议内容应基于实际工作情况，真实反映问题，提出切实可行的解决方案，避免虚假汇报和夸大成绩。3.民主集中原则：充分发扬民主，广泛听取各方意见，在民主讨论的基础上进行集中决策，确保决策的科学性和公正性。4.规范有序原则：会议的组织、召开、记录、纪要等环节应严格按照本制度规定的程序和要求进行，确保会议规范有序。二、会议分类及组织（一）全区性工作会议1.定义：由泉港区党委、政府组织召开的，传达上级重要精神，部署全区重点工作，协调解决全局性问题的会议。2.组织部门：一般由区委办公室或区政府办公室牵头组织，相关部门配合。3.参会人员：区领导班子成员，各街道、镇主要负责人，区直各部门主要负责人等。4.会议内容：传达党中央、国务院及上级党委、政府的重要文件、会议精神。总结回顾上一阶段全区工作情况，分析存在的问题和不足。部署下一阶段全区重点工作任务，明确工作目标、责任分工和时间节点。协调解决全区工作中存在的重大问题，加强部门之间的沟通与协作。5.会议频率：根据工作需要适时召开，原则上每季度不少于一次。6.会议筹备：牵头部门提前收集各方面工作情况，梳理需要在会议上讨论研究的问题，形成会议议题草案。与相关部门沟通协调，确定参会人员名单，并提前通知参会人员会议时间、地点、议题等信息。安排专人负责会议材料的准备工作，包括会议文件、汇报材料、发言稿等，确保材料内容准确、详实、规范。做好会议场地的布置、音响设备调试、会议资料发放等会前准备工作。7.会议议程：主持人介绍会议背景、目的和参会人员。传达上级重要精神。相关部门汇报工作进展情况、存在问题及下一步工作计划。参会人员围绕议题进行讨论发言，提出意见和建议。区领导对各项工作进行点评、部署和决策。主持人总结会议内容，明确下一步工作要求。8.会议记录：由专人负责会议记录，详细记录会议讨论内容、决策事项、工作要求等，确保记录准确、完整。会议记录应及时整理，形成会议纪要初稿。9.会议纪要：会议纪要由牵头部门负责起草，经分管领导审核后，报主要领导签发。会议纪要应明确会议的主要内容、决策事项、责任部门和完成时限等，确保会议精神得到有效传达和落实。会议纪要应及时印发给参会人员，并抄送相关部门。（二）部门业务会议1.定义：各部门组织召开的，研究部署本部门业务工作，传达上级业务部门工作要求，协调解决本部门工作中存在问题的会议。2.组织部门：各部门自行组织。3.参会人员：本部门领导班子成员、各科室负责人及相关工作人员。4.会议内容：传达上级业务部门的工作要求和文件精神。总结本部门上一阶段业务工作完成情况，分析存在的问题和不足。研究部署下一阶段本部门业务工作任务，明确工作重点、目标要求和具体措施。协调解决本部门工作中存在的问题，加强内部沟通与协作。5.会议频率：根据工作需要适时召开，原则上每月不少于一次。6.会议筹备：会议组织部门提前确定会议议题，收集相关资料，形成会议议程草案。通知参会人员会议时间、地点、议题等信息。准备会议所需的文件、资料、汇报材料等。做好会议场地布置、设备调试等会前准备工作。7.会议议程：主持人介绍会议背景、目的和参会人员。传达上级业务部门工作要求。各科室负责人汇报工作进展情况、存在问题及下一步工作计划。参会人员围绕议题进行讨论发言，提出意见和建议。部门领导对各项工作进行点评、部署和决策。主持人总结会议内容，明确下一步工作要求。8.会议记录：由专人负责会议记录，详细记录会议讨论内容、决策事项、工作要求等。会议记录应及时整理，形成会议纪要初稿。9.会议纪要：会议纪要由会议组织部门负责起草，经部门领导审核后印发给参会人员，并抄送相关部门。会议纪要应明确会议的主要内容、决策事项、责任科室和完成时限等，确保会议精神得到有效落实。（三）专题研讨会1.定义：围绕特定主题，组织相关专家、学者、专业人员等进行深入研讨，分析问题、研究对策、提出建议的会议。2.组织部门：根据研讨会主题和涉及领域，由相关部门或牵头单位组织。3.参会人员：邀请相关领域的专家、学者、专业人员，以及与研讨会主题相关的部门负责人、业务骨干等。4.会议内容：确定研讨会主题，围绕主题进行深入分析和研究。专家、学者等发表专业见解，分享最新研究成果和实践经验。参会人员结合实际工作情况，就相关问题进行讨论交流，提出针对性的对策和建议。形成研讨会成果，为决策提供参考依据。5.会议频率：根据工作需要适时召开。6.会议筹备：组织部门提前确定研讨会主题，制定研讨方案，明确研讨内容、议程安排、参会人员等。邀请相关专家、学者，并提前与他们沟通研讨主题和要求，提供相关资料。通知参会人员会议时间、地点、研讨主题等信息。准备会议所需的资料、文件、发言稿等。做好会议场地布置、设备调试等会前准备工作。7.会议议程：主持人介绍研讨会背景、目的和参会人员。主题发言，专家、学者等就研讨主题发表专业见解。参会人员围绕主题进行分组讨论或自由发言，分享观点和经验，提出问题和建议。集中交流讨论结果，形成共识。主持人总结研讨会成果，明确下一步工作方向。8.会议记录：由专人负责会议记录，详细记录会议讨论内容、专家观点、参会人员意见和建议等。会议记录应及时整理，形成研讨会纪要初稿。9.会议纪要：会议纪要由组织部门负责起草，经审核后印发给参会人员，并抄送相关部门。会议纪要应明确研讨会的主要内容、专家观点、讨论结果和建议等，为决策提供有力支持。（四）工作协调会1.定义：为协调解决工作中存在的跨部门、跨领域问题，加强部门之间沟通协作而召开的会议。2.组织部门：根据协调事项的性质和涉及部门，由相关部门或牵头单位组织。3.参会人员：涉及协调事项的相关部门负责人及工作人员。4.会议内容：通报工作中存在的跨部门、跨领域问题，分析问题产生的原因。各部门就问题解决方案进行沟通协商，明确各自职责和工作任务。制定具体的协调措施和工作方案，明确工作目标、时间节点和责任分工。建立协调沟通机制，确保问题得到有效解决，工作顺利推进。5.会议频率：根据工作需要适时召开。6.会议筹备：组织部门提前收集工作中存在的跨部门、跨领域问题，梳理协调事项，形成会议议题草案。通知相关部门参会人员会议时间、地点、议题等信息。准备会议所需的资料、文件等。做好会议场地布置、设备调试等会前准备工作。7.会议议程：主持人介绍会议背景、目的和参会人员。通报工作中存在的问题及协调事项。各部门就问题解决方案进行发言，阐述各自的意见和建议。参会人员围绕议题进行讨论协商，达成共识。明确协调措施和工作方案，确定责任部门和完成时限。主持人总结会议内容，强调工作要求和注意事项。8.会议记录：由专人负责会议记录，详细记录会议讨论内容、协商结果、工作方案等。会议记录应及时整理，形成会议纪要初稿。9.会议纪要：会议纪要由组织部门负责起草，经审核后印发给参会人员，并抄送相关部门。会议纪要应明确会议的主要内容、协商结果、工作方案和责任分工等，确保协调事项得到有效落实。三、会议审批与备案（一）会议审批1.全区性工作会议、涉及多个部门的重要业务会议、专题研讨会等，由牵头部门提前填写《泉港区会议审批表》，详细说明会议名称、时间、地点、参会人员、会议内容、会议目的、会议筹备情况等，报区委办公室或区政府办公室审核，经分管领导批准后召开。2.部门业务会议、工作协调会等，由各部门自行填写《泉港区会议审批表》，报本部门主要领导批准后召开，并将会议相关信息报区委办公室或区政府办公室备案。3.会议审批表应在会议召开前[X]个工作日提交，特殊情况需紧急召开的会议，应在会议召开前[X]小时提交审批表，并说明紧急原因。（二）会议备案1.各部门召开的会议，应在会议结束后[X]个工作日内，将会议纪要、会议记录等相关资料报区委办公室或区政府办公室备案。备案资料应包括会议名称、时间、地点、参会人员、会议内容、会议决策事项、责任分工、完成时限等。2.区委办公室或区政府办公室对备案资料进行审核，如发现问题及时反馈给相关部门，并要求其进行整改。3.会议备案情况将作为对各部门会议组织管理工作考核的重要依据。四、会议纪律与要求（一）参会人员纪律1.参会人员应提前[X]分钟到达会议指定地点，不得迟到、早退。如有特殊情况不能按时参会，应提前向会议组织部门请假，并安排其他人员代会。2.参会人员应遵守会议秩序，关闭手机或调至静音状态，不得在会议期间随意走动、交头接耳、接听电话或从事与会议无关的事情。3.参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论发言，如实反映工作情况和问题，不得隐瞒不报或虚报浮夸。4.参会人员应严格遵守会议保密规定，对会议讨论的机密事项、尚未公开的工作信息等予以保密，不得泄露给无关人员。（二）会议组织部门要求1.会议组织部门应认真做好会议筹备工作，确保会议各项准备工作充分、到位。如因组织不力导致会议出现问题，将追究相关人员责任。2.会议组织部门应严格按照会议审批意见组织会议，不得擅自更改会议时间、地点、参会人员、会议内容等。如需变更，应提前报原审批部门批准。3.会议组织部门应安排专人负责会议服务工作，包括会议签到、资料发放、茶水供应、设备维护等，确保会议顺利进行。4.会议组织部门应及时整理会议记录，起草会议纪要，按照规定程序进行审核、签发和印发，确保会议精神得到有效传达和落实。五、会议经费管理（一）经费预算1.会议组织部门应根据会议规模、参会人数、会议时长、会议场地租赁、资料印刷、餐饮住宿等实际情况，编制会议经费预算。会议经费预算应详细列出各项费用的名称、金额、计算依据等，并报本部门主要领导审核。2.会议经费预算应严格控制在规定标准范围内，不得超预算开支。如因特殊情况需要增加预算，应提前报原审批部门批准。（二）经费报销1.会议结束后，会议组织部门应及时整理会议经费报销凭证，按照财务管理制度的规定进行报销。报销凭证应包括发票、收据、清单等，确保凭证真实、合法、有效。2.会议经费报销应严格按照审批流程进行，经会议组织部门负责人审核、财务部门审核、分管领导审批后，方可报销。3.严禁虚报、冒领会议经费，对违反规定的行为将依法依规追究相关人员责任。六、会议效果评估与反馈（一）效果评估1.会议结束后，会议组织部门应及时对会议效果进行评估。评估内容包括会议目标达成情况、参会人员参与度、会议决策事项落实情况、会议对工作的推动作用等。2.会议效果评估可采用问卷调查、实地调研、数据分析等方式进行，广泛收集参会人员和相关部门的意见和建议。3.会议组织部门应根据效果评估结果，总结会议经验教训，分析存在的问题和不足，提出改进措施和建议。（二）反馈机制1.建立会议反馈