加工询价制度规范

PAGE加工询价制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司加工询价流程，确保加工询价工作的科学性、准确性、及时性和规范性，有效控制加工成本，提高公司经济效益，保障公司生产经营活动的顺利进行。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及加工业务的询价活动，包括但不限于原材料加工、零部件加工、产品组装等各类加工项目。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保询价活动合法合规。2.准确性原则：准确收集、分析和传递加工询价信息，保证询价结果真实可靠。3.及时性原则：及时开展询价工作，确保在规定时间内完成询价流程，满足生产经营需求。4.保密性原则：对询价过程中涉及的商业秘密、供应商信息等予以严格保密。二、询价流程（一）需求提出1.生产部门：根据生产计划和订单要求，确定需要进行加工的产品或零部件清单，详细列出加工规格、数量、质量要求、交货时间等信息，并填写《加工需求申请表》。2.技术部门：对加工产品或零部件的技术要求进行明确和细化，提供必要的图纸、工艺文件等技术资料，协助生产部门完善《加工需求申请表》。（二）初步筛选1.采购部门：收到《加工需求申请表》后，根据公司以往合作经验、供应商评价记录等，对潜在的加工供应商进行初步筛选，确定若干家具备一定资质和能力的供应商名单。2.筛选标准：供应商应具有合法的营业执照和相关生产经营许可证。具备相应的加工设备和生产能力，能够满足加工需求的质量和数量要求。具有良好的信誉和业绩，无重大质量问题和不良记录。价格合理，具有一定的成本优势。（三）询价文件准备1.采购部门：针对初步筛选出的供应商，准备详细的询价文件。询价文件应包括以下内容：《加工询价单》：明确加工产品或零部件的规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等基本信息。《技术要求文件》：附上加工所需的图纸、工艺文件、质量标准等技术资料。《报价要求》：说明报价的范围、方式、有效期等要求。2.询价文件审核：询价文件编制完成后，由采购部门负责人进行审核，确保文件内容准确、完整、清晰，符合公司要求。审核通过后，将询价文件发送给各潜在供应商。（四）供应商报价1.供应商收到询价文件后：应按照询价文件要求，在规定时间内进行报价。报价应包括加工产品或零部件的单价、总价、交货期、付款方式等详细信息，并加盖公司公章或业务专用章。2.报价有效期：供应商报价的有效期一般为[X]个工作日，在有效期内，供应商不得擅自更改报价。（五）报价评估1.采购部门：收集各供应商的报价后，组织相关部门对报价进行评估。评估内容包括价格、质量、交货期、售后服务等方面。2.评估小组组成：评估小组由采购部门、生产部门、技术部门、质量部门等相关人员组成。各部门根据职责分工，对报价进行分析和评价。采购部门：重点评估价格的合理性，分析各供应商报价的差异，与市场行情进行对比。生产部门：关注交货期是否满足生产计划要求，以及供应商的生产能力和生产稳定性。技术部门：审核供应商对技术要求的响应情况，确保其具备满足加工技术要求的能力。质量部门：评估供应商的质量保证措施和质量信誉，判断其能否提供符合质量要求的加工产品。3.评估方法：价格评估：采用综合比价法，在满足质量、交货期等要求的前提下，选择价格最低的供应商。对于价格相近的供应商，综合考虑其他因素进行选择。质量、交货期、售后服务评估：根据各部门的评价意见，对供应商在质量保证、交货期可靠性、售后服务能力等方面进行打分，综合得分较高的供应商优先考虑。（六）选定供应商1.采购部门：根据报价评估结果，编写《加工供应商选定报告》，推荐选定的供应商，并说明选定理由。2.审批流程：《加工供应商选定报告》提交公司管理层审批。管理层根据公司利益和业务需求，对选定的供应商进行最终决策。审批通过后，采购部门与选定的供应商签订加工合同。（七）合同签订与执行1.合同签订：采购部门负责与选定的供应商签订加工合同，明确双方的权利和义务。合同内容应包括加工产品或零部件的规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、价格、付款方式、质量验收标准、违约责任等条款。2.合同执行跟踪：采购部门负责跟踪加工合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保加工任务按时、按质、按量完成。生产部门、质量部门等相关部门应配合采购部门做好合同执行过程中的监督和管理工作。生产进度跟踪：生产部门定期向采购部门反馈加工进度，采购部门及时掌握加工进度情况，如发现进度延迟，应及时与供应商沟通，督促其采取措施加快进度。质量检验：质量部门按照合同约定的质量验收标准，对加工产品或零部件进行检验。如发现质量问题，应及时通知供应商进行整改，直至符合质量要求。付款管理：财务部门根据合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。采购部门应协助财务部门做好付款审核工作，确保付款的准确性和合规性。三、询价信息管理（一）询价记录1.采购部门：负责建立和维护加工询价记录档案，对每次询价活动的相关资料进行详细记录。询价记录应包括询价文件、供应商报价、报价评估报告、加工合同等文件。2.记录内容：询价日期、询价项目名称、询价编号。加工产品或零部件的规格、数量、质量要求、交货时间等基本信息。参与询价的供应商名单及联系方式。供应商报价明细，包括单价、总价、交货期、付款方式等。报价评估过程及结果，评估小组成员的意见和建议。选定供应商的理由及相关审批文件。加工合同的主要条款及签订情况。3.记录保存期限：询价记录档案应妥善保存，保存期限为[X]年，以备后续查阅和审计。（二）供应商信息管理1.采购部门：建立供应商信息库，对加工供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、报价记录、合作历史等进行全面管理。2.信息更新：定期对供应商信息库进行更新，及时掌握供应商的经营状况、生产能力、质量水平等变化情况。如发现供应商存在重大问题或不良记录，应及时调整其在信息库中的状态，并采取相应的措施。3.供应商评价：采购部门定期组织相关部门对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作配合等方面。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予更多合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。四、监督与考核（一）监督机制1.内部审计部门：定期对加工询价制度的执行情况进行审计监督，检查询价流程是否合规、询价文件是否完整、报价评估是否公正、合同签订与执行是否规范等。2.纪检监察部门：对询价活动中的违规行为进行监督检查，严肃查处违反法律法规、公司制度以及损害公司利益的行为。3.信息公开与投诉渠道：建立加工询价信息公开平台，将询价项目、供应商报价、选定结果等信息在公司内部进行公开，接受员工监督。同时，设立投诉举报邮箱和电话，鼓励员工对询价活动中的违规行为进行举报。（二）考核办法1.采购部门考核：将加工询价工作的完成情况纳入采购部门绩效考核体系，考核指标包括询价及时性、报价评估准确性、供应商选定合理性、合同执行情况等。2.相关部门考核：对参与加工询价评估的生产部门、技术部门、质量部门等相关部门，根据其在询价过程中的工作表现和贡献，进行相应的考核评价。3.考核结果应用：根据考核结果，对表现优秀的部门和