规范涉密档案管理制度

PAGE规范涉密档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织涉密档案管理，确保涉密档案的安全与保密，防止涉密信息泄露，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密等各类涉密档案的管理。（三）基本原则1.严格保密原则：遵循国家保密法律法规，对涉密档案采取严格的保密措施，确保信息不被非法获取、泄露、篡改或丢失。2.分级管理原则：根据涉密档案的密级程度，实行分级分类管理，明确各级管理职责和权限。3.全程管控原则：对涉密档案的形成、收集、整理、存储、使用、传递、销毁等全过程进行有效管控。4.依法合规原则：严格按照国家相关法律法规和行业标准开展涉密档案管理工作，确保制度合法有效。二、涉密档案的界定与密级划分（一）涉密档案的界定1.涉及国家秘密的文件、资料、图表、数据、记录等，包括但不限于国家重大决策、国防军事、外交情报、科学技术等方面的信息。2.涉及公司/组织商业秘密的信息，如产品研发、营销策略、客户资料、财务数据等，一旦泄露可能导致公司/组织经济利益受损或市场竞争优势丧失。3.涉及工作秘密的文件、资料等，如内部工作流程、未公开的工作方案、人事任免等，泄露后可能影响公司/组织正常工作秩序。（二）密级划分1.绝密级：最重要的涉密档案，泄露后会使国家或公司/组织的安全和利益遭受特别严重的损害。2.机密级：重要的涉密档案，泄露后会使国家或公司/组织的安全和利益遭受严重的损害。3.秘密级：一般的涉密档案，泄露后会使国家或公司/组织的安全和利益遭受一定的损害。三、涉密档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善涉密档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门对涉密档案的管理工作。3.负责涉密档案的收集、整理、归档、存储、保管等工作。4.对涉密档案的密级变更、解密等进行审核和管理。5.组织开展涉密档案管理人员的培训和教育工作。（二）各部门职责1.负责本部门产生的涉密档案的收集、整理，并及时移交档案管理部门。2.严格按照涉密档案管理制度使用和保管本部门的涉密档案，确保档案安全。3.对本部门工作人员进行保密教育，提高保密意识，防止涉密档案泄露。4.在工作中如需查阅、借阅涉密档案，应按照规定办理相关手续。（三）涉密档案管理人员职责1.熟悉国家保密法律法规和公司/组织涉密档案管理制度，严格遵守保密纪律。2.负责涉密档案的日常管理工作，确保档案的安全与完整。3.对涉密档案的借阅、使用、归还等情况进行详细登记。4.定期对涉密档案进行清点、核对，发现问题及时报告并处理。5.协助做好涉密档案的销毁工作。四、涉密档案的形成与收集（一）文件起草与审核1.各部门在起草涉及涉密内容的文件时，应明确标注密级，并按照保密要求进行起草。2.文件起草完成后，由部门负责人进行审核，确保文件内容符合保密规定，密级标注准确。（二）资料收集与整理1.各部门在工作中形成的涉密资料，应及时进行收集和整理，确保资料的完整性。2.对收集到的涉密资料，应按照密级和类别进行分类，便于后续管理。（三）移交与登记1.各部门应定期将整理好的涉密档案移交档案管理部门，并填写移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门对移交的涉密档案进行详细登记，记录档案的名称、数量、密级、移交时间等信息。五、涉密档案的整理与归档（一）整理要求1.对涉密档案进行分类整理，按照不同的密级、类别、年度等进行排列。2.去除涉密档案中的金属物，如订书钉、回形针等，并进行装订或装盒。3.对涉密档案进行编号，编号应具有唯一性，便于查询和管理。（二）归档方法1.按照档案的形成规律和特点，采用年度机构问题等分类方法进行归档。2.建立纸质档案与电子档案相结合的归档方式，确保档案信息的一致性和完整性。3.对归档后的涉密档案进行编目，编制档案目录，包括档案编号、名称、密级、日期、保管期限等信息。六、涉密档案的存储与保管（一）存储场所选择1.设立专门的涉密档案存储场所，存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等安全设施。2.存储场所应远离火源、水源、强磁场源等可能对档案造成损害的区域。3.存储场所应安装监控设备，对出入人员和档案存储情况进行实时监控。（二）存储方式1.涉密档案应采用纸质档案与电子档案分开存储的方式。2.纸质档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应加锁，并定期进行检查和维护。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备中，设置访问权限，进行加密存储，并定期进行备份。（三）保管措施1.建立涉密档案保管制度，明确保管责任人和保管期限。2.定期对涉密档案进行清点、核对，发现档案丢失、损坏等情况应及时报告并采取措施进行处理。3.对超过保管期限的涉密档案，应按照规定进行鉴定和销毁。4.加强对存储场所的安全管理，限制无关人员进入，防止涉密档案被盗或被非法获取。七、涉密档案的使用与借阅（一）使用规定1.严格限定涉密档案的使用范围，仅限经过授权的人员在规定的工作范围内使用。2.使用涉密档案时，应在符合保密要求的场所进行，不得在公共场所随意使用。3.对涉密档案的使用情况进行详细记录，包括使用时间、使用人、使用目的、归还时间等。（二）借阅审批1.因工作需要借阅涉密档案的，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、密级、借阅时间、借阅用途等信息。2.借阅申请表经部门负责人审核后，报档案管理部门审批。档案管理部门根据档案的密级和借阅用途进行审批，批准后方可借阅。3.绝密级档案一般不予借阅，确因工作需要借阅的，须经公司/组织主要领导批准。（三）借阅期限与归还1.根据工作需要确定借阅期限，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.借阅人员应在规定的借阅期限内归还涉密档案，归还时应确保档案的完整性和保密性。3.档案管理部门对归还的涉密档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失或泄密情况，应及时追究借阅人员的责任。八、涉密档案的传递与运输（一）传递方式1.涉密档案的传递应采用安全可靠的方式，如专人送达、机要通信、加密电子传输等。2.严禁通过普通邮政、快递、互联网等非保密渠道传递涉密档案。3.在传递涉密档案时，应采取必要的保密措施，如密封包装、加密标识等，确保档案在传递过程中的安全。（二）运输要求1.如需运输涉密档案，应选择具有保密资质的运输单位，并签订保密协议。2.运输过程中，应确保档案的安全，防止档案被盗、丢失或损坏。3.对运输过程中的涉密档案进行全程监控，记录运输时间、路线、运输人员等信息。九、涉密档案的密级变更与解密（一）密级变更1.随着时间的推移和工作情况的变化，涉密档案的密级可能需要进行变更。2.密级变更由档案产生部门或使用部门提出申请，说明变更理由和依据，并填写密级变更申请表。3.档案管理部门对密级变更申请进行审核，报公司/组织保密委员会审批。经批准后，按照新的密级进行管理。（二）解密1.涉密档案在符合下列条件之一时，可进行解密：保密期限届满的；工作需要已公开的；经鉴定不再属于国家秘密、商业秘密或工作秘密的。2.解密申请由档案产生部门或使用部门提出，填写解密申请表，说明解密理由和依据。3.档案管理部门对解密申请进行审核，报公司/组织保密委员会审批。经批准后，按照规定进行解密处理，并做好记录。十、涉密档案的销毁（一）销毁范围1.对超过保管期限、失去保存价值或已解密的涉密档案，应及时进行销毁。2.对在工作中不再使用或已损坏的涉密档案，也应进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对拟销毁的涉密档案进行清理和造册，填写销毁清单，注明档案的名称、数量、密级、保管期限等信息。2.销毁清单经档案管理部门负责人审核后，报公司/组织保密委员会审批。3.经批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。销毁工作应在指定的场所进行，采用焚烧、粉碎等符合保密要求的方式进行销毁。4.销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁彻底，防止涉密档案信息泄露。5.销毁工作完成后，销毁人员和监督人员应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单存档。十一、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部成立保密监督小组，定期对各部门涉密档案管理情况进行检查。2.保密监督小组应制定检查计划，明确检查内容、方法和标准，对涉密档案的管理工作进行全面检查。3.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）外部审计1.定期聘请专业的审计机构对公司/组织涉密档案管理情况进行审计，确保制度执行的有效性和合规性。2.审计机构应按照国家相关法律法规和行业标准，对涉密档案的管理流程、存储设施安全、人员保密意识等方面进行审计。3.根据审计结果，提出改进建议和措施，促进公司/组织涉密档案管理水平的提升。十二、责任追究（一）违规行为界定1.违反本制度规定，擅自泄露、篡改、丢失涉密档案的。2.未经批准，擅自查阅、借阅、复制涉密档案的。3.在涉密档案管理工作中，未履行保密职责，导致档案安全事故发生的。4.其他违反涉密档案管理制度的行为。（二）责任追究措施1.对违反涉密档案管理制度的行为