财务单据规范制度

PAGE财务单据规范制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司财务单据的管理，确保财务信息的准确、完整、及时，加强财务管理，防范财务风险，保障公司经济业务的正常运行。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在办理涉及财务收支的各类经济业务时所使用的财务单据。（三）基本原则1.合法性原则：财务单据的取得、使用和管理必须符合国家法律法规及相关财务制度的规定。2.真实性原则：财务单据所记录的经济业务必须真实发生，内容与实际情况相符。3.完整性原则：财务单据应具备齐全的要素，包括日期、凭证编号、经济业务内容摘要、金额、填制单位、填制人、经办人签名或盖章等，不得遗漏或缺失重要信息。4.准确性原则：财务单据上的各项数据应准确无误，计算正确，字迹清晰，不得涂改、挖补。5.及时性原则：财务单据应在经济业务发生或完成时及时填制、取得，并按规定及时传递、审核、入账，不得拖延。二、财务单据的种类及使用规范（一）发票1.定义：发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。2.种类：增值税专用发票：适用于一般纳税人之间销售货物、提供应税劳务或应税服务开具的发票，具有抵扣进项税额的功能。增值税普通发票：分为折叠票、卷票和电子发票，适用于增值税小规模纳税人以及一般纳税人发生应税销售行为按规定不得开具增值税专用发票的情形。机动车销售统一发票：专门用于销售机动车时开具的发票。二手车销售统一发票：在二手车交易时使用的发票。3.开具要求：发票开具应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。项目齐全，与实际交易相符；字迹清楚，不得压线、错格；发票联和抵扣联加盖发票专用章；按照增值税纳税义务的发生时间开具。不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。4.取得要求：取得的发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票上应加盖销售方的发票专用章。发票内容应与经济业务实际相符，包括购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号，销售方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号，货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等。取得的增值税专用发票应在规定的认证期限内进行认证，认证通过后方可作为抵扣进项税额的凭证。（二）收据1.定义：收据是指单位或个人在收付款项时开具的凭证。2.种类：内部收据：用于公司内部各部门之间或员工与公司之间的非经营性资金往来，如员工借款、押金、代收代付等。外部收据：用于公司与外部单位或个人之间的非经营性资金往来，如收到的违约金、赔偿金等。3.开具要求：内部收据应使用公司统一印制的收据，由专人负责保管和开具。开具时应注明日期、收据编号、交款单位或个人名称、收款事由、金额等内容，并加盖公司财务专用章或相关部门印章。外部收据应按照税务机关的规定开具，如涉及应税项目，应缴纳相应税款后开具税务部门监制的收据。4.取得要求：取得的收据应是正规、有效的，收据上应加盖收款方的印章。收据内容应完整、准确，与实际收款情况相符。（三）报销单1.定义：报销单是员工用于报销各类费用的凭证。2.种类：费用报销单：用于报销差旅费、办公用品费、业务招待费、通讯费、交通费等日常费用。借款单：用于员工因工作需要向公司借款的情况。差旅费报销单：专门用于报销差旅费的凭证，应详细记录出差日期、地点、事由、交通工具、住宿费用、餐饮补贴等信息。3.填写要求：报销单应使用公司统一格式的单据，由报销人按照实际发生的经济业务内容如实填写。填写内容包括报销日期、报销人姓名、部门、报销事由、金额、附件张数等，并在报销单上签字确认。对于多人共同出差或办理同一事项的费用报销，应分别填写报销单，不得合并填写。报销金额应与所附原始凭证的金额一致，不得虚报、多报。4.审批要求：报销单应按照公司规定的审批流程进行审批，审批人应认真审核报销内容的真实性、合理性、合法性，签署审批意见并签字。一般费用报销由部门负责人、财务负责人审核后报总经理审批；金额较大的费用报销或特殊事项的报销，需经董事长审批。未经审批或审批不通过的报销单，财务部门不予报销。（四）支付申请单1.定义：支付申请单是公司用于申请对外支付款项的凭证。2.适用范围：适用于支付货款、工程款、服务费、租金、水电费等各类款项。3.填写要求：支付申请单应详细填写申请日期、申请部门、收款人名称、开户行及账号、付款金额、付款事由等内容，并加盖申请部门印章。付款金额应与合同约定或相关审批文件一致，如有变更，应注明变更原因及审批情况。申请单应附上相关合同、发票、验收报告等证明文件，作为付款依据。4.审批要求：支付申请单应按照公司规定的审批流程进行审批，审批人应认真审核付款事项的真实性、必要性、合规性，签署审批意见并签字。一般支付申请由部门负责人、财务负责人审核后报总经理审批；重大支付事项需经董事长审批。未经审批或审批不通过的支付申请，财务部门不予支付。三、财务单据的填制规范（一）基本要求1.财务单据应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行复写账簿除外）或铅笔书写。2.填写的文字和数字应清晰、工整，不得潦草、模糊，确保易于辨认。（二）日期填写规范1.年、月、日应填写齐全，不得省略。2.年份应填写全称，如“20XX年”，不得简写为“XX年”。3.月份应填写具体数字，如“1月”“2月”等，不得用“一”“二”等汉字代替。4.日期应填写阿拉伯数字，如“1日”“2日”等，不得用“初一”“初二”等汉字代替。（三）编号填写规范1.财务单据的编号应连续、唯一，不得重复、跳号。2.编号应按照规定的顺序依次填写，不得随意打乱。（四）摘要填写规范1.摘要应简洁明了，准确反映经济业务的主要内容，不得冗长、模糊。2.对于同类经济业务，可以采用统一的摘要格式，但应注明具体业务事项。（五）金额填写规范1.金额数字应填写规范，不得连笔书写，大写金额与小写金额应一致。2.小写金额前应加人民币符号“￥”，数字应填写到小数点后两位，无角分的应写“00”，有角无分的应写“0”。3.大写金额应按照汉字大写数字的写法填写，如“壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整”等，不得用简化字代替。大写金额前应加“人民币”字样，大写金额数字之间不得留有空白。（六）签名盖章规范1.财务单据上涉及的签名或盖章应真实、有效，符合公司规定的授权范围。2.签名应使用本人姓名全称，不得使用昵称、简称等。3.盖章应清晰、完整，加盖公司财务专用章、发票专用章、部门印章等应符合印章管理规定。四、财务单据的审核与传递（一）审核流程1.经办人初审：经办人在取得或填制财务单据后，应首先对单据的真实性、完整性、准确性进行初审，确保单据符合经济业务实际情况，并签字确认。2.部门负责人审核：部门负责人对本部门发生的经济业务及相关财务单据进行审核，重点审核业务的合理性、必要性，以及费用开支是否符合公司规定的标准和预算，签署审核意见并签字。3.财务部门审核：财务部门对财务单据进行专业审核，核对单据的合法性、合规性，检查单据内容是否符合财务制度和税务法规的要求，审核金额计算是否正确，附件是否齐全等。财务审核人员应签署审核意见并签字。4.审批人审批：根据公司规定的审批权限，由相应的审批人对财务单据进行最终审批。审批人应全面审查经济业务的真实性、合理性、合法性，签署审批意见并签字。（二）审核要点1.真实性审核：审核财务单据所记录的经济业务是否真实发生，是否有相应的合同、协议、发票、验收报告等证明文件作为支撑。2.合法性审核：审核财务单据的取得、使用是否符合国家法律法规及相关财务制度的规定，是否存在违规行为。3.完整性审核：审核财务单据的各项要素是否齐全，内容是否完整，签字盖章是否完备。4.准确性审核：审核财务单据上的金额计算是否正确，数字填写是否规范，大小写金额是否一致。5.合理性审核：审核经济业务的发生是否符合公司的业务范围和经营目标，费用开支是否合理，是否符合公司规定的标准和预算。（三）传递要求1.财务单据应按照规定的流程及时传递，不得积压、延误。2.在传递过程中，应确保单据的安全、完整，避免丢失、损坏。3.传递单据时，应填写传递记录，注明传递日期、传递人、接收人等信息，以便跟踪和查询。五、财务单据的保管与存档（一）保管责任1.财务部门负责财务单据的统一保管，指定专人负责具体的保管工作。2.各部门应协助财务部门做好本部门财务单据的收集、整理和移交工作，并对本部门所产生的财务单据的真实性、完整性负责。（二）保管期限及方式1.财务单据的保管期限应按照国家法律法规及公司相关规定执行。一般情况下，原始凭证、记账凭证等应保管三十年，月度、季度、半年度财务会计报告应保管十年，年度财务会计报告应永久保管。2.财务单据应分类存放，采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应存放在专用的档案柜中，按照类别、年度、月份等顺序排列，便于查找和查阅；电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，按照规定的命名规则进行命名和分类管理。（三）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅财务单据时，应填写查阅申请表，注明查阅日期、查阅人、查阅内容等信息，经财务部门负责人批准后，在指定地点查阅。查阅人员不得擅自将财务单据带出查阅地点，不得在单据上涂改、标记、抽取、撤换等。2.因特殊原因需要借阅财务单据时，借阅人员应填写借阅申请表，注明借阅日期、借阅人、借阅内容、归还日期等信息，经财务部门负责人和公司分管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人员应按时归还所借单据，并确保单据的安全、完整。如发现单据有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的责任。（四）销毁1.财务单据保管期满，需要销毁时，应由财务部门提出销毁申请，编制销毁清单，注明单据名称、数量、起止日期、销毁原因等信息，经公司领导批准后，由财