门禁使用规范管理制度

PAGE门禁使用规范管理制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织的安全管理，规范门禁系统的使用，保障公司/组织的人员和财产安全，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有人员及进入公司/组织区域的外来人员。（三）基本原则1.安全第一原则：门禁系统的使用应确保公司/组织区域的安全，防止未经授权的人员进入。2.规范管理原则：严格按照本制度规定使用门禁系统，做到有章可循、规范操作。3.便捷高效原则：在保障安全的前提下，尽量为员工和正常业务往来提供便捷高效的门禁通行服务。二、门禁系统管理职责（一）安全管理部门1.负责门禁系统的整体规划、安装调试、维护升级等工作，确保门禁系统的正常运行。2.制定门禁系统的使用权限设置方案，根据人员岗位、工作需求等因素，合理分配门禁权限。3.对门禁系统的使用情况进行监督检查，及时发现和处理异常情况。4.负责门禁卡的制作、发放、回收和挂失等管理工作。（二）各部门负责人1.负责本部门员工门禁权限的申请、变更和取消等工作，并及时反馈员工岗位变动等信息。2.教育和督促本部门员工遵守门禁使用规范，发现问题及时报告安全管理部门。3.协助安全管理部门做好外来人员的门禁管理工作，确保外来人员在公司/组织区域内的活动符合规定。（三）员工个人1.妥善保管个人门禁卡，不得转借他人或随意丢弃。2.严格按照门禁系统的操作流程使用门禁卡，不得故意损坏门禁设备。3.发现门禁卡丢失或被盗，应及时向所在部门负责人报告，并配合安全管理部门办理挂失和补办手续。三、门禁权限管理（一）权限分类1.长期权限：适用于公司/组织正式员工，根据工作岗位和职责范围，授予相应区域的长期通行权限。2.临时权限：适用于因工作需要临时进入公司/组织区域的外来人员，如供应商、客户、合作伙伴等。临时权限的有效期根据实际工作需求设定，最长不超过[X]个工作日。3.特殊权限：对于某些涉及公司/组织核心区域或重要业务的人员，可根据具体情况授予特殊权限，如特定时间段内的额外通行权限、进入特定保密区域的权限等。特殊权限的授予需经过严格的审批流程。（二）权限申请与审批1.员工入职时，所在部门负责人应根据其工作岗位和职责，填写《门禁权限申请表》，详细说明需要开通的门禁区域和权限类型。申请表经部门负责人签字确认后，提交至安全管理部门。2.安全管理部门收到申请表后，对申请内容进行审核。审核通过后，为员工制作并发放门禁卡，并在门禁系统中设置相应的权限。3.对于外来人员的临时权限申请，接待部门应提前填写《外来人员门禁权限申请表》，注明外来人员的基本信息、来访事由、预计停留时间、申请的门禁区域等内容。申请表经接待部门负责人签字确认后，提交至安全管理部门审批。4.安全管理部门根据外来人员的来访情况和安全风险评估，决定是否批准临时权限申请。对于涉及重要业务或敏感区域的来访人员，审批流程应更加严格，可能需要相关领导签字同意。5.经批准的临时权限申请，安全管理部门应及时在门禁系统中设置相应权限，并通知接待部门告知外来人员门禁使用注意事项。（三）权限变更与取消1.员工岗位变动时，所在部门负责人应及时填写《门禁权限变更申请表》，注明变更后的岗位信息和需要调整的门禁权限。申请表经部门负责人签字确认后，提交至安全管理部门。安全管理部门根据岗位变动情况，及时在门禁系统中调整员工的门禁权限。2.员工离职时，所在部门负责人应收回其门禁卡，并填写《门禁权限取消申请表》，提交至安全管理部门。安全管理部门在门禁系统中注销该员工的门禁权限，并对收回的门禁卡进行妥善处理。3.对于外来人员临时权限的变更或取消，接待部门应及时填写相关申请表，说明变更或取消的原因和具体内容。安全管理部门根据申请内容进行审核和处理，并及时通知相关人员。四、门禁卡管理（一）门禁卡制作1.门禁卡由安全管理部门统一制作，采用加密技术确保卡片的安全性和唯一性。2.门禁卡上应印有公司/组织的标志、持卡人姓名、部门、卡号等信息。3.制作完成的门禁卡应进行编号登记，建立门禁卡管理台账，记录卡片的发放、使用、回收等情况。（二）门禁卡发放1.员工门禁卡由安全管理部门在员工入职时发放，并要求员工当场签字确认收到。2.外来人员临时门禁卡由接待部门在安全管理部门批准临时权限申请后领取，并负责发放给外来人员。发放时应告知外来人员门禁使用规范和注意事项，并要求其签字确认。3.门禁卡发放后，应及时将相关信息录入门禁系统，确保门禁系统与实际持卡人信息一致。（三）门禁卡使用1.员工应妥善保管门禁卡，不得将门禁卡转借他人使用。如因工作需要必须转借他人，应提前向所在部门负责人报告，并在转借期间对门禁卡的使用负责。2.员工在通过门禁系统时，应将门禁卡贴近读卡器，待门禁系统验证通过后，方可正常通行。不得使用其他物品代替门禁卡刷卡，不得故意遮挡读卡器或破坏门禁设备。3.外来人员在使用临时门禁卡时，应按照接待部门告知的门禁使用规范和流程进行操作。如遇门禁系统故障或无法正常通行等情况，应及时联系接待部门或安全管理部门协助解决。（四）门禁卡回收与挂失1.员工离职或门禁权限取消时，所在部门负责人应及时收回其门禁卡，并交回安全管理部门。安全管理部门对收回的门禁卡进行注销和妥善处理。2.员工发现门禁卡丢失或被盗，应立即向所在部门负责人报告。部门负责人应及时通知安全管理部门挂失该门禁卡，防止他人冒用。安全管理部门在核实情况后，为员工办理补办手续。3.外来人员临时门禁卡使用完毕后，接待部门应负责收回并交回安全管理部门。如外来人员丢失临时门禁卡，接待部门应及时通知安全管理部门挂失，并协助外来人员办理相关手续。五、门禁系统操作规范（一）正常通行操作1.员工在上班时间内，持本人门禁卡靠近门禁读卡器，听到“嘟”的一声且指示灯变绿后，即可推门进入公司/组织区域。2.如果门禁读卡器出现故障或无法正常读取门禁卡信息，员工应及时联系安全管理部门或相关技术人员进行维修处理。在故障未排除期间，可通过门禁系统预留的其他验证方式（如密码、指纹等，如有）或由安全管理部门安排专人协助通行。3.外来人员在进入公司/组织区域时，应先在门禁系统指定位置登记个人信息（如姓名、单位、来访事由、联系电话等），经接待部门确认后，由接待人员带领或通过门禁系统远程授权后进入。（二）异常情况处理1.当门禁卡无法正常通过门禁系统时，员工应首先检查门禁卡是否贴近读卡器、卡片是否有损坏、读卡器是否正常工作等。如确认门禁卡和读卡器无问题，应及时联系安全管理部门。2.安全管理部门接到员工反馈的门禁异常情况后，应立即安排人员前往现场进行检查和处理。如因门禁系统故障导致无法正常通行，应及时通知技术人员进行维修；如发现有异常人员试图强行闯入或使用非法手段破坏门禁设备，应立即采取措施制止，并及时报警。3.对于因门禁权限问题导致无法通行的情况，安全管理部门应根据权限管理规定进行核实和处理。如员工权限变更后未及时更新，应协助员工办理相关手续；如外来人员权限过期或未按规定申请权限，应要求其按照规定办理手续或离开公司/组织区域。（三）紧急情况应对1.在遇到火灾、地震等紧急情况时，门禁系统应自动开启所有门禁通道，以便人员迅速疏散。同时，安全管理部门应安排专人在现场指挥疏散，确保人员安全。2.如紧急情况导致门禁系统瘫痪，安全管理部门应立即启用备用门禁设备或采取其他临时通行措施，保障人员的正常通行。在紧急情况处理完毕后，应及时对门禁系统进行修复和检查，确保其正常运行。六、门禁系统维护与保养（一）日常巡检1.安全管理部门应安排专人负责门禁系统的日常巡检工作，每天至少对门禁设备进行一次外观检查和功能测试。巡检内容包括门禁读卡器、门锁、控制器、显示屏等设备的运行状态，以及门禁系统的通信线路、电源供应等情况。2.在巡检过程中，如发现门禁设备有异常情况（如指示灯闪烁、发出异常声音、读卡器无法读取卡片等），应及时记录并进行初步排查。对于能够当场解决的问题，应立即进行修复；对于无法当场解决的问题，应及时通知技术人员进行维修。（二）定期维护1.安全管理部门应制定门禁系统的定期维护计划，每隔[X]个月对门禁系统进行一次全面的维护保养工作。定期维护内容包括设备清洁、设备紧固、软件升级、数据备份等。2.在进行定期维护时，技术人员应按照维护计划和操作规程进行操作，确保维护工作的质量和安全。维护工作完成后，应填写维护记录，详细记录维护时间、维护内容、维护人员等信息。（三）故障维修1.当门禁系统出现故障时，安全管理部门应及时通知技术人员进行维修。技术人员接到通知后，应尽快到达现场进行故障诊断和修复。2.在维修过程中，技术人员应做好维修记录，详细记录故障现象、故障原因、维修过程和维修结果等信息。对于一些较为复杂的故障，应及时向上级汇报，并组织相关人员进行讨论和分析，制定最佳的维修方案。3.维修完成后，技术人员应进行严格的测试，确保门禁系统恢复正常运行。同时，应向安全管理部门提交维修报告，说明故障原因、维修措施和维修效果等情况。七、监督与考核（一）监督检查1.安全管理部门负责对门禁系统的使用情况进行日常监督检查，不定期对各部门的门禁使用情况进行抽查。检查内容包括员工是否遵守门禁使用规范、门禁权限设置是否合理、门禁设备是否正常运行等。2.各部门负责人应配合安全管理部门的监督检查工作，对本部门员工的门禁使用情况进行自查自纠，发现问题及时整改。3.对于违反门禁使用规范的行为，安全管理部门应及时进行制止和纠正，并记录在案。对于情节较轻的违规行为，可给予口头警告；对于情节严重的违规行为，应按照公司/组织的相关规定进行严肃处理。（二）考核机制1.公司/组织将门禁系统的使用管理情况纳入员工绩效考核体系，对遵守门禁使用规范、积极配合门禁管理工作的部门和个人给予适当的奖励；对违反门禁使用规范、给公司/组织安全带来隐患的部门和个人进行相