规范物资日常管理制度

PAGE规范物资日常管理制度一、总则（一）目的为加强公司物资管理，规范物资采购、验收、存储、发放、使用及盘点等日常流程，确保物资的合理配置与有效利用，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有物资的管理，包括但不限于原材料、辅助材料、设备备品备件、办公用品、劳保用品等。（三）基本原则1.合法性原则：物资管理活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保各项操作合法合规。2.准确性原则：物资信息记录准确无误，账物相符，保证物资数据的真实性和可靠性。3.效益性原则：以提高物资使用效益为核心，优化物资采购、存储和使用环节，降低物资成本。4.责任性原则：明确各部门及人员在物资管理中的职责，做到责任到人，奖惩分明。二、物资采购管理（一）采购计划制定1.需求预测各部门应根据生产经营计划、设备运行状况、物资消耗定额等因素，提前对物资需求进行预测，填写物资需求预测表，详细说明物资名称、规格型号、预计需求量、需求时间等信息。2.采购申请各部门根据需求预测结果，在规定时间内提交物资采购申请单。采购申请单应经部门负责人审核签字，对于重大物资采购申请，还需报分管领导审批。采购申请单应明确采购物资的名称、规格型号、数量、用途、预计采购时间等内容。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门应建立供应商信息库，收集供应商的基本资料、资质证明、业绩情况、产品质量、价格水平、售后服务等信息。对潜在供应商进行评估和筛选，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、服务优质的供应商作为合作对象。2.供应商评估定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。3.供应商合作协议签订与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括物资规格、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。合作协议应经公司法律部门审核后签订。（三）采购流程执行1.采购订单下达采购部门根据审批后的采购申请单，选择合适的供应商下达采购订单。采购订单应明确物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、交货地点等内容，并经采购部门负责人审核签字。2.采购合同签订对于金额较大或涉及重要物资的采购，应签订采购合同。采购合同应按照公司合同管理制度的要求进行起草、审核、签订和存档。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资规格、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。3.采购跟踪与催货采购部门应及时跟踪采购订单的执行情况，与供应商保持密切沟通，确保物资按时、按质、按量供应。对于延迟交货的供应商，应及时催货，并要求供应商说明原因和预计交货时间。如因供应商原因导致物资供应延误，给公司造成损失的，应按照合作协议追究供应商的违约责任。4.采购验收物资到货后，采购部门应及时通知质量检验部门进行验收。质量检验部门应按照相关标准和合同要求对物资的质量、规格、数量等进行检验。验收合格的物资，由质量检验部门出具验收报告；验收不合格的物资，应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。三、物资验收管理（一）验收标准制定质量检验部门应根据国家相关标准、行业标准、企业内部标准及采购合同要求，制定物资验收标准。验收标准应明确物资的质量要求、规格型号、数量标准、外观要求等内容。（二）验收流程执行1.资料核对物资到货后，验收人员首先核对物资的送货单、发票、采购订单等资料，确保物资信息与采购合同一致。2.外观检查对物资的外观进行检查，查看物资是否有损坏、变形、生锈等情况。3.数量核对按照验收标准对物资的数量进行核对，确保物资数量准确无误。4.质量检验依据验收标准对物资的质量进行检验，可采用抽检、全检等方式。对于重要物资或质量不稳定的物资，应进行全检。质量检验可通过实验室检测、现场测试、试用等方法进行。5.验收报告出具验收合格的物资，验收人员应出具验收报告，验收报告应包括物资名称、规格型号、数量、质量状况、验收结论等内容，并由验收人员签字确认。验收不合格的物资，验收人员应在验收报告中注明不合格原因，并及时通知采购部门与供应商协商处理。四、物资存储管理（一）仓库规划与布局1.仓库选址根据公司生产经营需要，合理选择仓库位置。仓库应具备良好的交通条件、通风条件、防火防潮条件等，确保物资存储安全。2.仓库分区按照物资的类别、用途、存储条件等因素，对仓库进行分区规划。仓库一般分为原材料区、半成品区、成品区、备品备件区、办公用品区、劳保用品区等。不同区域应设置明显的标识牌，便于物资的存放和查找。3.货架与货位规划根据物资的特点和存储要求，合理规划货架和货位。货架应具备足够的承载能力和稳定性，货位应按照物资的出入库频率、重量、体积等因素进行合理安排，便于物资的存放和管理。（二）物资入库管理1.入库通知物资到货前，仓库管理人员应根据采购订单或送货单，提前做好入库准备工作，包括安排货位、准备验收工具等。物资到货后，采购部门应及时通知仓库管理人员办理入库手续。2.入库验收仓库管理人员按照物资验收管理流程对物资进行验收，验收合格后办理入库手续。入库物资应按照规定的存储位置进行存放，并在物资标识牌上注明物资名称、规格型号、数量、入库日期等信息。3.入库记录仓库管理人员应及时填写物资入库记录，入库记录应包括物资名称、规格型号、数量、供应商名称、入库日期、验收情况等内容。入库记录应妥善保存，以便日后查询和核对。（三）物资存储保管1.存储条件控制根据物资的特性，对仓库的温度、湿度、通风等环境条件进行控制。对于易燃易爆、易腐蚀、易受潮等物资，应采取相应的防护措施，确保物资存储安全。2.物资标识管理对库存物资应进行标识管理，标识牌应标明物资名称、规格型号、数量、入库日期、保质期等信息。对于有保质期要求的物资，应定期检查保质期情况，确保物资在保质期内使用。3.库存盘点定期对库存物资进行盘点，盘点方式可分为定期盘点和不定期盘点。定期盘点一般每月或每季度进行一次，不定期盘点可根据实际情况随时进行。盘点结果应与物资库存记录进行核对，如发现账物不符，应及时查明原因并进行处理。4.库存预警建立库存预警机制，设定各类物资的安全库存、最低库存和最高库存标准。当库存物资低于最低库存或高于最高库存时，系统自动发出预警信息，提醒相关人员及时采取措施，如采购、补货、调整生产计划等。（四）物资出库管理1.出库申请各部门因生产经营需要领用物资时，应填写物资出库申请单。物资出库申请单应经部门负责人审核签字，对于贵重物资或限量物资的领用，还需报分管领导审批。物资出库申请单应明确领用物资的名称、规格型号、数量、用途等内容。2.出库审批仓库管理人员收到物资出库申请单后，应进行审核。审核内容包括申请单填写是否规范、审批手续是否齐全、库存是否有足够的物资等。审核通过后，仓库管理人员办理物资出库手续。3.物资发放仓库管理人员按照物资出库申请单的要求，从库存中发放物资。发放物资时，应核对物资的名称、规格型号、数量等信息，确保发放物资准确无误。物资发放后，应在物资标识牌上注明发放日期、领用部门、领用人等信息。4.出库记录仓库管理人员应及时填写物资出库记录，出库记录应包括物资名称、规格型号、数量、领用部门、领用人、出库日期等内容。出库记录应妥善保存，并定期与财务部门进行核对，确保物资出入库数据准确一致。五、物资使用管理（一）使用计划制定各部门应根据生产经营计划和物资库存情况，制定物资使用计划。物资使用计划应明确物资名称、规格型号、数量、使用时间等内容，并经部门负责人审核签字。（二）使用过程监督各部门应加强对物资使用过程的监督，确保物资合理使用。严禁将物资挪作他用或浪费物资。对于贵重物资或关键设备的使用，应制定专门的操作规程，并严格按照操作规程进行操作。（三）物资回收与再利用对于可回收利用的物资，如包装材料、废旧设备等，各部门应及时进行回收，并交仓库统一管理。仓库应根据物资的回收情况，进行分类整理和存储，对于有再利用价值的物资，应及时组织相关人员进行修复或加工，使其能够再次投入使用。六、物资盘点管理（一）盘点计划制定财务部门应定期组织物资盘点工作，制定物资盘点计划。盘点计划应明确盘点范围、盘点时间、盘点人员、盘点方法等内容，并提前通知各相关部门做好准备工作。（二）盘点实施1.初盘各部门负责组织本部门物资的初盘工作，初盘人员应认真核对物资的数量、规格型号、质量状况等信息，并填写物资盘点表。物资盘点表应包括物资名称、规格型号、数量、实际盘点数量、盘盈盘亏数量等内容。2.复盘财务部门组织相关人员对各部门的初盘结果进行复盘。复盘人员应按照规定的盘点方法和程序，对初盘结果进行核实和抽查。如发现初盘结果存在问题，应及时与初盘部门沟通并进行调整。3.盘点报告出具盘点工作结束后，财务部门应根据盘点结果出具物资盘点报告。盘点报告应包括盘点范围、盘点时间、盘点方法、盘点结果、盘盈盘亏原因分析及处理建议等内容。盘点报告经公司领导审批后存档。（三）盘盈盘亏处理1.盘盈处理对于盘盈的物资，应查明原因，如属于采购数量多计、验收错误、库存管理不善等原因导致的盘盈，应及时调整物资库存记录，并按照相关规定进行账务处理。2.盘亏处理对于盘亏的物资，应查明原因，如属于自然损耗、保管不善、丢失被盗、领用错误等原因导致的盘亏，应根据不同情况进行处理。对于因保管不善、丢失被盗等原因造成的损失，应追究相关人员的责任；对于因自然损耗等原因造成的损失，应按照公司规定进行核销。七、物资报废管理（一）报废申请各部门发现物资已无法使用或无使用价值时，应填写物资报废申请单。物资报废申请单应详细说明物资名称、规格型号、数量、购置时间、报废原因等内容，并经部门负责人审核签字。对于贵重物资或批量物资的报废申请，还需报分管领导审批。（二）报废鉴定财务部门组织相关技术人员和管理人员对报废申请物资进行鉴定。鉴定人员应根据物资的实际状况，判断物资是否符合报废条件。对于符合报废条件的物资，鉴定人员应在物资报废申请单上签字确认。（三）报废处理1.报废物资处置经鉴定批准报废的物资，由仓库负责