银行规范使用印章制度

PAGE银行规范使用印章制度一、总则（一）目的为加强银行印章管理，规范印章使用流程，防范印章使用风险，保障银行及客户的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于银行内部各部门、分支机构以及全体员工在业务活动中涉及印章使用的相关行为。（三）印章种类及定义1.公章：银行法定名称章，代表银行对外行使权力和承担责任，具有最高法律效力。2.财务专用章：用于银行财务核算、资金结算等财务相关业务，是财务事项的重要印鉴。3.合同专用章：专门用于签订各类经济合同，明确银行与其他主体之间的权利义务关系。4.业务专用章：根据不同业务类型设置，用于特定业务领域的文件签署、凭证确认等，如信贷业务专用章、储蓄业务专用章等。5.个人名章：银行员工个人在办理相关业务时用于确认身份和签署文件的印章。（四）基本原则1.依法合规原则：印章的使用必须严格遵守国家法律法规、金融监管规定以及银行内部规章制度。2.谨慎使用原则：印章使用应经过严格审批，确保用印事项真实、合法、有效，并对用印后果承担相应责任。3.专人保管原则：各类印章应指定专人负责保管，确保印章安全。4.登记备案原则：建立印章使用登记台账，对印章的使用情况进行详细记录，以备查询和追溯。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.银行任何部门或个人需要刻制印章时，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人审核后报上级领导审批。2.审批通过后，由银行办公室统一安排具有资质的印章制作单位进行刻制。印章制作单位应具备合法经营资质，制作的印章必须符合国家相关标准和银行规定的样式。3.新刻制的印章应在显著位置预留防伪标识，如防伪纹、防伪码等，以便于识别和验证。（二）印章启用1.印章交接：印章刻制完成后，由办公室专人与印章保管人员进行交接。交接时应填写《印章交接登记表》，详细记录印章名称、数量、启用日期、交接双方签字等信息。2.启用通知：印章启用前，办公室应向银行内部各部门发布《印章启用通知》，明确印章的名称、用途、启用日期、保管人员等信息，确保各部门知晓并正确使用印章。3.启用备案：印章启用后，办公室应将印章的相关信息报送监管部门备案，并留存印章印模样本，以备后续查询和比对。三、印章的保管（一）保管人员职责1.各类印章应指定专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定，严格遵守印章保管制度。2.保管人员应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗、丢失、损坏或擅自交予他人使用。3.保管人员应定期检查印章的保管情况，如发现印章有损坏、变形等异常情况，应及时报告并采取相应措施。（二）保管方式1.保险柜保管：公章、财务专用章、合同专用章等重要印章应存放于保险柜中，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。保险柜钥匙和密码应分别由不同人员保管，严禁一人同时掌握保险柜的钥匙和密码。2.专柜保管：业务专用章和个人名章可根据实际情况存放于专用文件柜或抽屉中，并加锁保管。保管人员离开岗位时，应将印章锁好。（三）印章存放地点1.印章存放地点应相对固定，便于管理和使用。原则上，公章应存放于银行办公室，财务专用章应存放于财务部门，合同专用章应存放于法律合规部门或相关业务部门，业务专用章和个人名章应存放于各业务经办部门指定的保管地点。2.如因工作需要，需将印章临时带出存放地点时，必须经印章保管部门负责人批准，并办理相关登记手续，确保印章在使用过程中的安全。四、印章的使用（一）使用范围1.公章：主要用于银行对外的重要文件签署、合同协议签订、对外报送报表及资料等。2.财务专用章：用于银行财务收支、资金结算、票据开具、财务报表盖章等财务相关业务。3.合同专用章：专门用于签订各类经济合同，包括但不限于借款合同、担保合同、租赁合同、买卖合同等。4.业务专用章：根据不同业务类型，用于特定业务领域的文件签署、凭证确认、业务授权等。如信贷业务专用章用于信贷业务相关文件的签署，储蓄业务专用章用于储蓄存单、存折等凭证的盖章确认。5.个人名章：用于银行员工在办理个人业务、签署个人负责的文件等过程中确认身份和签署文件。（二）使用流程1.用印申请：使用印章时，用印人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、用印份数、用印日期等信息，并经部门负责人审核签字。用印申请应确保内容真实、准确、完整，与用印文件及相关业务事实相符。2.审批流程：一般事项用印：经部门负责人审核后即可用印。重要事项用印：除部门负责人审核外，还需报上级领导审批。上级领导应根据用印事项的性质、金额、风险程度等因素进行审慎审批，确保用印行为符合银行利益和相关规定。涉及重大合同、对外担保、重大投资等重要事项用印：需经法律合规部门审核，并报行领导集体研究决定。法律合规部门应从法律风险角度对用印事项进行审查，确保合同条款合法合规，防范法律风险。3.用印登记：印章保管人员在进行用印前，应仔细核对用印申请及审批手续是否齐全。手续完备后，在《印章使用登记簿》上详细记录用印日期、用印部门、用印人、用印事项、用印文件名称、用印份数、审批人等信息，并由用印人签字确认。4.印章加盖：印章保管人员应严格按照用印申请内容在指定位置加盖印章，确保印章清晰、端正、完整。加盖印章后，应对用印文件进行再次核对，确认无误后将印章归位保管。5.文件存档：用印完成后，用印人应将用印文件及相关申请、审批材料等按照银行档案管理规定进行整理归档，以备后续查阅和审计。（三）特殊情况用印1.紧急情况用印：如遇紧急业务需要立即用印，但无法及时履行正常审批流程时，用印人应电话请示上级领导同意后，先进行用印操作，并在事后及时补办审批手续。同时，印章保管人员应在《印章使用登记簿》上详细记录紧急用印的情况及后续审批手续的补办情况。2.异地用印：因业务需要在异地使用印章时，应通过传真、邮件等方式将用印申请及相关文件发送至印章保管部门，经审批同意后，由印章保管人员将印章通过专人送达或邮寄至异地用印地点。异地用印时，用印人应按照当地用印管理规定进行操作，并及时将用印情况反馈给印章保管部门。五、印章的停用与销毁（一）印章停用1.因机构撤并、业务调整、印章损坏等原因，需要停用印章时由使用部门填写《印章停用申请表》，经部门负责人审核后报上级领导审批。2.审批通过后，办公室应及时发布《印章停用通知》，明确停用印章的名称、停用日期等信息，并通知银行内部各部门停止使用该印章。3.印章停用后，保管人员应将印章妥善保管，不得擅自销毁或丢弃。（二）印章销毁1.销毁申请：对于需要销毁的印章，保管人员应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、停用原因、销毁方式等信息，并经部门负责人审核后报上级领导审批。2.销毁方式根据印章的重要性和风险程度，可选择以下销毁方式：粉碎销毁：对于重要印章，如公章、财务专用章等，应采用粉碎设备进行销毁，确保印章无法恢复使用。焚烧销毁：对于一般业务专用章和个人名章，可采用焚烧方式进行销毁，但应确保销毁过程安全、彻底。3.销毁记录：印章销毁时，应安排专人负责监督，并填写《印章销毁记录》，详细记录印章名称、数量、销毁日期、销毁方式、监督人等信息。销毁记录应留存备查。六、监督与检查（一）内部监督1.银行内部审计部门应定期对印章管理情况进行审计检查，重点检查印章的保管、使用、登记等环节是否符合规定，是否存在违规用印行为。2.各部门负责人应加强对本部门印章使用情况的日常监督，确保本部门员工严格按照规定使用印章。如发现异常情况，应及时查明原因并采取相应措施。（二）外部监督1.积极配合监管部门的监督检查，按照要求提供印章管理相关资料，接受监管部门对印章使用合规性的检查。2.对于监管部门提出的整改意见，应认真落实，及时完善印章管理制度，规范印章使用行为。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用印章的行为，银行将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等