单位规范用字制度

PAGE单位规范用字制度一、总则（一）目的为了确保单位公文、文件、宣传资料、标识牌、电子信息等各类用字的规范性、准确性和一致性，避免因用字错误、不规范等问题造成误解、歧义或不良影响，提升单位形象和工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于[公司/组织名称]全体员工，包括各部门、各分支机构以及所有参与单位相关工作的人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家关于语言文字使用的法律法规和相关标准，确保用字符合规范要求。2.准确性原则：使用规范的汉字，避免错别字、异体字、生造字等错误用字情况，保证表达准确清晰。3.一致性原则：在各类文件、资料、标识等中保持用字的统一规范，避免出现同一内容不同用字的现象。4.与时俱进原则：及时关注国家语言文字政策的变化和新的用字规范要求，适时调整单位用字标准。二、用字规范标准（一）汉字使用规范1.以《通用规范汉字表》为依据，使用规范汉字。禁止使用已被淘汰的异体字，如“邨”（村）、“喆”（哲）等；禁止使用旧字形，如“衞”（卫）、“辧”（办）等。2.对于人名、地名、组织机构名等专用名称，应严格按照国家公布的标准书写，不得随意更改。如遇特殊情况需使用其他写法，应进行严格审核并报上级批准。3.汉字的书写要符合笔画顺序和字形结构，避免出现笔画增减、结构混乱等问题。例如，“成”字的笔顺为横、撇、横折钩、撇、点，不得写成其他错误顺序。（二）数字使用规范1.一般情况下，公历世纪、年代、年、月、日、时刻、计数与计量等均使用阿拉伯数字。如：2023年10月15日、上午9时30分、50米、300人等。2.整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字，但要照顾到上下文的统一。如：一个人、三本书、四种产品等。3.表示概数和约数时，用汉字数字。如：十几、二十几、三十上下等。4.数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的语句，应使用汉字。如：一律、一方面、七上八下、第一书记等。（三）标点符号使用规范1.严格按照《标点符号用法》的规定正确使用标点符号。常见标点符号的用法举例如下：句号（。）：表示陈述句末尾的停顿。问号（？）：用于疑问句末尾的停顿。叹号（！）：表示感叹句末尾的停顿。逗号（，）：表示句子内部的一般性停顿。顿号（、）：表示句子内部并列词语之间的停顿。分号（；）：表示复句内部并列分句之间的停顿。冒号（：）：表示提示性话语之后的停顿，用来提起下文。引号（“”‘’）：表示文中直接引用的话。括号（（）[]{}）：表示文中注释性的话语。破折号（——）：表示解释说明、话题突然转变、声音延长等。省略号（……）：表示文中省略的部分。2.注意标点符号的位置和占格。例如，句号、问号、叹号、逗号、顿号、分号、冒号一般占一个字的位置，居左偏下，不出现在一行之首；引号、括号、书名号的前一半不出现在一行之末，后一半不出现在一行之首；破折号和省略号都占两个字的位置，中间不能断开；连接号和间隔号一般占一个字的位置。（四）汉语拼音使用规范1.以《汉语拼音方案》为依据，正确拼写和标注汉语拼音。2.人名、地名、专用名词等的汉语拼音拼写应遵循相关标准和规定。例如，人名的拼写一般姓在前，名在后，姓和名首字母大写，双姓连写时，两个字的首字母都大写；地名的汉语拼音拼写要符合《中国地名汉语拼音字母拼写规则（汉语地名部分）》的要求。3.在需要使用汉语拼音的场合，应正确标注声调符号。声调符号标在音节的主要母音上，轻声不标调。例如，“好（hǎo）”“吗（ma）”。三、用字审核流程（一）起草环节1.各部门在起草公文、文件、宣传资料等各类材料时，起草人应严格按照用字规范标准进行书写和排版。完成初稿后，仔细检查用字情况，确保无错别字、语法错误和标点符号错误等问题。2.对于涉及重要信息、对外发布或可能产生较大影响的材料，起草人应在完成初稿后，提交给本部门负责人进行初步审核。部门负责人应重点审核内容的准确性、完整性以及用字的规范性，提出修改意见并反馈给起草人。（二）审核环节1.经部门负责人初步审核后的材料，提交至单位综合管理部门（或指定的审核部门）进行全面审核。审核人员应依据本制度及相关标准，对材料的用字进行逐字逐句检查，包括汉字、数字、标点符号、汉语拼音等的使用是否规范。2.审核过程中，如发现用字问题，审核人员应及时与起草部门沟通，明确指出问题所在，并要求起草部门进行修改。起草部门应在规定时间内完成修改，并重新提交审核。3.对于一些专业性较强的材料，审核部门可根据需要组织相关专业人员进行会审，确保用字符合行业规范和专业要求。（三）签发环节1.经审核无误的材料，按照单位公文处理流程提交至相应领导进行签发。领导在签发时，应对材料的整体质量包括用字规范情况进行最后把关。2.如领导在签发过程中发现用字问题，应及时退回相关部门进行修改，直至符合要求后再行签发。四、用字培训与宣传（一）培训计划1.单位综合管理部门应制定年度用字培训计划，明确培训目标、内容、对象、方式和时间安排等。培训内容应涵盖汉字、数字、标点符号、汉语拼音等的使用规范，以及常见用字错误案例分析等。2.根据培训计划，定期组织开展用字培训活动。培训对象包括全体员工，重点是新入职员工、经常涉及文字工作的人员以及容易出现用字错误的岗位人员。（二）培训方式1.内部培训：邀请单位内部具有丰富文字工作经验的人员担任培训讲师，通过集中授课、案例分析、互动交流等方式进行培训。培训过程中可结合实际工作中的用字问题进行讲解，增强培训的针对性和实用性。2.外部培训：根据需要，选派部分人员参加外部专业机构举办的语言文字规范培训课程，学习最新的用字规范要求和培训方法，并将所学知识带回单位分享和推广。3.在线学习：利用单位内部网络平台，提供语言文字规范相关的学习资料和在线课程，供员工自主学习。员工可根据自己时间安排，随时进行学习和复习，提高自身用字水平。（三）宣传活动1.制作并发放语言文字规范宣传手册，内容包括本制度的主要条款、用字规范标准、常见错误示例等，方便员工随时查阅和学习。2.在单位内部宣传栏、电子显示屏等显著位置张贴或播放用字规范宣传标语、图片和视频等，营造良好的用字规范氛围。例如，张贴“规范用字，从我做起”“正确使用汉字，彰显文化素养”等标语，播放汉字书写规范的动画视频等。3.定期开展用字规范知识竞赛、征文比赛等活动，激发员工学习用字规范的积极性和主动性，提高员工对用字规范的重视程度。五、用字监督与检查（一）日常监督1.各部门应加强对本部门人员用字情况的日常监督，确保部门内各类文件、资料、标识等用字符合规范要求。部门负责人应定期检查本部门起草和发布的材料，发现问题及时督促整改。2.单位综合管理部门负责对全单位的用字情况进行日常巡查，重点检查公文、宣传资料、标识牌等的用字规范情况。巡查过程中，如发现用字不规范问题，应及时记录并通知相关部门进行整改。（二）定期检查1.单位每年组织一次用字规范专项检查，对各部门的用字情况进行全面检查和评估。检查内容包括各类文件、资料、宣传品、网站、微信公众号等发布的信息用字规范情况。2.专项检查可采用自查与抽查相结合的方式进行。各部门先进行自查，填写用字规范检查自查表，对本部门存在的问题进行梳理和整改，并将自查情况上报单位综合管理部门。单位综合管理部门在此基础上进行抽查，对发现的问题进行汇总和分析，形成检查报告。（三）问题处理1.对于在监督检查过程中发现的用字不规范问题，应及时下达整改通知，明确整改要求和期限。相关部门应按照整改通知要求，认真进行整改，并在规定时间内将整改情况书面报告单位综合管理部门。2.对因用字不规范导致严重后果或造成不良影响的部门和个人，将按照单位相关规定进行严肃处理，包括批评教育、绩效扣分