合同流程规范化制度

PAGE合同流程规范化制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同流程，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在经营活动中所签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、解除等应严格遵守国家法律法规及相关行业标准。2.审慎严谨原则：在合同签订前，应对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行充分调查和评估，确保合同风险可控。3.职责明确原则：明确各部门在合同流程中的职责，确保合同管理工作有序进行。4.全程监控原则：对合同的签订、履行、变更、解除等全过程进行监控，及时发现和解决问题。二、合同签订流程（一）合同立项1.业务部门根据业务需求，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、对方当事人信息、合同主要条款等内容，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对合同立项申请进行审核，重点审查合同的必要性、可行性、风险评估等内容。审核通过后，签字确认并提交至法务部门。（二）合同审查1.法务部门收到合同立项申请后，对合同条款进行法律审查，重点审查合同的合法性、合规性、完整性、严密性等内容。2.法务部门根据审查结果，出具《合同审查意见书》，提出修改意见和建议。业务部门应根据法务部门的意见对合同进行修改完善。3.如合同涉及重大事项或复杂法律问题，法务部门可组织相关部门进行专题讨论，必要时可咨询外部法律顾问。（三）合同审批1.业务部门将修改后的合同提交至分管领导审批。分管领导根据合同的具体情况，对合同的内容、风险等进行综合评估，签署审批意见。2.对于重大合同或涉及公司重大利益的合同，需提交总经理办公会审议。总经理办公会根据审议结果，做出最终决策。（四）合同签订1.经审批通过的合同，由业务部门负责与合同对方当事人进行签订。签订合同前，应确保合同对方当事人已加盖公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。2.合同签订过程中，应严格按照合同审批意见执行，不得擅自变更合同条款。如因特殊情况需要变更合同条款，应重新履行合同审批程序。3.合同签订后，业务部门应及时将合同原件交至法务部门备案，并将合同副本分发给相关部门。三、合同履行流程（一）合同交底1.合同签订后，业务部门应组织相关人员进行合同交底，明确合同的履行要求、双方权利义务、风险防范措施等内容。2.合同交底应形成书面记录，由参与交底的人员签字确认。（二）合同执行1.各部门应按照合同约定履行各自的义务，确保合同的顺利执行。在合同履行过程中，如发现问题或风险，应及时向业务部门报告。2.业务部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同执行进度，协调解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同变更1.如因客观情况发生变化，需要变更合同条款的，业务部门应填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对合同变更申请进行审核，重点审查变更的必要性、合理性、合法性等内容。审核通过后，签字确认并提交至法务部门。3.法务部门收到合同变更申请后，对变更条款进行法律审查，出具《合同变更审查意见书》。业务部门应根据法务部门的意见对合同变更申请进行修改完善。4.合同变更申请经审批通过后，业务部门应及时与合同对方当事人协商签订合同变更协议，并按照合同签订流程履行相关手续。（四）合同解除1.如因法定原因或合同约定原因，需要解除合同的，业务部门应填写《合同解除申请表》，详细说明解除合同的原因、依据、对公司的影响等，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对合同解除申请进行审核，重点审查解除合同的必要性、合法性、对公司利益的影响等内容。审核通过后，签字确认并提交至法务部门。3.法务部门收到合同解除申请后，对解除合同的相关事宜进行法律审查，出具《合同解除审查意见书》。业务部门应根据法务部门的意见对合同解除申请进行修改完善。4.合同解除申请经审批通过后，业务部门应及时与合同对方当事人协商签订合同解除协议，并按照合同签订流程履行相关手续。四、合同归档与保管（一）合同归档1.合同签订后，业务部门应及时将合同原件及相关资料整理归档，确保合同档案的完整性和准确性。2.合同档案应包括合同文本、合同审批文件、合同变更文件、合同解除文件、往来函件、会议纪要等相关资料。（二）合同保管1.合同档案应由专人负责保管，建立合同档案管理制度，明确档案保管的职责、流程、期限等内容。2.在合同保管期限内，应确保合同档案的安全、完整，防止合同档案的丢失、损坏、泄露等情况发生。3.合同保管期限届满后，应按照公司档案管理制度的规定进行销毁或存档。五、合同监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对合同管理情况进行审计监督，重点审查合同的签订、履行、变更、解除等环节是否符合公司制度规定，是否存在违规操作行为。2.审计部门应根据审计结果，出具审计报告，提出改进意见和建议。对于发现的问题，应及时督促相关部门进行整改。（二）外部监督1.公司应积极配合政府有关部门的监督检查，及时提供合同管理相关资料，接受政府有关部门的指导和监督。2.对于政府有关部门提出的整改意见和建议，公司应认真落实，及时整改到位。六、合同风险防范（一）风险识别1.各部门应定期对合同管理过程中存在的风险进行识别和评估，重点关注合同签订前的对方当事人资格审查、合同条款审查、合同履行过程中的风险监控等环节。2.风险识别应采用多种方法，如问卷调查、案例分析、专家咨询等，确保风险识别的准确性和全面性。（二）风险评估1.根据风险识别结果，对合同风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。风险评估应采用定性与定量相结合的方法，如风险矩阵、风险评分等。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。（三）风险应对1.对于合同签订前的风险，应加强对方当事人资格审查和合同条款审查，确保合同的合法性、合规性、完整性、严密性。2.对于合同履行过程中的风险，应加强风险监控，及时发现和解决问题，确保合