规范行政经费管理制度

PAGE规范行政经费管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政经费管理，规范经费使用行为，提高经费使用效益，保障公司各项工作的顺利开展，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位的行政经费管理。行政经费是指公司为开展行政管理活动所发生的各项费用支出，包括办公费、差旅费、会议费、业务招待费、车辆运行费等。（三）管理原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和公司内部规章制度，确保行政经费使用合法合规。2.预算控制原则：实行全面预算管理，强化预算约束，严格按照预算安排使用经费。3.勤俭节约原则：树立节约意识，降低行政成本，提高经费使用效益。4.公开透明原则：增强经费使用的透明度，接受公司内部监督和外部审计。二、预算管理（一）预算编制1.编制依据：各部门应根据公司年度工作计划和工作任务，结合上一年度行政经费实际支出情况，科学合理地编制本部门年度行政经费预算。2.编制内容：行政经费预算应包括收入预算和支出预算。收入预算主要包括财政拨款、上级补助收入等；支出预算应按照费用性质和用途进行明细分类，如办公费、差旅费、会议费等。3.编制流程：各部门在每年规定时间内将本部门年度行政经费预算草案报公司财务部门。财务部门对各部门预算草案进行汇总、审核和平衡，提出公司年度行政经费预算草案，报公司管理层审批。经公司管理层审批后的年度行政经费预算下达各部门执行。（二）预算执行1.严格执行预算：各部门必须严格按照批准后的预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定程序报公司财务部门审核，经公司管理层批准后执行。2.控制经费支出：各部门应加强对行政经费支出的控制，严格按照经费开支标准和审批程序办理各项支出业务。对于超预算支出，财务部门有权拒绝报销。3.定期分析预算执行情况：公司财务部门应定期对行政经费预算执行情况进行分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。各部门应配合财务部门做好预算执行情况分析工作，提供相关资料和数据。（三）预算调整1.调整条件：在预算执行过程中，如遇国家政策调整、公司经营战略变化、不可抗力因素等导致原预算无法执行或需要调整的，可进行预算调整。2.调整程序：各部门应及时向公司财务部门提出预算调整申请，并详细说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排。财务部门对各部门预算调整申请进行审核，提出审核意见报公司管理层审批。经公司管理层批准后的预算调整方案下达各部门执行。三、经费支出管理（一）办公费1.定义：办公费是指公司为满足日常办公需要而发生的各项费用支出，包括办公用品、印刷费、水电费、邮电费等。2.开支标准：办公用品应按照实际工作需要合理采购，严格控制库存。印刷费应根据印刷内容和数量合理定价，确保印刷质量。水电费、邮电费等应按照国家规定的收费标准据实结算。3.审批程序：办公用品采购由各部门指定专人负责，填写办公用品采购申请表，经部门负责人审批后报公司办公室备案。印刷费支出应填写印刷费申请表，注明印刷内容、数量、单价等，经部门负责人审核后报公司办公室审批。水电费、邮电费等由公司财务部门根据相关部门提供的抄表记录或缴费凭证进行审核报销。（二）差旅费1.定义：差旅费是指公司员工因公务出差而发生的交通、住宿、伙食补助等费用支出。2.开支标准：员工出差应根据实际工作需要选择合适的交通工具和住宿标准。交通费用应按照公司规定的标准报销，住宿费用应根据出差目的地的实际情况按照相应标准报销。伙食补助按照出差自然天数计算，执行公司统一标准。3.审批程序：员工出差前应填写出差申请表，注明出差事由、目的地、出差时间等，经部门负责人审批后报公司分管领导批准。出差结束后，员工应及时填写差旅费报销单，附上出差申请表、车票、机票、住宿费发票等相关凭证，经部门负责人审核后报公司财务部门审批报销。（三）会议费1.定义：会议费是指公司召开各类会议所发生的场地租赁、会议设备租赁、餐饮、住宿等费用支出。2.开支标准：会议应根据实际需要合理安排会议规模和会议地点，严格控制会议费用支出。场地租赁、会议设备租赁等费用应按照市场价格合理定价，餐饮、住宿等费用应按照公司规定的标准执行。3.审批程序：召开会议前，主办部门应填写会议费申请表，注明会议名称、会议时间、会议地点、参会人数、会议预算等，经部门负责人审核后报公司办公室审批。会议结束后，主办部门应及时填写会议费报销单，附上会议费申请表、会议通知、发票等相关凭证，经部门负责人审核后报公司财务部门审批报销。（四）业务招待费1.定义：业务招待费是指公司为开展业务活动需要而发生的宴请、礼品、娱乐等费用支出。2.开支标准：业务招待费应严格按照公司规定的标准控制支出，不得超标准接待。宴请应根据实际情况合理安排，礼品应选择具有纪念意义且符合公司形象的物品。3.审批程序：业务招待前，经办人员应填写业务招待费申请表，注明招待事由、招待对象、招待时间、招待地点、预计费用等，经部门负责人审核后报公司分管领导批准。业务招待结束后，经办人员应及时填写业务招待费报销单，附上业务招待费申请表、发票、消费清单等相关凭证，经部门负责人审核后报公司财务部门审批报销。（五）车辆运行费1.定义：车辆运行费是指公司车辆在运行过程中发生的燃油费、维修费、保险费、停车费等费用支出。2.开支标准：车辆燃油费应按照实际行驶里程和油耗标准据实报销，维修费应按照车辆维修保养规定进行审批，保险费应按照公司统一安排购买，停车费应按照实际发生金额报销。3.审批程序：车辆燃油费、停车费等由驾驶员填写费用报销单，附上加油发票和停车发票等相关凭证，经车辆管理部门负责人审核后报公司财务部门审批报销。车辆维修费由驾驶员填写车辆维修申请表，注明维修项目、维修金额等，经车辆管理部门负责人审核后报公司分管领导批准。维修结束后，驾驶员应及时填写车辆维修费用报销单，附上维修发票、维修清单等相关凭证，经车辆管理部门负责人审核后报公司财务部门审批报销。四、审批与报销管理（一）审批流程1.费用报销申请：员工发生行政经费支出后，应及时填写费用报销申请表，详细注明费用支出事由、金额、时间、地点等，并附上相关发票、收据等原始凭证。2.部门负责人审核：部门负责人对本部门员工的费用报销申请进行审核，重点审核费用支出是否符合公司规定、是否与工作相关、金额是否合理等。审核通过后，在费用报销申请表上签字确认。3.财务部门审核：财务部门对费用报销申请进行审核，重点审核原始凭证的真实性、合法性、完整性，费用支出是否符合公司财务制度和相关法律法规的规定。审核通过后，在费用报销申请表上签字确认。4.公司领导审批：根据公司规定，部分费用报销申请需报公司领导审批。公司领导对费用报销申请进行审批，审批通过后在费用报销申请表上签字确认。（二）报销要求1.原始凭证要求：费用报销必须提供真实、合法、有效的原始凭证，发票应加盖发票专用章，收据应加盖财务专用章。原始凭证应注明费用支出的详细内容、金额、时间、地点等，不得涂改、挖补。对于不符合要求的原始凭证，财务部门有权拒绝报销。2.报销时间要求：员工应在费用支出发生后及时办理报销手续，原则上不得超过一个月。对于逾期未报销的费用，财务部门有权不予受理。3.报销方式要求：费用报销原则上采用转账方式支付，特殊情况需要现金支付的，应经财务部门批准。五、监督与检查（一）内部监督1.财务部门监督：公司财务部门负责对行政经费的使用情况进行日常监督，定期对各部门行政经费预算执行情况进行检查，及时发现和纠正经费使用过程中存在的问题。2.审计部门监督：公司审计部门负责对行政经费的使用情况进行定期审计，重点审计经费支出的合法性、合规性、效益性等。审计部门应出具审计报告，对审计发现的问题提出整改意见和建议。3.部门自查：各部门应定期对本部门行政经费的使用情况进行自查，发现问题及时整改，并将自查情况报公司财务部门备案。（二）外部监督1.接受财政监督：公司应接受财政部门的监督检查，按照财政部门的要求及时报送行政经费预算执行情况和相关财务报表。2.接受审计监督：公司应接受审计机关的审计监督，积极配合审计机关的工作，如实提供相关资料和数据。对于审计机关提出的审计意见和建议，公司应认真整改落实，并将整改情况及时反馈审计机关。六、责任追究（一）对违规行为的界定1.违反预算管理规定：未经批准擅自调整预算、超预算支出、虚列预算支出等行为。2.违反经费支出管理规定：未按照开支标准执行、擅自扩大开支范围、虚报冒领费用等行为。3.违反审批与报销管理规定：未按照审批程序办理报销手续、提供虚假报销凭证、逾期未报销等行为。4.违反监督与检查规定：拒绝接受内部监督和外部审计、不配合监督检查工作、隐瞒问题不报等行为。（二）责任追究措施1.责令改正：对于发现的违规行为，责令相关部门或人员立即改正，采取措施消除不良影响。