税务所用章制度规范

PAGE税务所用章制度规范一、总则（一）制定目的本制度旨在规范税务所印章的使用与管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护税务所正常工作秩序，保障税务工作的顺利开展，保护国家利益、税务所及相关当事人的合法权益。（二）适用范围本制度适用于税务所内所有涉及印章使用的部门和人员。（三）印章种类1.税务所行政章：用于税务所对外的正式文件、函件、证明、报表等，代表税务所行使行政职能。2.税务所财务专用章：用于税务所财务收支、结算、票据等相关财务业务，确保财务工作的规范和准确。3.税务所发票专用章：专门用于税务所开具各类发票，保证发票开具的真实性和合法性。4.税务所业务专用章：根据具体业务需求设置，用于特定业务领域的文件、凭证等，如税收征管业务专用章、税务检查专用章等，确保各项业务操作的规范和有效。（四）印章管理原则1.专人负责原则：指定专人负责印章的保管、使用和监督，明确其职责和权限，确保印章管理工作的责任落实到人。2.安全保密原则：采取必要的安全措施，确保印章存放安全，防止印章被盗用、冒用或丢失。同时，严格控制印章使用范围和知晓人员，对涉及印章使用的信息予以保密。3.审批规范原则：印章使用必须经过严格的审批流程，明确审批环节和审批权限，确保印章使用符合规定和工作需要。4.痕迹管理原则：对印章使用情况进行详细记录，包括使用时间、用途、审批人、经办人等信息，以便进行查询、核对和追溯。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.根据税务所工作需要，由相关部门提出印章刻制申请，填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途等信息。2.申请部门负责人审核签字后，报税务所领导审批。领导审批通过后，由办公室统一安排到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。3.印章刻制完成后，办公室负责对印章的规格、样式、文字等进行核对，确保与申请内容一致。同时，要求刻制单位提供印章印模，并将印模存档备案。（二）印章启用1.新印章启用前，办公室应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、规格、用途等信息，并附上印章印模。2.申请表经税务所领导签字批准后，由办公室发布印章启用通知，明确印章正式启用时间、使用范围和管理要求等事项。3.印章启用后，原相关印章同时废止，办公室负责收回废止印章，并进行妥善保管或按规定程序销毁。三、印章的保管（一）保管人员职责1.税务所行政章、财务专用章、发票专用章等重要印章，由办公室指定专人负责保管。保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理制度。2.保管人员负责印章的日常存放、维护和安全检查，确保印章存放安全、完好无损。如发现印章有损坏、丢失等情况，应立即报告办公室，并采取相应措施进行处理。3.保管人员不得擅自将印章交予他人保管或使用，如因工作需要临时交接印章，必须办理交接手续，并在交接记录上签字确认。（二）保管设施与环境1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，保险柜或保管箱应放置在办公室的安全区域，并有必要的防盗、防火、防潮等措施。2.印章存放处应保持清洁、干燥，避免印章受潮、生锈或损坏。同时，要配备必要的照明设备和应急电源，确保在紧急情况下能够及时取用印章。（三）印章存放位置变更1.如因工作需要变更印章存放位置，必须经过税务所领导批准，并由办公室负责组织实施。变更后，应及时调整印章保管人员和相关安全措施。2.在印章存放位置变更过程中，要严格做好印章的交接和安全防护工作，确保印章在转移过程中的安全。四、印章的使用（一）使用范围1.税务所行政章用于税务所对外发布的各类正式文件，如税务政策通知、征管规定、工作函件、证明文件等，代表税务所行使行政管理职能，对外具有法律效力。2.税务所财务专用章用于税务所办理财务收支业务，如开具支票、汇票、收据，办理银行结算，签署财务报表等，确保财务工作的规范和准确。3.税务所发票专用章用于税务所开具各类发票，包括增值税专用发票、普通发票等，保证发票开具的真实性和合法性，是税务所发票管理的重要工具。4.税务所业务专用章根据具体业务需求使用，如税收征管业务专用章用于税务登记、纳税申报、税款征收等征管业务环节的相关文件、凭证；税务检查专用章用于税务检查通知书、检查记录、处理决定书等税务检查文书。（二）使用流程1.用章申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用章事由、用章文件名称、用章份数、用章日期等信息，并签字确认。2.部门审核：申请部门负责人对用章申请进行审核，确认用章事由真实、合法，用章文件内容准确无误，签字同意后报相关审批人审批。3.审批流程：一般事项用章，由税务所分管领导审批。重要事项用章，如涉及重大税务决策、对外签订合同、出具重要证明等，需经税务所所长审批。财务专用章和发票专用章的使用，除上述审批流程外，还需财务部门负责人审核签字，确保财务业务的合规性。4.印章使用：经审批同意后，用章申请人持《印章使用申请表》到印章保管人员处领取印章，并在印章使用登记簿上登记用章时间、用途、份数、批准人、经办人等信息。印章保管人员应严格按照审批内容用章，在用章文件上加盖清晰、端正的印章，并在用章完毕后立即收回印章。5.用章登记：印章保管人员应在用章后及时将《印章使用申请表》和印章使用登记簿进行整理归档，以便日后查询和核对。同时，要定期对印章使用情况进行统计分析，向税务所领导汇报。（三）特殊情况用章1.紧急情况下（如突发事件处理、重要文件限时报送等），无法按照正常审批流程用章时，用章申请人应电话或口头向相关审批人说明情况，经同意后可先行用章，但事后必须及时补办审批手续，并在《印章使用申请表》上注明紧急情况的原因和处理结果。2.异地用章时，原则上应将用章文件通过传真、邮件等方式传回税务所，按照正常流程进行审批后，由印章保管人员在异地加盖印章。如因特殊原因无法传回文件，需经税务所领导批准，可采用远程视频监督等方式确保用章的真实性和合法性。在用章完毕后，应及时将用章情况报告税务所。五、印章的停用与销毁（一）停用情形1.税务所机构撤销、合并或名称变更，原印章不再使用时，应及时办理印章停用手续。2.印章因磨损、损坏等原因无法正常使用时，由保管人员提出申请，经税务所领导批准后进行停用处理。3.根据工作需要，经税务所领导决定，对某些印章进行停用。（二）停用程序1.印章保管人员填写《印章停用申请表》，注明停用印章名称、停用原因、停用日期等信息，并附上印章印模。2.申请表经税务所领导签字批准后，由办公室发布印章停用通知，明确停用印章的名称、停用日期和停用后的处理要求等事项。3.停用印章由保管人员妥善保管，不得擅自销毁或交予他人。（三）销毁程序1.对于需要销毁的印章，由办公室提出销毁申请，填写《印章销毁申请表》，详细说明销毁印章名称、数量、销毁原因等信息，并附上印章印模。2.申请表经税务所领导签字批准后，由办公室会同监察部门等相关人员共同实施印章销毁工作。销毁过程应进行全程监督，确保印章彻底销毁，防止印章流失。3.印章销毁后，参与销毁的人员应在《印章销毁记录》上签字确认，记录内容包括销毁时间、地点、印章名称、数量、销毁方式等信息。《印章销毁记录》由办公室存档备案。六、监督与检查（一）内部监督1.税务所监察部门负责对印章使用和管理情况进行定期监督检查，检查内容包括印章保管是否安全、使用流程是否规范、审批手续是否齐全、登记记录是否完整等。2.监察部门应不定期对印章使用情况进行抽查，发现问题及时督促整改，并将检查结果向税务所领导汇报。3.各部门负责人对本部门印章使用情况负有监督责任，应定期检查本部门印章使用记录，确保印章使用符合规定和工作需要。（二）外部监督1.接受上级税务机关、审计部门等外部单位的监督检查，积极配合提供印章使用和管理的相关资料，如实反映印章使用情况。2.对于外部监督检查提出的意见和建议，税务所应认真研究，及时整改，并将整改情况反馈给相关部门。七、责任追究（一）违规行为界定1.未经批准擅自使用印章的。2.超越审批权限使用印章的。3.虚假用章或在空白文件、纸张上加盖印章的。4.因保管不善导致印章被盗用、冒用或丢失的。5.未按规定进行印章使用登记或登记不实的。6.其他违反印章管理制度的行为。（二）责任追究方式1.对于违规使用印章的个人，视情节轻重给予批评教育、警告、记过、记大过、降职、撤职等行政处分；造成经济损失的，应承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.对于因印章管理不善导致印章被盗用、冒用或丢失的保管人员，除给予相应行政处分外，还应根据损失情况追究