用字用语规范化制度

PAGE用字用语规范化制度一、总则（一）目的为了确保公司/组织在各类文件、资料、宣传、沟通等活动中用字用语的规范性、准确性和一致性，提升公司形象，避免因用字用语不当产生的误解、歧义或法律风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有部门、岗位及其工作人员在工作中涉及的各类文件起草、信息发布、会议交流、宣传推广、商务往来等活动中用字用语的管理。（三）基本原则1.合法性原则：用字用语必须符合国家现行的法律法规、政策规定以及语言文字相关标准。2.准确性原则：选用的字词应准确表达意思，避免错别字、生造词、歧义表述等。3.规范性原则：遵循通用的语言文字规范和行业习惯用法，保持语言风格的统一。4.简洁性原则：在准确表达的基础上，力求简洁明了，避免冗长复杂的表述。5.一致性原则：公司/组织内不同部门、不同岗位在相同或类似情况下，用字用语应保持一致。二、用字规范（一）汉字使用1.字形严格使用国家通用语言文字，使用规范的简化字，不得使用已被简化的繁体字、异体字。如“简化”不能写成“簡化”，“窗户”不能写成“窗戶”。对于古汉语、书法、艺术设计等特殊领域确需使用繁体字或异体字的，应经公司/组织高层审批，并在使用时进行适当标注说明，确保不影响整体的用字规范和理解。2.字音以《新华字典》《现代汉语词典》等权威辞书为依据，确定汉字的正确读音。避免因读音错误造成误解。例如，“氛围”的“氛”不能读成“fèn”，应读“fēn”。在对外宣传、商务洽谈等场合，涉及人名、地名、专业术语等的读音，要确保准确无误，必要时可提供标准读音参考资料。3.字序按照汉字的笔画顺序、部件组合顺序正确书写汉字。在排版、录入等过程中，遵循国家规定的字序标准，如横排从左至右，竖排从上至下。对于多字组合的词语、成语等，要注意字序的固定性，不得随意颠倒。如“按部就班”不能写成“按步就班”。（二）数字使用1.书写形式一般情况下，凡可以使用阿拉伯数字且又很得体的地方，均应使用阿拉伯数字。如公历世纪、年代、年、月、日、时刻、计数与计量等。例如，2023年10月15日，10:30。整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字，但要照顾到上下文，求得局部体例上的一致。如“一个人”“三本书”“八个百分点”。含有月日简称表示事件、节日和其他特定意义的词组，应使用汉字数字。如果涉及一月、十一月、十二月，应用间隔号“·”将表示月和日的数字隔开，并外加引号，避免歧义。涉及其他月份时，不用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。如“‘一二·九’运动”“五四运动”。2.数值范围表示数值范围时，使用浪纹线“～”。如“20～30人”“10%～20%”。书写百分数时，百分号前的数字应与后面的数字保持一致，不得省略百分号。如“50%”不能写成“50”。（三）标点符号使用1.常用标点严格按照《标点符号用法》的规定正确使用标点符号。句号、问号、叹号、逗号、顿号、分号和冒号一般占一个字的位置，居左偏下，不出现在一行之首。引号、括号、书名号的前一半不出现在一行之末，后一半不出现在一行之首。破折号、省略号都占两个字的位置，中间不能断开。连接号和间隔号一般占一个字的位置。着重号、专名号和浪纹线式书名号标在字的下边，可以随字移行。注意区分易混淆的标点符号。例如，“，”和“、”的用法，“，”用于句子内部一般性停顿，“、”用于并列词语之间的停顿；“：”和“——”的用法，“：”用于总说性话语之后引出分说，“——”用于行文中解释说明的部分。2.特殊情况在文件、报告等正式文本中，省略号一般用六个小圆点“……”，不能用三个小圆点“...”。对于法律条文、合同条款等需要严谨表述的内容，标点符号的使用要精准无误，避免因标点使用不当产生歧义或法律纠纷。三、用语规范（一）词汇选择1.通用词汇使用通用的、易懂的词汇，避免使用生僻、晦涩的词语。如“莅临”可替换为“来到”，“商榷”可替换为“商量”，但在正式商务或书面文件中，应根据语境合理选用规范词汇，确保表达准确得体。对于行业内特定的专业术语，应使用准确、规范的表述，并在首次出现时进行必要的解释说明，以便非专业人员理解。2.近义词辨析注意近义词之间的细微差别，根据语境准确选用。例如，“截止”表示到某个时间停止，强调“停止”；“截至”表示截止到某个时间，强调“时间”。如“报名截止日期为9月30日”，“截至9月30日，报名人数已达500人”。“必须”表示事理上和情理上的必要，一般用来修饰动词；“必需”侧重于表示不可缺少，一般用来修饰名词。如“我们必须按时完成任务”，“空气是人类生存所必需的”。（二）语法规则1.句子结构句子应结构完整，成分搭配合理。主语、谓语、宾语、定语、状语、补语等句子成分要齐全，避免出现成分残缺、搭配不当等语病。例如，“通过这次培训，使我提高了业务水平”应改为“通过这次培训，我提高了业务水平”或“这次培训使我提高了业务水平”。注意句子的逻辑关系，避免出现前后矛盾、因果倒置等问题。如“因为他努力学习，所以成绩下降了”就是逻辑错误。2.词性运用正确运用名词、动词、形容词、副词、介词、连词等各类词性。例如，“的”“地”“得”的用法，“的”前面一般是名词，如“美丽的花朵”；“地”前面一般是动词，如“快速地奔跑”；“得”后面一般是形容词，如“跑得飞快”。避免词性误用导致的表达错误。如“他很热情地招待了我们”不能写成“他很热情的招待了我们”。（三）语言风格1.正式场合在公司文件、报告、商务函件、会议发言等正式场合，语言风格应庄重、严谨、规范。使用规范的书面语言，避免口语化、随意化的表述。例如，“特此通知”不能写成“特此告诉一声”。避免使用模糊、不确定的词汇，如“大概”“可能”“也许”等，尽量使用准确的数据、事实和明确的表述。2.日常沟通在日常工作交流、内部会议等场合，语言风格可适当简洁明了、通俗易懂，但也要保持基本的规范和礼貌。避免使用过于随意、粗俗或不文明的语言。对于一些非关键信息的交流，可以使用简洁的口语化表达，但在涉及重要事项、决策等内容时，仍要遵循正式的用语规范。四、审核与监督（一）审核流程1.初稿撰写文件起草人、信息发布者等相关工作人员在完成用字用语内容初稿后，应首先对照本制度进行自我审核，确保初稿符合用字用语规范要求。2.部门初审初稿完成后，提交至所在部门负责人进行初审。部门负责人应从内容准确性、语言规范性、格式一致性等方面进行全面审查，并提出修改意见。3.专业审核对于重要文件、涉及法律事务、对外宣传等关键内容，部门初审通过后，应提交至公司/组织内部的专业审核人员（如法务人员、文字编辑人员等）进行审核。专业审核人员应依据法律法规、行业标准以及语言文字规范，对用字用语进行严格把关，确保内容准确无误、合法合规。4.终审经过部门初审和专业审核后的内容，最终提交至公司/组织高层领导进行终审。高层领导应从整体内容、语言风格、与公司/组织形象的契合度等方面进行全面审定，做出最终批准或修改意见。（二）监督机制1.内部监督设立用字用语规范化监督小组，成员由各部门推选的代表组成。监督小组定期对公司/组织内各类文件、资料、宣传信息等进行抽查，检查用字用语是否符合本制度要求。对于发现的用字用语不规范问题，监督小组应及时记录并反馈给相关部门和人员，要求限期整改。整改情况应进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。2.外部监督关注外部反馈，包括客户、合作伙伴、社会公众等对公司/组织用字用语的意见和建议。对于外部提出的用字用语疑问或异议，应及时进行调查核实，并根据情况进行处理和改进。在参与行业交流活动、对外宣传推广等过程中，主动接受行业内其他机构和人员的监督，学习借鉴先进的用字用语规范经验，不断提升公司/组织的用字用语水平。五、培训与教育（一）培训计划1.定期培训制定年度用字用语规范化培训计划，明确培训目标、内容、方式、时间安排等。培训内容应涵盖汉字使用规范、数字使用规范、标点符号使用规范、词汇选择、语法规则、语言风格等方面。定期组织全体员工参加用字用语规范化培训，培训频率根据实际情况确定，一般每年不少于[X]次。2.专项培训根据公司/组织业务发展需求和实际工作中出现的用字用语问题，适时开展专项培训。例如，针对新入职员工进行入职前的用字用语基础培训；针对涉及法律文件起草、商务谈判等关键岗位人员进行专项的严谨用语培训。（二）培训方式1.集中授课邀请语言文字专家、行业资深人士或公司内部专业人员进行集中授课。通过讲解理论知识、分析实际案例等方式，系统地向员工传授用字用语规范化的要求和方法。2.案例分析收集整理公司/组织内以及行业内出现的用字用语不规范案例，进行深入分析讲解。通过案例分析，让员工直观地认识到用字用语不规范可能带来的后果，增强规范用字用语的意识。3.在线学习开发用字用语规范化在线学习课程平台，提供丰富的学习资料，包括文字教材、视频教程、练习题等。员工可以根据自己的时间和需求，自主进行在线学习，并通过在线测试等方式检验学习效果。4.交流分享组织用字用语规范化经验交流分享会，鼓励员工分享在实际工作中规范用字用语的心得体会、技巧方法等。通过交流互动，促进员工之间的学习和共同提高。六、违规处理（一）违规界定1.违反本制度中关于用字规范、用语规范的各项规定，包括但不限于出现错别字、生造词、歧义表述、语法错误、标点符号使用不当、语言风格不规范等情况。2.在审核流程中，未按照规定完成自我审核及各级审核，导致用字用语不规范问题未被及时发现和纠正。3.对监督小组提出的用字用语不规范问题，未按要求进行整改或整改不力，再次出现类似问题。（二）处理措施1.警告对于首次出现用字用语不规范问题且情节较轻的员工，给予警告处分。由所在部门负责人对其进行批评教育，并要求其立即改正错误，确保今后不再出现类似问题。2.绩效扣分对出现用字用语不规范问题的员工，根据问题的严重程度和造成的影响，在绩效考核中进行相应的扣分处理。扣分标准根据公司/组织绩效考核制度确定，一般每次扣[X]分至[X]分不等。3.通报批评对于多次出现用字用语不规范问题或问题较为严重、造成一定负面影响的员工，进行全公司/组织范围内的通报批评。通报批评应明确指出问题所在及责任人，以起到警示作用。4.岗位调整对于因用字用语不规范问题给公司/组织造成重大损失或严重不良影响的员工，视情节轻重进行岗位调整。岗位调整可以包括降职、调岗等，以促使员工重视用字用语规范化工作，提高自身业务能力。5.解除劳动合同对于用字用语不规范问题特别严重、屡教不改且严重违反公司/组织规章制度的员工，公司/组织有权依法解除劳动合同。七、附则（一）解释权本