规范财务印鉴管理制度

PAGE规范财务印鉴管理制度一、总则（一）目的为加强公司财务印鉴管理，确保财务印鉴的安全使用，防范财务风险，维护公司正常的财务管理秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、各分支机构在财务管理活动中涉及的各类财务印鉴的管理。（三）定义1.财务印鉴：指公司在财务核算、资金收付、票据结算等业务活动中使用的各类印章，包括但不限于财务专用章、法定代表人章、发票专用章、银行预留印鉴等。2.保管人：指负责具体保管财务印鉴的人员。3.使用审批人：指对财务印鉴使用进行审批的人员，一般为公司财务负责人或经授权的相关人员。二、印鉴种类及用途（一）财务专用章1.用于公司财务票据、凭证、报表等的签章。2.在银行结算业务中，作为办理支票、汇票、本票等支付结算凭证的签章。（二）法定代表人章1.用于公司重要财务文件、合同协议等需要法定代表人签字确认的场合。2.在银行办理开户、销户、账户信息变更等业务时，作为法定代表人的签章。（三）发票专用章用于公司开具各类发票时的签章。（四）银行预留印鉴包括财务专用章、法定代表人章或授权代理人章等组合，用于银行办理资金收付、账户管理等业务时核对印鉴。三、印鉴的刻制与启用（一）刻制1.财务印鉴的刻制必须由公司指定的部门或专人负责，严格按照国家法律法规和公司规定的程序进行。2.刻制财务印鉴前，需填写《财务印鉴刻制申请表》，详细注明印鉴名称用途、规格、材质等信息，并经公司财务负责人、法定代表人审批同意。3.选择具有合法资质、信誉良好的印章制作单位进行刻制，确保印鉴的质量和安全性。（二）启用1.新刻制的财务印鉴启用前，需在公司内部进行备案登记，记录印鉴的名称、启用日期、保管人等信息。2.由保管人在《财务印鉴使用登记簿》上进行首次使用登记，注明启用日期、使用事项等。四、印鉴的保管（一）保管原则1.财务印鉴应实行专人保管，确保印鉴的安全存放，防止丢失、被盗或损坏。2.保管人应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印鉴保管制度，不得擅自将印鉴交予他人保管或使用。（二）保管方式1.财务专用章、法定代表人章等重要印鉴应存放于公司保险柜或专门的印鉴保管箱中，并置于安全可靠的场所。2.发票专用章应在开具发票时由专人使用，使用完毕后及时归还保管人保管，不得随意放置。3.银行预留印鉴的保管应按照银行的要求执行，确保与银行规定的保管方式一致。（三）保管人职责1.负责财务印鉴的日常保管工作，确保印鉴存放安全，定期检查印鉴的完整性和可用性。2.严格按照规定的程序使用印鉴，对每次印鉴使用情况进行详细记录，包括使用日期、使用事项、使用人等信息。3.如发现印鉴丢失、被盗或损坏，应立即报告公司财务负责人，并采取相应的措施，如挂失、补办等，以防止可能出现的风险。五、印鉴的使用（一）使用原则1.财务印鉴的使用必须严格按照规定的用途和程序进行，未经授权不得擅自使用。2.使用印鉴时，应确保所涉及的经济业务真实、合法、合规，不得用于任何违法违规或损害公司利益的行为。（二）使用流程1.申请：使用部门或个人需填写《财务印鉴使用申请表》，详细注明使用印鉴的事项、金额、涉及的合同或文件等信息，并经部门负责人审核签字。2.审批：将《财务印鉴使用申请表》提交给使用审批人进行审批，审批人应根据公司财务制度和相关规定，对申请事项进行严格审查，确保使用印鉴的必要性和合规性。3.用印：经审批同意后，保管人凭《财务印鉴使用申请表》及审批意见，在规定的位置加盖财务印鉴，并对用印情况进行登记。4.登记：在《财务印鉴使用登记簿》上详细记录印鉴使用的日期、事项、金额、使用人、审批人等信息，确保登记内容准确、完整。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要使用财务印鉴，且无法按照正常流程进行审批时，使用人应及时向公司财务负责人报告，并说明情况。经财务负责人同意后，可先行使用印鉴，但事后必须及时补办审批手续。2.对于涉及重大资金支出、重要合同签订等关键业务需使用财务印鉴的，应实行双人用印制度，由保管人和另一名经授权的人员共同加盖印鉴，以确保印鉴使用的安全性和准确性。六、印鉴的交接（一）交接情形1.保管人因工作调动、离职等原因不再负责印鉴保管工作时，应及时办理印鉴交接手续。2.因工作需要，印鉴保管人发生临时变更时，也应进行印鉴交接。（二）交接流程1.交接准备：原保管人应提前整理好印鉴及相关资料，填写《财务印鉴交接清单》，详细列出印鉴名称、数量、启用日期、保管期限等信息。2.交接手续：在公司财务负责人或指定的监交人的监督下，原保管人与新保管人进行印鉴及相关资料的当面清点交接，并在《财务印鉴交接清单》上签字确认。3.备案登记：交接完成后，由公司财务部门对印鉴交接情况进行备案登记，更新《财务印鉴保管人信息表》。七、印鉴的挂失与补办（一）挂失1.如发现财务印鉴丢失或被盗，保管人应立即向公司财务负责人报告，并采取挂失措施。2.挂失时，需填写《财务印鉴挂失申请表》，详细说明印鉴丢失或被盗的情况，并提供相关证明材料。3.公司财务负责人应及时通知相关部门和人员，如银行、税务机关等，办理印鉴挂失手续，防止因印鉴丢失造成的经济损失和风险。（二）补办1.在完成印鉴挂失手续后，根据公司规定的程序，重新申请刻制财务印鉴。2.补办印鉴的刻制、启用等流程按照本制度第三章的规定执行。3.新印鉴启用后，原丢失或被盗的印鉴自动失效，但仍需妥善保管，以备后续可能的查询或核对。八、监督与检查（一）内部监督1.公司财务部门应定期对财务印鉴的保管和使用情况进行检查，确保印鉴管理制度的执行到位。2.审计部门应将财务印鉴管理纳入内部审计范围，对印鉴的刻制、保管、使用、交接等环节进行审计监督，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受税务机关、银行等外部监管部门的监督检查，按照要求提供财务印鉴相关资料，配合监管部门的工作。2.对于外部监管部门提出的关于财务印鉴管理的问题和建议，应认真对待，及时整改，不断完善印鉴管理制度。九、违规处理（一）违规行为界定1.未经授权擅自使用财务印鉴。2.超越印鉴规定的用途使用印鉴。3.因保管不善导致印鉴丢失、被盗或损坏。4.未按照规定的程序进行印鉴的刻制、启用、保管、使用、交接、挂失与补办等操作。5.在印鉴使用登记、交接清单等记录中弄虚作假。（二）处理措施1.对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、降职、辞退等。2.如因违规使用财务印鉴给公司造成经济损失的，违规责任人应