公文规范行文制度

PAGE公文规范行文制度一、总则（一）目的为确保公司公文的规范化、标准化，提高公文处理效率和质量，促进公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在公文撰写、收发、传递、存档等过程中的行为规范。（三）基本原则1.合法性原则：公文的撰写和处理必须符合国家法律法规以及相关行业标准的要求。2.准确性原则：公文内容应准确无误，表述清晰，逻辑严谨，避免模糊、歧义或错误信息。3.规范性原则：严格遵循公文的格式、字体、排版等规范要求，确保公文的一致性和专业性。4.时效性原则：及时撰写、传递和处理公文，确保信息的及时传达和工作的高效执行，避免延误。二、公文种类及定义（一）决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）命令（令）适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（四）公报适用于公布重要决定或者重大事项。（五）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六）通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（七）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（九）通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（十）报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（十一）请示适用于向上级机关请求指示、批准。（十二）批复适用于答复下级机关请示事项。（十三）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。（十四）函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十五）纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。三、公文格式（一）页面设置1.纸张：A4纸，纵向排版。2.页边距：上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm。（二）字体字号1.标题：一般用二号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。2.主送机关：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。3.正文：一般用三号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。4.附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.[附件名称]”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。5.发文机关署名、成文日期和印章：单一机关行文：一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文：一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。6.附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。7.附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。（三）版记1.抄送机关：如有抄送机关，一般用四号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。2.印发机关和印发日期：印发机关和印发日期一般用四号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。四、行文规则（一）行文关系1.公司各部门之间、部门与分支机构之间、分支机构与分支机构之间的行文，应根据各自的职责和隶属关系，遵循有隶属关系的上级对下级行文，下级对上级行文需经上级批准或根据授权行文；无隶属关系的部门之间一般用函行文的原则。2.公司与外部单位的行文，应根据业务往来的性质和需求，按照相关规定确定行文关系。（二）行文内容要求1.主题明确：公文应围绕一个明确的主题展开，避免内容分散、杂乱。2.逻辑清晰：各部分内容之间应具有合理的逻辑关系，层次分明，便于阅读和理解。3.数据准确：涉及的数据、事实等应准确无误，引用的法律法规、政策文件等应最新有效。4.语言简洁：公文语言应简洁明了，避免冗长、繁琐的表述，能用简洁语言表达清楚的，不得使用复杂语句。（三）行文程序1.拟稿：公文由相关部门或人员负责拟稿。拟稿人应准确把握发文意图，按照公文格式和内容要求认真撰写，确保公文质量。拟稿完成后，需经拟稿部门负责人审核签字。2.审核：拟稿部门将公文送办公室审核。办公室主要审核公文的格式、内容、行文关系、语言表达等是否符合要求。审核通过后，办公室负责人签字确认。3.会签：涉及多个部门的公文，需进行会签。会签部门应认真审核公文内容，提出意见和建议。会签完成后，各会签部门负责人签字确认。4.签发：审核、会签后的公文，按照公司领导分工，由相应领导签发。重要公文需经总经理或董事长签发。5.编号：办公室对签发后的公文进行编号登记，编号应按照一定的规则进行编排，确保公文编号的唯一性和连续性。6.印发：编号登记后的公文，由办公室负责印发。印发时应确保公文格式规范、印刷清晰，并按照规定的范围进行发放。五、公文撰写规范（一）标题撰写1.标题应准确概括公文的主要内容，一般由发文机关名称、事由和文种组成。2.标题应简洁明了，避免使用过于复杂或生僻的词汇，同时要注意语法正确、标点使用恰当。（二）正文撰写1.开头应简要说明发文的目的、依据或背景，引起读者的注意。2.正文主体部分应详细阐述公文的内容，按照逻辑顺序进行组织，层次分明。3.结尾应根据公文的性质和内容，提出明确的要求、措施或结论，做到简洁有力。（三）语言规范1.公文语言应使用规范的现代汉语普通话，避免使用方言、口语或网络用语。2.用词应准确恰当，避免使用模糊、歧义或容易引起误解的词汇。3.语句应通顺流畅，避免出现语病、错别字或标点错误。六、公文处理流程（一）收文1.签收：办公室收到外部来文后，应及时进行签收登记，注明来文日期、文号、标题、发文机关等信息。2.登记：对签收的公文进行详细登记，记录公文的来源、去向、处理情况等。3.初审：办公室对收文进行初审，根据公文的内容和性质，确定承办部门。4.分发：将初审后的公文分发给相关承办部门。承办部门收到公文后，应在规定时间内进行处理。（二）承办1.阅读研究：承办部门收到公文后，应及时组织相关人员阅读研究公文内容，了解发文意图和要求。2.提出办理意见：承办人员根据公文内容和本部门职责，提出具体的办理意见和措施。办理意见应明确、可行，并经承办部门负责人审核签字。3.处理落实：承办部门按照办理意见认真组织实施，确保公文要求得到有效落实。在处理过程中，如遇问题或需要协调其他部门，应及时与相关部门沟通协商。（三）催办1.办公室对承办部门的公文处理情况进行跟踪催办，确保公文按时限要求处理完毕。2.催办过程中，如发现承办部门存在拖延或处理不当的情况，应及时提醒并督促其加快办理进度。（四）答复1.承办部门对需要答复的公文，应在规定时间内给予准确、规范的答复。答复内容应针对来文提出的问题和要求，明确、具体，不得推诿或含糊不清。2.答复公文应按照正式公文的格式进行撰写，经承办部门负责人审核签字后，送办公室审核编号，然后印发给发文机关。（五）发文1.拟稿：参照公文撰写规范进行拟稿。2.审核：同行文规则中的审核要求。3.会签：同行文规则中的会签要求。4.签发：同行文规则中的签发要求。5.编号：同行文规则中的编号要求。6.排版印刷：按照公文格式要求进行排版印刷，确保公文格式规范、印刷清晰。7.用印：公文印刷完成后，在规定位置加盖公司印章。印章应端正、清晰，不得模糊或歪斜。8.分发：按照规定的范围将公文分发给相关部门和人员。（六）归档1.公文处理完毕后，承办部门应及时将公文定稿、正本及相关材料整理归档。2.办公室负责对归档的公文进行分类、编号、装订等整理工作，建立健全公文档案管理制度，确保公文档案的完整、安全和有效利用。七、公文保密规定（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息、客户信息等重要信息以及未公开的政策、决策、会议纪要等公文。2.标注“机密”“秘密”等密级的公文。（二）保密措施1.严格控制公文的传阅范围，对涉及保密内容的公文，应限定在知悉范围内的人员传阅，并做好传阅记录。2.涉密公文应在专门的保密场所存放，使用完毕后及时归还，不得随意带出或转借他人。