规范案件沟通制度

PAGE规范案件沟通制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织内部案件沟通的规范化、标准化，提高案件处理效率和质量，保障公司/组织合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部涉及各类案件（包括但不限于法律纠纷案件、合规调查案件、业务风险案件等）的沟通与协调工作。（三）基本原则1.依法合规原则：案件沟通工作必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司/组织内部的各项规章制度。2.及时准确原则：确保案件信息在各相关部门和人员之间及时、准确传递，避免信息延误或错误导致的工作失误。3.保密原则：对于案件涉及的敏感信息、商业秘密等，严格保密，防止信息泄露给公司/组织带来不利影响。4.协作配合原则：各部门和人员应在案件处理过程中密切协作、相互配合，形成工作合力。二、案件沟通的主体与职责（一）案件主办部门1.负责案件的整体牵头处理工作，制定案件处理方案和工作计划。2.组织协调相关部门和人员开展案件调查、证据收集、分析论证等工作。3.及时向公司/组织管理层汇报案件进展情况，提出处理建议和决策依据。4.负责与外部相关机构（如律师事务所、法院、监管部门等）进行沟通协调，代表公司/组织参与案件相关活动。（二）相关协办部门1.根据案件主办部门的要求，提供与本部门业务相关的信息、资料和协助。2.配合案件主办部门开展调查、取证等工作，积极参与案件讨论和分析。3.按照职责分工，落实案件处理过程中涉及本部门的工作任务，及时反馈工作进展情况。（三）法务部门1.为案件处理提供法律专业支持，对案件涉及的法律问题进行分析和论证，提出法律意见和建议。2.审核案件处理过程中的各类法律文件和文书，确保其合法性和有效性。协助案件主办部门制定法律策略，参与重大案件的谈判、诉讼等活动。3.负责与外部法律顾问进行沟通协调，整合法律资源，保障公司/组织在法律层面的权益。（四）财务部门1.负责对案件处理过程中涉及的财务事项进行审核和监督，提供财务数据和分析。2.根据案件需要，协助制定费用预算和成本控制方案，确保案件处理费用的合理支出。3.配合案件主办部门进行财务证据的收集、整理和分析，为案件处理提供财务方面的支持。（五）审计部门1.对案件处理过程进行审计监督，检查相关工作是否符合公司/组织内部规定和程序。2.协助案件主办部门开展内部调查，核实相关事实和证据，提出审计意见和建议。3.对案件处理结果进行审计评估，确保处理结果的公正性和合理性。（六）管理层1.对重大案件进行决策，审核案件处理方案和工作计划，给予必要的指导和支持。2.协调公司/组织内部各部门之间的关系，解决案件处理过程中出现的跨部门问题和重大争议。3.根据案件进展情况和处理结果进行绩效考核和责任追究。三、案件沟通的流程与方式（一）案件启动阶段1.案件主办部门在发现案件线索或接到相关通知后，应立即填写《案件启动申请表》，详细说明案件基本情况、涉及领域、预计影响等，提交至管理层审批。2.管理层审批通过后，案件主办部门正式启动案件处理工作，并确定案件主办人及协办人员名单。3.案件主办人负责组织召开案件启动会议，向协办人员介绍案件情况，明确各部门职责和工作任务，制定案件处理初步计划和时间表。（二）案件调查阶段1.案件主办部门按照工作计划，组织相关人员开展案件调查工作。调查方式包括但不限于查阅资料、实地走访、询问证人、数据分析等。2.在调查过程中，各部门应及时沟通信息，共享调查成果。案件主办人定期组织召开案件进展汇报会，各协办部门汇报工作进展、遇到的问题及解决方案。3.对于调查过程中发现的重要线索和证据，案件主办部门应及时进行整理和分析，并与法务部门沟通，确定其法律意义和证明力。4.如需要外部机构协助调查，案件主办部门应按照公司/组织相关规定，办理审批手续，并与外部机构签订合作协议，明确双方权利义务。（三）案件分析与论证阶段1.案件主办部门在完成调查工作后，组织相关人员对案件进行全面分析，包括案件事实、法律关系、证据情况、可能的处理结果等。2.根据案件分析结果，法务部门对案件涉及的法律问题进行深入论证，提出法律意见和建议。财务、审计等部门结合各自专业领域，提供相关分析和支持。3.案件主办部门综合各方意见，制定案件处理策略和方案，明确处理目标、措施、步骤以及时间节点等。4.将案件分析与论证结果形成书面报告，提交至管理层审核。管理层根据报告内容，对案件处理方案进行决策，提出修改意见或批准实施。（四）案件处理实施阶段1.案件主办部门按照管理层批准的处理方案，组织实施案件处理工作。在处理过程中，严格按照法律法规和公司/组织内部规定，履行相关程序和手续。2.加强与外部相关机构（如律师事务所、法院、监管部门等）的沟通协调，及时了解案件进展情况，反馈公司/组织意见和要求。3.各协办部门按照职责分工，积极配合案件主办部门开展工作，确保案件处理工作顺利推进。4.定期对案件处理工作进行检查和评估，及时发现问题并调整处理策略和方案。如遇重大问题或突发事件，及时向管理层汇报，寻求支持和指导。（五）案件结案阶段1.案件处理工作完成后，案件主办部门应及时整理案件相关资料，包括调查文件、证据材料、法律文书、处理结果报告等，形成完整的案件档案。2.组织召开案件结案会议，向各协办部门通报案件处理结果，总结经验教训。3.将案件档案提交至公司/组织档案管理部门进行归档保存，以备后续查阅和参考。4.对案件处理过程中表现突出的部门和个人进行表彰和奖励，对存在问题的部门和个人进行责任追究。（六）案件沟通方式1.内部会议：定期召开案件进展汇报会、案件分析会、结案会议等，由案件主办人或相关负责人主持，各部门人员参加，通报案件情况，讨论工作问题，协调工作安排。2.工作群：建立案件专项工作群，用于日常工作沟通和信息共享。各部门人员及时在群内汇报工作进展、上传相关资料、交流工作意见等。3.书面报告：案件主办部门定期向管理层提交案件处理书面报告，详细说明案件进展情况、存在问题、下一步工作计划以及处理建议等。4.一对一沟通：对于涉及敏感信息或需要深入沟通的问题，相关人员可进行一对一的面对面沟通或电话沟通。四、案件沟通的信息管理（一）信息收集1.案件主办部门负责收集案件处理过程中涉及的各类信息资料，包括但不限于案件线索、调查证据、法律文件、财务数据、审计报告等。2.各协办部门按照职责分工，及时向案件主办部门提供与本部门业务相关的信息资料，并确保信息的真实性、准确性和完整性。3.对于外部机构提供的信息资料，案件主办部门应进行审核和登记，确保其来源合法、内容可靠。（二）信息整理与分析1.案件主办部门安排专人对收集到的信息资料进行整理和分类，建立案件信息数据库。2.定期对案件信息进行分析，挖掘案件背后的深层次问题和潜在风险，为案件处理提供决策支持。3.结合案件进展情况，及时更新和完善案件信息数据库，确保信息的时效性和有效性。（三）信息共享与保密1.根据案件处理需要，在确保信息安全和保密的前提下，按照规定的范围和程序，将案件信息在公司/组织内部相关部门和人员之间进行共享。2.对于涉及公司/组织商业秘密、敏感信息等，严格按照保密制度进行管理，限制知悉范围，采取加密存储、专人保管等措施，防止信息泄露。3.与外部机构进行信息交流时，应签订保密协议，明确双方保密责任和义务，确保公司/组织信息安全。五、案件沟通的监督与考核（一）监督机制1.公司/组织内部设立案件沟通监督小组，由管理层成员、法务部门负责人、审计部门负责人等组成，负责对案件沟通制度的执行情况进行监督检查。2.监督小组定期对案件处理过程进行抽查，检查案件沟通是否及时、准确，各部门职责是否履行到位，信息管理是否规范等。3.对于发现的问题，监督小组及时下达整改通知，要求相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核制度1.建立案件沟通工作绩效考核体系，将案件处理效率、质量、沟通协作情况等纳入考核指标。2.定期对各部门和人员的案件沟通工作进行考核评价，考核结果与绩效奖金、晋升晋级等