备用金使用制度规范

PAGE备用金使用制度规范一、总则（一）目的为加强公司备用金管理，规范备用金使用行为，提高资金使用效率，保障公司资金安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及员工因工作需要借用备用金的情况。（三）定义备用金是指公司为满足员工在日常工作中临时性、小额资金需求而预先拨付的款项。二、备用金申请与审批（一）申请条件1.因工作需要经常发生差旅费、业务招待费、办公用品采购等临时性小额支出，且无法通过银行转账等其他方式支付的。2.单次支出金额在规定限额以内，且预计支出频率较高的。（二）申请流程1.申请人填写《备用金申请表》，详细说明申请备用金的用途、金额、预计使用时间等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作实际情况对申请事项进行审查，签署审核意见。3.审核通过后，申请表依次提交至财务部门负责人、公司分管领导审批。财务部门负责人负责审核备用金申请的合理性及资金安排的可行性；公司分管领导根据公司整体资金状况及业务需求进行最终审批。（三）审批权限1.备用金申请金额在[X]元以下的，由部门负责人、财务部门负责人审批。2.备用金申请金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人、财务部门负责人、公司分管领导审批。3.备用金申请金额超过[X]元的，需经公司总经理审批。三、备用金借款额度与期限（一）借款额度1.根据员工工作岗位和业务需求，设定不同的备用金借款额度上限。具体额度标准如下：部门负责人：[X]元业务人员：[X]元其他人员：[X]元2.对于特殊业务或临时性大额支出需求，经公司领导批准后，可适当提高备用金借款额度，但最高不得超过[X]元。（二）借款期限1.备用金借款期限原则上不得超过[X]个月。如有特殊情况需要延长借款期限的，借款人应提前向财务部门提出书面申请，说明原因及预计还款时间，经财务部门负责人和公司分管领导批准后方可延长。2.对于超过借款期限未归还的备用金，财务部门将从借款人工资中扣除相应款项，直至备用金归还完毕。四、备用金使用规范（一）使用范围1.差旅费：包括员工因公务出差的交通费用、住宿费用、餐饮补贴等。2.业务招待费：用于招待客户、合作伙伴等发生的餐饮、住宿、礼品等费用。3.办公用品采购：购买办公所需的文具、纸张、电脑耗材等物品。4.其他临时性小额支出：如市内交通费、邮寄费、小额设备维修费用等。（二）使用原则1.专款专用原则：备用金必须按照申请用途使用，不得挪作他用。2.勤俭节约原则：在使用备用金时，应尽量节约开支，避免浪费。3.合规合法原则：备用金的使用必须符合国家法律法规及公司相关规定，不得用于违法违规活动。（三）报销规定1.借款人应在备用金使用完毕后及时到财务部门办理报销手续，报销期限不得超过借款期限。2.报销时，应提供真实、合法、有效的报销凭证，包括发票、收据、审批单等。报销凭证应注明日期、内容、金额等信息，并由相关人员签字确认。3.财务部门对报销凭证进行审核，审核内容包括凭证的真实性、合法性、完整性以及报销金额是否符合公司规定等。审核通过后，予以报销冲减备用金。五、备用金管理与监督（一）财务部门职责1.负责备用金的日常管理工作，包括备用金的核算、登记、监督等。2.定期对备用金的使用情况进行检查和清理，及时发现和解决问题。3.对逾期未归还的备用金进行催收，并按照规定从借款人工资中扣除相应款项。（二）审计部门职责1.定期对备用金的使用情况进行审计，检查备用金的申请、审批、使用、报销等环节是否合规。2.对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（三）监督检查1.公司建立备用金监督检查机制，定期或不定期对备用金使用情况进行检查。检查内容包括备用金的使用是否符合规定用途、报销凭证是否真实有效、借款期限是否超期等。2.对于违反备用金使用制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。六、备用金的归还与核销（一）归还方式1.借款人应在备用金使用完毕或借款期限届满后，及时将备用金归还至财务部门。归还方式可采用现金、银行转账等方式。2.如采用银行转账方式归还备用金的，借款人应在转账凭证上注明“归还备用金”字样，并将转账凭证复印件提交至财务部门。（二）核销流程1.借款人归还备用金后，财务部门应及时进行核销处理。核销时，在备用金台账中注明归还日期、金额等信息，并将备用金申请单、报销凭证等相关资料进行归档保存。2.对于已核销的备用金，如发现存在问题需要重新处理的，财务部门应按照规定进行追溯调整。七、附则（