用印规范制度

PAGE用印规范制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范用印行为，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构及全体员工。（三）印章种类及定义1.公司公章：代表公司对外行使权力的正式印章，具有最高法律效力。2.法定代表人章：代表公司法定代表人行使特定职权的印章。3.财务专用章：用于公司财务核算、资金收付等相关财务业务的印章。4.合同专用章：专门用于签订各类合同的印章。5.部门章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于本部门内部事务处理。6.其他专用章：根据公司特定业务或工作需要刻制的印章，如发票专用章、报关专用章等。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制必须严格按照国家法律法规及相关规定进行。2.申请刻制印章时，需填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经公司相关领导审批。3.印章刻制由公司指定的具有资质的印章制作单位负责，确保印章的质量和安全性。（二）印章启用1.新刻制的印章启用前，需在公司内部进行公示，明确印章的使用范围、审批流程等相关规定。2.印章启用时，需填写《印章启用申请表》，经公司法定代表人或授权代表签字确认后，方可正式启用。3.印章启用后，应及时将印章的印模留存于公司档案室，并在公司内部办公系统中进行备案。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，确保印章安全存放，防止印章被盗用、丢失或损坏。2.印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章保管规定。（二）保管人员职责1.负责印章的日常保管，确保印章存放安全，如遇印章丢失、被盗等情况，应及时报告公司领导，并采取相应措施。2.严格按照用印审批流程进行用印操作，对不符合规定的用印申请予以拒绝，并及时向上级汇报。3.定期对印章进行检查和维护，确保印章清晰、完好，如发现印章损坏，应及时申请更换。4.妥善保管印章使用记录，定期将印章使用情况上报公司领导。（三）保管地点1.公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章等重要印章应存放于公司保险柜或专门的印章保管室，实行双人保管制度。2.部门章及其他专用章可根据实际情况由各部门指定专人保管，但应确保印章存放安全。四、用印审批流程（一）审批原则及要求1.用印必须严格按照规定的审批流程进行，未经审批不得擅自用印。2.用印申请应明确用印事项、用印文件名称、用印份数、用印日期等详细信息，并确保申请内容真实、准确、完整。3.审批人员应认真审核用印申请，对不符合规定或存在风险的用印申请予以拒绝，并说明理由。（二）审批流程1.一般用印审批流程申请人填写《用印申请表》，详细说明用印事项及相关情况，并提交相关文件资料。将《用印申请表》及相关文件资料提交至部门负责人进行初审，部门负责人应认真审核用印事项是否符合本部门工作要求及公司相关规定，审核通过后签字确认。将初审通过后的《用印申请表》及相关文件资料提交至公司分管领导进行复审，公司分管领导应从公司整体利益及风险控制角度进行审核，审核通过后签字确认。将复审通过后的《用印申请表》及相关文件资料提交至印章保管人员，印章保管人员根据审批意见进行用印操作，并在《用印申请表》上记录用印情况。2.重大事项用印审批流程对于涉及公司重大决策、重要合同签订、对外投资、融资等重大事项的用印申请，申请人应填写《重大事项用印申请表》，详细说明用印事项的背景、目的、风险评估等情况，并提交相关文件资料。将《重大事项用印申请表》及相关文件资料提交至部门负责人进行初审，部门负责人应组织相关人员对用印事项进行论证和审核，审核通过后签字确认。将初审通过后的《重大事项用印申请表》及相关文件资料提交至公司总经理进行审批，公司总经理应从公司战略发展、风险控制等角度进行全面审核，审批通过后签字确认。将审批通过后的《重大事项用印申请表》及相关文件资料提交至印章保管人员，印章保管人员根据审批意见进行用印操作，并在《用印申请表》上记录用印情况。（三）紧急用印处理1.如遇紧急情况需要用印，申请人可通过电话、邮件等方式向公司领导说明情况，经公司领导同意后，可先进行用印操作，但事后应及时补办用印审批手续。2.紧急用印操作完成后，申请人应在[X]个工作日内将《用印申请表》及相关文件资料提交至公司领导进行审批，并将审批结果告知印章保管人员。五用印操作规范（一）用印前准备1.印章保管人员在接到用印申请后，应认真核对用印申请内容与相关文件资料是否一致，确保用印事项符合规定。2.用印前，应检查用印文件是否有涂改、破损等情况，如有问题应及时与申请人沟通并进行处理。（二）用印操作要求1.用印时，应确保印章清晰、端正地加盖在文件规定位置，不得模糊、歪斜或遗漏。2.对于多页文件，应逐页加盖印章，并在骑缝处加盖骑缝章，确保文件的完整性和真实性。3.用印完成后，应在《用印申请表》上详细记录用印时间、用印文件名称、用印份数、用印人等信息，并由用印人签字确认。（三）用印后文件处理1.用印后的文件应按照公司档案管理规定进行整理、归档，确保文件的妥善保存。2.对于涉及重要事项或需要长期保存的用印文件，应及时将原件移交公司档案室进行保管，复印件留存部门备用。六、印章的停用与销毁（一）印章停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印章时，由相关部门填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因，并经公司领导审批。2.印章停用后，印章保管人员应及时将印章收回，并妥善保管，防止印章继续被误用。（二）印章销毁1.对于停用的印章，经公司领导批准后，由印章保管人员会同公司审计部门、法务部门等相关人员共同进行销毁。2.印章销毁应采用粉碎、焚烧等安全可靠的方式进行，确保印章无法恢复使用。3.印章销毁过程中，应安排专人进行监督，并填写《印章销毁记录》，详细记录印章名称、销毁时间、销毁方式、监督人员等信息，《印章销毁记录》应留存公司档案室备案。七、监督与检查（一）监督部门职责1.公司审计部门负责定期对公司印章管理及用印情况进行审计监督，检查印章管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。2.公司法务部门负责对涉及法律风险的用印事项进行审核，确保用印行为符合法律法规要求，维护公司合法权益。（二）检查内容及方式1.定期检查印章保管情况，包括印章存放是否安全、保管人员是否履行职责等。2.抽查用印审批流程执行情况，检查用印申请是否规范、审批是否严格等。3.检查用印操作规范情况，包括用印是否清晰、准确，文件处理是否及时等。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的用印行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等