清欠办部门制度规范

PAGE清欠办部门制度规范一、总则（一）目的为加强公司清欠工作的规范化管理，有效防范和化解各类欠款风险，保障公司资金安全，维护公司合法权益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司清欠办部门及其工作人员，以及涉及公司欠款清收相关业务的各部门和人员。（三）基本原则1.依法合规原则：清欠工作应严格遵守国家法律法规、政策以及公司相关规定，确保清欠行为合法合规。2.诚实守信原则：在清欠过程中，应秉持诚实守信的态度，与欠款方进行沟通协商，妥善解决欠款问题。3.风险防控原则：注重对欠款风险的识别、评估和防控，采取有效措施降低欠款损失，保障公司资金安全。4.责任明确原则：明确各部门和人员在清欠工作中的职责，确保清欠工作有序开展，责任落实到人。二、清欠办部门职责（一）清欠工作规划与组织1.负责制定公司年度清欠工作计划，明确清欠目标、任务、措施和时间节点，并组织实施。2.协调各部门之间的工作关系，建立健全清欠工作协调机制，确保清欠工作顺利推进。（二）欠款信息收集与分析1.收集、整理、汇总公司各类欠款信息，包括欠款金额、欠款期限、欠款原因、欠款方基本情况等。2.对欠款信息进行深入分析，评估欠款风险程度，为制定清欠策略提供依据。（三）清欠策略制定与执行1.根据欠款信息分析结果，制定针对性的清欠策略，包括协商还款、法律诉讼、资产处置等。2.组织实施清欠策略，与欠款方进行沟通协商，依法采取必要的清欠措施，确保欠款及时收回。（四）清欠工作监督与考核1.对清欠工作进展情况进行跟踪监督，及时发现和解决清欠过程中出现的问题。2.建立清欠工作考核机制，对各部门和人员的清欠工作绩效进行考核评价，激励先进，鞭策后进。（五）与外部机构协作1.加强与律师事务所、会计师事务所、资产评估机构等外部专业机构的协作，借助其专业力量，提高清欠工作效率和效果。2.协调处理与政府相关部门、司法机关等的关系，争取外部支持，为清欠工作创造有利条件。三、清欠工作流程（一）欠款信息登记1.业务部门在与客户签订合同或开展业务过程中，应及时将可能产生欠款的相关信息告知清欠办部门。2.清欠办部门对收到的欠款信息进行详细登记，建立欠款台账，记录欠款的基本情况、发生时间、责任人等信息。（二）欠款风险评估1.清欠办部门定期对欠款台账进行梳理，对每笔欠款进行风险评估。评估内容包括欠款方的经营状况、财务状况、信用状况、还款能力等。2.根据风险评估结果，将欠款分为高风险、中风险和低风险三类，并采取相应的管理措施。（三）清欠策略制定1.对于低风险欠款，清欠办部门可通过电话、邮件、函件等方式与欠款方进行沟通协商，督促其按时还款。2.对于中风险欠款，在采取常规沟通协商措施的基础上，可考虑制定还款计划，明确还款期限和方式，并跟踪落实。3.对于高风险欠款，应及时启动法律诉讼等强硬措施，同时做好资产保全等工作，确保公司权益不受损失。（四）清欠实施1.根据制定的清欠策略，清欠办部门组织相关人员开展清欠工作。与欠款方沟通协商时，应做好记录，留存相关证据。2.采取法律诉讼措施时，应及时委托律师事务所办理，按照法律程序进行诉讼活动，积极配合律师提供相关证据和资料。3.在清欠过程中，如发现欠款方有可供执行的资产，应及时申请法院进行查封、扣押、冻结等资产保全措施。（五）清欠结果跟踪与反馈1.清欠办部门对清欠工作进展情况进行实时跟踪，及时掌握清欠动态。2.清欠工作结束后，应及时将清欠结果反馈给相关部门和领导，并对清欠工作进行总结分析，为今后的清欠工作提供经验教训。四、清欠工作纪律（一）廉洁自律1.清欠办部门工作人员应严格遵守廉洁自律的各项规定，不得接受欠款方的贿赂、宴请、礼品等不正当利益。2.在清欠工作中，应秉持公正、公平、公开的原则，不得利用职务之便谋取私利。（二）保守机密1.清欠办部门工作人员应对公司的欠款信息、清欠策略、诉讼方案等涉及公司商业秘密的内容严格保密，不得泄露给无关人员。2.在与欠款方沟通协商过程中，应注意保护公司的商业秘密，避免因不当言论给公司造成损失。（三）依法依规1.清欠办部门工作人员应严格遵守国家法律法规和公司各项规章制度，依法依规开展清欠工作。2.在采取清欠措施时，应确保行为合法合规，避免因违法违规行为给公司带来法律风险。（四）团结协作1.清欠办部门工作人员应树立团队意识，加强内部沟通协作，形成工作合力。2.在与其他部门协同开展清欠工作时，应积极配合，相互支持，共同完成清欠任务。五、清欠工作档案管理（一）档案收集1.清欠办部门在清欠工作过程中，应及时收集与清欠相关的各类文件、资料、证据等，包括合同协议、往来函件、催收记录、诉讼文书、资产处置文件等。2.对收集到的档案资料进行分类整理，确保资料的完整性和准确性。（二）档案归档1.按照档案管理的要求，将整理好的档案资料进行归档，建立清欠工作档案库。2.档案应按照年度、类别、编号顺序进行存放，便于查找和查阅。（三）档案保管1.明确档案保管责任人，负责清欠工作档案的日常保管和维护。2.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全条件，确保档案资料的安全。（四）档案查阅1.因工作需要查阅清欠档案的，应填写档案查阅申请表，经清欠办部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出保管场所。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。（五）档案销毁1.对于超过保管期限且无保存价值的清欠档案，应按照档案销毁程序进行销毁。2.档案销毁前，应编制档案销毁清单，经清欠办部门负责人审核、公司领导批准后，由专人负责实施销毁，并在销毁清单上签字确认。六、清欠工作监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对清欠办部门的工作进行审计监督，检查清欠工作的合规性、准确性和有效性。2.清欠办部门应定期向公司领导汇报清欠工作进展情况，并接受公司领导的监督和指导。（二）外部监督1.积极配合政府相关部门、行业协会对公司清欠工作的监督检查，及时提供相关资料和信息。2.主动接受社会公众和媒体的监督，对提出质疑和批评的，应认真对待，及时整改，并将整改情况向社会公开。（三）检查内容1.清欠工作制度的执行情况，包括清欠流程、工作纪律、档案管理等方面的执行情况。2.清欠工作计划的完成情况，包括清欠目标、任务的完成进度和质量。3.清欠工作效果，包括欠款回收率、资金回笼情况等。4.清欠工作中存在的问题及改进措施的落实情况。（四）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，清欠办部门应及时制定整改措施，明确整改责任人和整改期限，并认真组织实施。2.整改完成后，应向监督检查部门提交整改报告，接受复查验收。对整改不力的，应追究相关责任人的责任。七、附则（一）解释权本制度规范由公司