会议纪要规范制度

PAGE会议纪要规范制度一、总则（一）目的为了规范公司会议纪要的管理，提高会议效率，确保会议决策和工作安排得到有效落实，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会会议、经理办公会、部门例会、专题研讨会等。（三）基本原则1.准确客观原则：会议纪要应如实记录会议内容，准确反映会议讨论的事项、形成的决议和工作要求，不得歪曲或夸大事实。2.简洁明了原则：语言表达应简洁、清晰，避免冗长和复杂的表述，便于参会人员理解和后续查阅。3.及时高效原则：会议结束后应及时整理会议纪要，确保在规定时间内发布，以便相关人员及时了解会议精神并开展工作。4.保密原则：涉及公司机密信息的会议纪要，应严格按照公司保密制度进行管理，防止信息泄露。二、会议纪要的内容要求（一）会议基本信息1.会议名称：明确会议的具体名称，如“[年度/季度/月度]董事会会议”、“[部门名称]第[X]次例会”等。2.会议时间：记录会议召开的具体年月日时分。3.会议地点：详细记录会议召开的地点。4.参会人员：列出参会人员的姓名、职务，如有缺席人员应注明原因。（二）会议议程按照会议实际进行的顺序，记录各项议程的内容及讨论要点。（三）会议讨论内容及决议1.发言记录：详细记录每位参会人员的发言内容，包括提出的问题、观点、建议等，尽量使用原话，但可进行适当的整理和提炼，确保意思准确。2.决议事项：明确会议达成的决议，包括决策事项、工作安排、责任分工、时间节点等。对于重要决议，应记录决策的依据和背景。3.讨论结果：总结会议讨论的主要成果，如对某个问题的分析结论、解决方案的确定等。（四）下一步工作安排1.任务分解：将决议事项进一步细化为具体的工作任务，明确每项任务的负责人、配合人。2.时间进度：为每项工作任务设定明确的时间节点，包括开始时间、完成时间或阶段性时间要求。3.工作要求：对各项工作任务提出具体的质量标准、工作方法、注意事项等要求。（五）其他事项记录会议中提出的其他重要事项，如需要协调的问题、需关注的风险等。三、会议纪要的撰写规范（一）格式规范1.字体字号：一般采用宋体，标题用二号字加粗，正文用四号字，行间距为固定值22磅。2.段落格式：首行缩进2个字符，段落之间保持适当的间距。3.编号层次：根据内容的逻辑关系，合理使用编号和标题层次，如“一、”“（一）”“1.”“（1）”等，确保条理清晰。（二）语言规范1.表述准确：使用准确、规范的语言，避免使用模糊、歧义或生僻的词汇。2.语法正确：确保语句通顺，语法无误，标点符号使用恰当。3.用词恰当：根据会议内容和性质，选择恰当的词汇，体现正式、严肃的风格。（三）内容组织规范1.结构清晰：按照总则中规定的内容要求，依次组织会议纪要的各个部分，使读者能够快速了解会议的全貌和重点。2.逻辑连贯：各部分内容之间应逻辑紧密，过渡自然，避免出现跳跃或混乱的情况。3.突出重点：对会议的关键内容、重要决议和工作安排应重点突出，便于查阅和执行。四、会议纪要的审核与批准（一）审核流程1.初稿撰写：会议结束后，由会议记录人按照要求及时撰写会议纪要初稿。2.部门负责人审核：初稿完成后，提交给会议主持人所在部门的负责人进行审核，重点审核内容的准确性、完整性和格式规范性。3.相关部门会审（如有需要）：对于涉及多个部门的会议纪要，根据实际情况组织相关部门进行会审，确保纪要内容符合各部门的工作要求和职责范围。4.分管领导审核：经部门负责人审核通过后，提交给分管领导进行审核，分管领导对纪要的内容和决策的合理性进行把关。（二）批准发布1.最终审核：分管领导审核通过后，将会议纪要提交给总经理或董事长进行最终批准。2.发布执行：经总经理或董事长批准后的会议纪要，由公司办公室按照规定的流程进行发布，确保相关人员能够及时获取。五、会议纪要的分发与存档（一）分发范围根据会议的性质和参会人员的职责，确定会议纪要的分发范围，一般包括参会人员、相关部门负责人、公司领导等。对于涉及公司机密的会议纪要，应严格控制分发范围。（二）分发方式1.电子文档：通过公司内部办公系统、电子邮件等方式将会议纪要的电子文档发送给相关人员。2.纸质文档：对于需要纸质存档或特定人员需要纸质文件的情况，打印并分发纸质会议纪要。（三）存档管理1.电子存档：将审核批准后的会议纪要电子文档按照公司档案管理规定进行分类存储，建立索引，便于查询。2.纸质存档：对于纸质会议纪要，应装订成册，加盖公司印章，按照档案管理要求进行编号、归档，存放于专门的档案柜中。3.存档期限：根据公司相关规定，确定会议纪要的存档期限，一般重要会议纪要应长期存档，一般性会议纪要可存档一定期限后进行销毁。六、会议纪要的查阅与使用（一）查阅权限1.内部查阅：公司内部人员因工作需要查阅会议纪要的，应按照公司内部规定的流程进行申请，经批准后可查阅相关会议纪要。2.外部查阅：原则上不允许外部人员查阅公司会议纪要，如有特殊情况需要查阅的，必须经过公司高层领导批准，并严格按照公司保密制度进行管理。（二）使用规定1.仅供工作参考：会议纪要仅供公司内部人员在工作中参考使用，不得用于其他非工作目的。2.不得擅自修改：未经批准，任何人不得擅自修改会议纪要的内容。3.注意保密：查阅和使用会议纪要的人员应严格遵守公司保密制度，妥善保管会议纪要，防止信息泄露。七、会议纪要的变更与补充（一）变更情形1.决议调整：如果会议决议在后续执行过程中发生调整，需要对会议纪要进行相应变更。2.信息补充：发现会议纪要中存在信息遗漏或不准确的情况，需要进行补充和修正。（二）变更程序1.提出申请：由相关部门或人员提出会议纪要变更申请，说明变更的原因和内容。2.审核批准：申请提交后，按照会议纪要审核与批准的流程进行审核和批准。3.发布变更：经批准后的会议纪要变更内容，应及时发布给相关人员，并确保原会议纪要和变更后的会议纪要都得到妥善存档。八、监督与考核（一）监督机制1.内部监督：公司办公室负责对会议纪要的撰写、审核、分发、存档等环节进行日常监督，确保各项工作符合制度要求。2.定期检查：定期对会议纪要的管理情况进行检查，发现问题及时督促整改。（二）考核措施1.纳入绩效考核：将会议纪要的管理工作纳入相关部门和人员的绩效考核体系，对工作表现优秀的给