规范集中采购制度

PAGE规范集中采购制度一、总则（一）目的为加强公司集中采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有集中采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励供应商积极参与，确保采购到性价比最优的物资和服务。4.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购事项进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批年度采购计划。3.决策重大采购项目。4.监督采购过程和结果。（二）采购执行部门采购部门作为公司集中采购的执行机构，负责具体采购活动的组织实施。其职责如下：1.制定采购管理制度和流程。2.编制采购计划并组织实施。3.选择供应商，建立供应商管理体系。4.组织采购谈判，签订采购合同。5.协调采购过程中的各项工作，确保采购任务按时完成。6.负责采购文件的整理和归档。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，提供技术规格、质量标准等相关要求，并参与采购过程中的技术评审和验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，确保采购资金的合理使用和安全。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性等。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、用途等信息。2.《采购需求申请表》需经部门负责人审核签字后提交给采购部门。（二）采购计划编制1.采购部门收到《采购需求申请表》后，进行汇总分析。结合公司库存情况、采购周期等因素，编制年度、季度和月度采购计划。2.采购计划应明确采购项目、采购数量、采购时间、预算金额等内容，并报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购需求，从供应商数据库中筛选出符合要求的潜在供应商，并向其发出《供应商邀请书》，邀请其参与项目投标或报价。2.供应商评估采购部门组织相关部门对供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、技术水平、产品质量、价格水平、售后服务等方面。评估可采用实地考察、问卷调查、样品测试、业绩评价等方式进行。3.供应商确定根据评估结果，采购部门确定入围供应商名单，并与其进行谈判，确定最终供应商。对于重大采购项目，采购决策委员会应参与供应商的确定过程。4.供应商管理采购部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估情况、合作历史等内容。定期对供应商进行考核评价，根据考核结果调整供应商合作策略，如增加或减少采购份额、暂停合作等。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判采购部门与选定的供应商就采购价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款进行谈判。谈判过程中，采购部门应充分了解供应商的成本结构和市场行情，争取有利条款。同时，应与需求部门保持沟通，确保谈判结果符合公司利益。2.合同签订采购谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，并提交给相关部门审核。审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利义务、采购物资或服务的详细规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等条款。（五）采购执行与验收1.采购执行采购部门按照采购合同的要求，向供应商下达订单，跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。在采购过程中，如出现合同变更等情况，采购部门应及时与供应商协商，并签订补充协议。2.验收物资或服务到货后，采购部门组织需求部门、质量检验部门等相关人员进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量等是否符合合同要求。验收合格后，验收人员应在《验收报告》上签字确认。对于验收不合格的物资或服务，采购部门应及时与供应商沟通，要求其采取整改措施或重新提供合格产品。如供应商拒绝履行义务，采购部门可按照合同约定追究其违约责任。（六）付款与结算1.采购部门根据采购合同和验收情况，填写《付款申请单》，并附上相关凭证，如发票、验收报告等。2.《付款申请单》经采购部门负责人、财务部门审核后，报公司领导审批。3.财务部门按照公司领导审批意见办理付款手续，并进行账务处理。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据采购计划编制采购预算，采购预算应与公司年度预算相衔接，确保采购资金的合理安排。2.采购预算编制应充分考虑市场价格波动、采购数量变化等因素，提高预算的准确性和可靠性。（二）预算执行与控制1.采购部门应严格按照采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊原因需要调整采购预算，采购部门应提出书面申请，说明调整原因、调整金额等情况，并报采购决策委员会审批。（三）预算分析与考核1.财务部门定期对采购预算执行情况进行分析，对比实际采购支出与预算的差异，找出原因并提出改进措施。2.公司将采购预算执行情况纳入部门绩效考核体系，对预算执行好的部门给予奖励，对预算执行不力的部门进行问责。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等。2.采用定性与定量相结合的方法对风险进行评估，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.供应商违约风险：加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商；在采购合同中明确违约责任条款，加大违约成本；建立供应商违约预警机制，及时发现并处理潜在违约风险。2.质量风险：严格供应商资质审核和产品质量检验；加强采购过程中的质量监督；要求供应商提供质量保证承诺和售后服务承诺；建立质量问题追溯和处理机制。3.价格波动风险：关注市场价格动态，合理安排采购时间和数量；与供应商签订价格调整条款；采用套期保值等金融工具进行价格风险管理。4.法律风险：加强采购人员法律法规培训；在采购合同签订过程中，严格审核合同条款，确保合同合法合规；聘请法律顾问对重大采购项目进行法律审查。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购程序的合规性、采购文件的完整性、采购合同的执行情况等。2.公司内部设立举报信箱和举报电话，接受员工对采购违规行为的举报。对举报属实的，给予举报人奖励，并严肃处理违规人员。（二）外部监督1.积极接受政府有关部门的监督检查，配合做好相关工作。2.主动公开采购信息，接受社会公众的监督，提高采购活动的透明度。七、信息管理（一）采购信息收集采购部门应广泛收集与采购活动相关的信息，包括市场价格信息、供应商信息、政策法规信息等。信息收集渠道可包括网络平台、行业协会、供应商提供等。（二）采购信息分析与利用采购部门对收集到的采购信息进行分析整理，提取有价值的信息，为采购决策、供应商管理、预算编制等工作提供参考依据。同时，应建立采购信息数据库，实现信息的共享和动态管理。八、培训与教育（一）培训目标提高采购人员的业务素质和专业技能，使其熟悉采购法律法规、采购流程、谈判技巧、风险管理等方面的知识，确保采购工作的顺利开展。（二）培训内容1.法律法规培训，包括国家采购相关法律法规、行业规范等。2.采购业务流程培训，如采购计划编制、供应商选择、合同签订、验收付款等。3.谈判技巧培训，提高采购人员与供应商谈判的能力。4.风险管理培训，增强采购人员风险意识和应对风险的能力。