落实规范谈话制度

PAGE落实规范谈话制度一、总则（一）目的为进一步加强公司内部管理，规范谈话行为，确保谈话工作的严肃性、公正性和有效性，保障公司和员工的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各级管理人员与员工之间的各类谈话活动，包括但不限于工作指导谈话、绩效反馈谈话、违纪调查谈话、离职谈话等。（三）基本原则1.合法性原则：谈话活动必须严格遵守国家法律法规和公司的各项规章制度，确保谈话内容和程序合法合规。2.公正性原则：谈话过程应秉持公正、公平的态度，不偏袒、不歧视任何一方，客观真实地反映情况。3.保密性原则：对谈话涉及的内容和信息，未经授权不得泄露，保护员工的隐私和公司的商业机密。4.有效性原则：通过规范的谈话，达到解决问题、促进工作、提升员工素质的目的，确保谈话取得实际效果。二、谈话主体与职责（一）谈话主体1.公司各级管理人员：包括部门负责人、项目经理、主管等，根据工作需要和职责权限，负责与员工进行谈话。2.人力资源部门工作人员：协助各级管理人员开展谈话工作，并负责对谈话过程进行监督和指导。（二）职责分工1.谈话发起方根据工作安排或实际情况，确定谈话主题、对象和时间，并提前通知谈话对象。准备谈话所需的资料和信息，如员工的工作表现、绩效数据、相关规章制度等。主导谈话过程，引导谈话方向，确保谈话围绕主题进行，达到预期目的。2.谈话参与方按时参加谈话，如实提供相关信息，积极配合谈话发起方的工作。认真倾听谈话内容，理解谈话意图，如有疑问或不同意见，应及时提出。对谈话结果进行反思和改进，按照要求落实相关工作。3.人力资源部门制定和完善谈话制度，明确谈话流程和规范。对各级管理人员进行谈话技巧培训，提高谈话水平。监督谈话制度的执行情况，对违规行为进行纠正和处理。收集、整理谈话记录和相关资料，建立员工谈话档案，为公司决策提供参考依据。三、谈话类型及流程（一）工作指导谈话1.适用场景：当员工在工作中遇到困难、需要指导或对工作任务不明确时，由上级管理人员进行工作指导谈话。2.流程谈话准备：上级管理人员提前了解员工的工作情况和存在的问题，准备相关的工作资料和解决方案。通知员工：提前与员工预约谈话时间，并告知谈话主题和目的。谈话实施：开场介绍谈话目的和议程，营造轻松的谈话氛围。了解员工在工作中遇到的具体问题，倾听员工的想法和困惑。针对问题进行详细的分析和解答，提供具体的工作指导和建议。与员工共同探讨解决方案，明确工作目标和任务要求。鼓励员工积极表达自己的意见和想法，给予肯定和支持。谈话记录：谈话过程中，安排专人进行记录，记录谈话的主要内容、问题分析、解决方案和员工的反馈等。跟进落实：谈话结束后，上级管理人员应跟踪员工对指导意见的落实情况，及时给予帮助和支持，确保工作问题得到有效解决。（二）绩效反馈谈话1.适用场景：在绩效考核周期结束后，由上级管理人员与员工进行绩效反馈谈话，沟通绩效评估结果，分析绩效表现，制定改进计划。2.流程准备绩效数据：人力资源部门负责收集、整理员工的绩效数据，包括绩效指标完成情况、工作表现评价等，并形成绩效报告。上级管理人员审阅：上级管理人员提前审阅绩效报告，熟悉员工的绩效表现，确定谈话重点和需要沟通的问题。通知员工：提前与员工预约谈话时间，告知员工本次谈话的目的是反馈绩效评估结果，并要求员工提前准备好自己对绩效表现的总结和反思。谈话实施：开场简要介绍谈话目的和议程，强调绩效反馈的重要性。向员工通报绩效评估结果，包括各项绩效指标的完成情况、绩效等级和综合评价。详细分析员工的绩效表现，肯定优点和成绩，指出存在的问题和不足。倾听员工对绩效评估结果的看法和意见，了解员工的工作困难和需求。与员工共同制定绩效改进计划，明确改进目标、措施和时间节点。鼓励员工积极改进绩效，表达对员工未来工作的期望和信心。谈话记录：谈话过程中，认真记录员工的意见和反馈，以及双方达成的共识和改进计划。跟进与评估：上级管理人员负责跟踪员工绩效改进计划的执行情况，定期进行评估和反馈，确保改进措施得到有效落实，员工绩效得到提升。（三）违纪调查谈话1.适用场景：当发现员工存在违纪行为时，公司相关部门按照规定程序进行违纪调查谈话，核实情况，查明真相。2.流程立案启动：公司相关部门根据举报、投诉或日常检查发现的线索，对员工违纪行为进行立案调查，并确定谈话对象和谈话时间。通知谈话对象：提前向谈话对象送达《违纪调查谈话通知书》（以下简称《通知书》），告知谈话对象违纪调查的事项、时间、地点和要求。谈话准备：调查人员收集与违纪行为相关的证据材料，整理谈话提纲，明确谈话重点和需要核实的问题。谈话实施：开场向谈话对象宣读《通知书》，告知其权利和义务。要求谈话对象如实陈述事件经过，提供相关证据和线索。针对谈话对象的陈述进行提问和核实，引导谈话对象提供准确、详细的信息。向谈话对象出示已掌握的证据材料，要求其对证据进行质证和说明。告知谈话对象违纪行为可能带来的后果和责任，以及公司的处理原则和程序。认真倾听谈话对象的辩解和申诉，记录谈话内容和要点。谈话记录：谈话过程中，安排专人进行详细记录，记录内容应包括谈话时间、地点、谈话人、谈话对象、谈话内容、证据材料等。谈话记录需经谈话对象签字确认。调查终结：调查人员根据谈话情况和收集的证据材料，撰写违纪调查报告，提出处理建议。公司根据调查报告和相关规定，对违纪员工作出相应的处理决定。（四）离职谈话1.适用场景：员工提出离职申请或公司决定与员工解除劳动关系时，进行离职谈话，了解员工离职原因，沟通离职手续办理等相关事宜。2.流程确定谈话时间：根据员工离职申请或公司决定，及时安排离职谈话时间，并提前通知员工。谈话准备：人力资源部门准备好离职手续办理流程、工作交接要求等相关资料。谈话实施：开场表达对员工离职的理解和感谢，营造友好的谈话氛围。了解员工离职的原因，倾听员工的想法和感受。向员工介绍离职手续办理的流程和要求，包括工作交接、物品归还、工资结算、社保公积金停缴等事项。解答员工关于离职手续办理的疑问，确保员工清楚了解各项流程和时间节点。询问员工对公司的意见和建议，鼓励员工提出宝贵的反馈。对员工在公司期间的工作表现给予肯定和感谢，表达对员工未来发展的祝福。谈话记录：谈话过程中，简要记录员工离职原因、对公司的意见建议以及离职手续办理的沟通情况。跟进离职手续办理：人力资源部门负责跟踪员工离职手续的办理情况，确保离职手续按时、顺利完成。四、谈话记录与档案管理（一）谈话记录要求1.内容完整准确：谈话记录应详细记录谈话的时间、地点、谈话人、谈话对象、谈话主题、谈话内容、双方观点和意见等，确保记录内容完整、准确地反映谈话全过程。2.语言规范简洁：记录语言应规范、简洁，避免使用模糊、歧义或带有主观色彩的词汇，如实记录谈话双方的表述。3.签字确认：谈话记录完成后，应及时交谈话对象审核，经谈话对象确认无误后签字。谈话对象如有修改意见，应在记录上注明修改内容并签字确认。（二）档案管理1.建立员工谈话档案：人力资源部门负责建立员工谈话档案，将每次谈话的记录、相关资料和处理结果等进行整理归档。员工谈话档案应按照员工姓名和谈话类型进行分类管理，便于查询和使用。2.档案内容：员工谈话档案应包括谈话申请表、谈话记录、相关证据材料、处理决定、员工反馈等内容。3.档案保管期限：员工谈话档案的保管期限按照公司档案管理规定执行，一般为[X]年。期满后，经审批可进行销毁处理。4.档案查阅与使用：因工作需要查阅员工谈话档案的，应按照公司档案查阅流程办理审批手续。查阅人员应严格遵守档案保密规定，不得擅自复制、传播或泄露档案内容。五、监督与检查（一）监督机制1.内部监督：公司各级管理人员应自觉遵守谈话制度，人力资源部门负责对谈话制度的执行情况进行日常监督检查，及时发现和纠正存在的问题。2.员工监督：鼓励员工对谈话过程中的违规行为进行监督举报，公司对员工的举报应及时受理、调查和处理，并对举报人给予保护和奖励。（二）检查内容1.谈话程序合规性：检查谈话是否按照规定的流程进行，包括谈话准备、通知、实施、记录等环节是否符合要求。2.谈话内容真实性：核实谈话记录是否真实反映谈话内容，有无故意歪曲、隐瞒或篡改谈话信息的情况。3.谈话记录完整性：检查谈话记录是否完整，是否包含谈话的关键信息和双方的意见反馈。4.保密制度执行情况：监督谈话过程中保密制度的执行情况，检查是否存在泄露谈话内容和信息的行为。（三）违规处理1.对于违反谈话制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处理。情节较轻的，给予批评教育、责令改正；情节严重的，