存货盘点规范制度

PAGE存货盘点规范制度一、总则（一）目的为加强公司存货管理，确保存货信息真实、准确、完整，保障公司资产安全，特制定本存货盘点规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及存货管理的部门和人员，包括采购部门、仓储部门、生产部门、销售部门以及财务部门等。（三）基本原则1.真实性原则：存货盘点应如实反映存货的实际数量、状况和价值。2.准确性原则：盘点数据要准确无误，确保账实相符。3.及时性原则：按照规定的时间和频率进行盘点，及时发现和解决问题。4.责任明确原则：明确各部门及人员在存货盘点中的职责，确保责任落实到人。二、存货定义及分类（一）存货定义存货是指公司在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料等。（二）存货分类1.原材料：用于生产产品的各种基本原料。2.在产品：正在生产过程中尚未完工的产品。3.产成品：已经完成全部生产过程并验收入库，可以对外销售的产品。4.周转材料：如包装物、低值易耗品等。5.委托加工物资：委托外单位加工的各种物资。三、盘点组织与职责（一）盘点领导小组成立以公司总经理为组长，财务总监、运营总监为副组长，各相关部门负责人为成员的盘点领导小组。负责全面领导和监督存货盘点工作，协调解决盘点过程中出现的重大问题。（二）盘点工作小组由财务部门牵头，采购部门、仓储部门、生产部门、销售部门等相关人员组成盘点工作小组。具体负责存货盘点的实施工作，包括制定盘点计划、组织人员培训、实施盘点操作、记录盘点结果、编制盘点报告等。（三）各部门职责1.采购部门负责提供采购合同、采购发票等相关资料，协助核实采购存货的数量、价格等信息。对采购过程中涉及的退货、换货等情况进行说明，并配合盘点工作。2.仓储部门负责存货的保管和出入库管理，确保存货的安全和完整。提供存货的存放地点、库存明细等信息，协助盘点人员进行实地盘点。对盘点过程中发现的存货盘盈、盘亏、毁损等情况进行记录和说明。3.生产部门负责提供生产计划、生产进度等相关资料，并对在产品的数量、状态等进行核实。协助盘点人员对生产线上的在产品进行盘点，配合查找盘盈、盘亏原因。4.销售部门负责提供销售合同、发货记录等相关资料，协助核实已销售未发货、发出商品等情况。对销售退回、折让等情况进行说明，并配合盘点工作。5.财务部门负责制定存货盘点计划，组织和协调盘点工作。对盘点结果进行审核和账务处理，确保账实相符。分析存货盘盈、盘亏、毁损等情况，提出处理建议，并编制盘点报告。四、盘点计划（一）盘点周期1.年度全面盘点：每年年末对公司所有存货进行一次全面盘点。2.季度抽盘：每季度末对部分存货进行抽样盘点，抽样比例不低于存货总量的[X]%。3.不定期盘点：根据公司实际情况，如发生重大资产变动、自然灾害、管理需要等，随时组织对相关存货进行盘点。（二）盘点时间安排1.年度全面盘点应在每年12月下旬开始，具体时间由盘点领导小组确定。2.季度抽盘应在季度末最后一周内完成。3.不定期盘点应在确定盘点事项后的[X]个工作日内完成。（三）盘点范围确定1.包括公司仓库、生产车间、销售门店等所有存放存货的地点。2.涵盖各类存货，如原材料、在产品、产成品、周转材料、委托加工物资等。（四）人员安排根据盘点范围和工作量，合理安排盘点人员。盘点人员应具备相关业务知识和经验，熟悉存货管理流程。（五）盘点准备工作1.财务部门负责编制存货盘点表，明确盘点的存货名称、规格型号、数量、存放地点等信息。2.仓储部门对存货进行整理和标识，确保存货摆放整齐、标识清晰，便于盘点。3.各部门准备好相关的存货出入库凭证、合同、发票等资料，以便在盘点过程中核对。4.盘点人员应提前熟悉盘点流程和要求，接受必要的培训。五、盘点实施（一）实地盘点1.盘点人员按照预先确定的盘点范围和顺序，对存货进行逐一清点。2.对于数量较大的存货，可以采用抽样盘点的方法，但抽样应具有代表性。3.在盘点过程中，要认真记录存货的实际数量、状况（如完好程度、质量等级等），并与存货盘点表进行核对。（二）账实核对1.财务部门根据存货明细账，与实地盘点结果进行核对。2.核对内容包括存货的名称、规格型号、数量、单价、金额等，确保账实相符。3.对于账实不符的情况，要详细记录差异情况，并及时查找原因。（三）特殊情况处理1.对于已销售但尚未发货的存货，应核实销售合同和发货记录，单独记录并注明原因。2.对于委托加工物资，要核对委托加工合同和加工进度，确保数量和状态准确。3.对于毁损、变质的存货，要详细记录其数量、状况和损失程度，并拍照留存。六、盘点结果记录与报告（一）盘点记录1.盘点人员应在盘点过程中及时记录盘点结果，填写存货盘点表。2.存货盘点表应包括存货名称、规格型号、实际数量、账面数量、差异数量及原因等信息。3.盘点记录应清晰、准确、完整，不得涂改。如有涂改，应在涂改处签字确认。（二）盘点报告编制1.盘点工作结束后，盘点工作小组应及时编制盘点报告。2.盘点报告应包括盘点基本情况（如盘点时间、范围、人员等）、盘点结果（账实相符情况、盘盈盘亏及毁损情况等）、差异原因分析、处理建议等内容。3.盘点报告应附存货盘点表、相关证明材料（如照片、合同等）。（三）报告审批1.盘点报告编制完成后，先由盘点工作小组组长审核，确保报告内容真实、准确、完整。2.审核通过后的盘点报告提交给盘点领导小组审批。3.盘点领导小组根据盘点报告和公司实际情况，做出最终的审批意见。七、盘盈盘亏及毁损处理（一）盘盈处理1.对于盘盈的存货，应查明原因，如属于计量误差、漏记等原因造成的，经审批后冲减当期管理费用。2.如盘盈存货涉及其他部门责任，应根据责任认定结果，由责任部门承担相应的经济责任。（二）盘亏处理1.对于盘亏的存货，应区分不同情况进行处理：属于正常损耗的，经审批后计入当期管理费用。属于责任人原因造成的损失，由责任人赔偿；如责任人无法赔偿，经审批后计入营业外支出。如果因自然灾害等不可抗力因素造成的损失，经审批后计入营业外支出，并按照相关规定进行税务处理。2.对于盘亏存货涉及的进项税额，应按照税法规定进行相应的转出处理。（三）毁损处理1.对于毁损的存货，应及时清理，并查明原因。2.属于正常损耗的毁损，经审批后计入当期管理费用；属于责任人原因或其他非正常原因造成的毁损，处理方式同盘亏处理。3.毁损存货的残值应进行合理估计和处理，残值收入冲减相应的损失金额。八、监督与考核（一）监督机制1.公司内部审计部门负责对存货盘点工作进行监督检查，确保盘点工作按照规定的程序和方法进行。2.审计部门应定期抽查盘点记录和报告，核实盘点结果的真实性和准确性。3.对于发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）考核措施1.将存货盘点工作纳入各部门绩效考核体系，对盘点工作完成情况进行考核。2.考核指标包括盘点计划执行情况、盘点结果准确性、差异原因分析及处理及时性等。3.对于在存货盘点工作中表现优秀的部门和个人，给予相应的奖励；