公文制度撰写规范

PAGE公文制度撰写规范一、总则（一）目的为了规范公司/组织公文的撰写，确保公文的质量和效率，提高公司/组织的管理水平和工作业绩，特制定本规范。（二）适用范围本规范适用于公司/组织内部所有公文的撰写，包括但不限于通知、报告、请示、批复、函、会议纪要等。（三）基本原则1.合法性原则：公文的撰写必须符合国家法律法规和行业标准，不得违反法律法规和行业标准的规定。2.准确性原则：公文的内容必须准确无误，不得含糊不清、模棱两可或产生歧义。3.规范性原则：公文的格式、排版、字体、字号等必须符合公司/组织的规定和要求，不得随意更改。4.时效性原则：公文的撰写必须及时、高效，不得拖延或延误，确保公文能够及时传达和执行。二、公文种类及撰写要求（一）通知1.适用范围：适用于传达公司/组织的各项规定、要求、通知等事项。2.撰写要求标题：应准确概括通知的主要内容，一般采用“关于+事由+的通知”的格式。正文：应明确通知的目的、内容、要求和执行时间等，语言简洁明了，条理清晰。落款：应注明通知的发布部门和发布日期。（二）报告1.适用范围：适用于向上级领导或相关部门汇报工作进展、情况、问题等事项。2.撰写要求标题：应准确概括报告的主要内容，一般采用“关于+事由+的报告”的格式。正文：应详细阐述报告的目的、内容、分析和建议等，数据准确，分析客观，建议可行。落款：应注明报告的撰写部门和撰写日期。（三）请示1.适用范围：适用于向上级领导或相关部门请求指示、批准、支持等事项。2.撰写要求标题：应准确概括请示的主要内容，一般采用“关于+事由+的请示”的格式。正文：应明确请示的目的、理由、依据和请求事项等，语言诚恳，理由充分，依据可靠。落款：应注明请示的撰写部门和撰写日期。（四）批复1.适用范围：适用于对下级部门的请示进行答复、批准、指示等事项。2.撰写要求标题：应准确概括批复的主要内容，一般采用“关于+事由+的批复”的格式。正文：应明确批复的依据、意见和要求等，语言简洁明了，态度明确。落款：应注明批复的发布部门和发布日期。（五）函1.适用范围：适用于公司/组织与外部单位之间的沟通、协调、商洽等事项。2.撰写要求标题：应准确概括函的主要内容，一般采用“关于+事由+的函”的格式。正文：应明确函的目的、内容、要求和答复期限等，语言礼貌、得体，内容具体。落款：应注明函的撰写部门和撰写日期。（六）会议纪要1.适用范围：适用于记录公司/组织内部会议的主要内容、决议、要求等事项。2.撰写要求标题：应准确概括会议纪要的主要内容，一般采用“关于+会议名称+的会议纪要”的格式。正文：应按照会议的议程和发言顺序，记录会议的主要内容、决议、要求等，语言简洁明了，重点突出。落款：应注明会议纪要的撰写部门和撰写日期。三、公文格式及排版要求（一）页面设置1.纸张大小：一般采用A4纸。2.页边距：上、下、左、右页边距均为2.54厘米。（二）字体字号1.标题：一般采用二号宋体加粗。2.正文：一般采用三号仿宋体。3.一级标题：一般采用四号黑体加粗。4.二级标题：一般采用小四号宋体加粗。5.三级标题：一般采用小四号仿宋体加粗。（三）段落格式1.行距：一般采用1.5倍行距。2.缩进：首行缩进2个字符。（四）页码1.位置：一般位于页面底部居中。2.格式：一般采用“第X页，共X页”的格式。（五）落款1.位置：一般位于正文右下方。2.格式：应注明发文部门和发文日期，发文日期应采用阿拉伯数字书写。四、公文审核及签发要求（一）审核要求1.内容审核：审核公文的内容是否符合国家法律法规和行业标准，是否准确无误，是否符合公司/组织的规定和要求。2.格式审核：审核公文的格式是否符合本规范的要求，是否排版整齐、美观。3.语言审核：审核公文的语言是否简洁明了、条理清晰、用词恰当，是否存在错别字、语病等问题。（二）签发要求1.签发流程：公文撰写完成后，应按照公司/组织的规定进行审核和签发。一般情况下，公文应先由部门负责人审核，再由分管领导审核，最后由主要领导签发。2.签发权限：不同级别的领导具有不同的签发权限，具体签发权限应按照公司/组织的规定执行。3.签发责任：签发人应对公文的内容和质量负责，如发现公文存在问题，应及时要求撰写人进行修改。五、公文归档及保管要求（一）归档要求1.归档范围：公司/组织内部所有公文均应进行归档。2.归档时间：公文办理完毕后，应及时进行归档，一般应在一周内完成归档工作。3.归档方法：公文应按照年度、类别、文号等进行分类归档，建立电子档案和纸质档案。（二）保管要求1.保管期限：公文的保管期限应按照国家法律法规和公司/组织的规定执行，一般分为永久保管、长期保管和短期保管。2.保管方式：公文应妥善保管，防止丢失、损坏和泄密。电子档案应定期进行备份，纸质档案应存放在专门的档案柜中，并做好防潮、防火、防虫等工作。3.查阅要求：查阅公文应按照公司/组织的规定进行申请和审批，未经批准不得查