规范公司送货单制度

PAGE规范公司送货单制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司送货单的管理流程，确保货物交付过程的准确、清晰、可追溯，保障公司与客户之间的权益，提高物流配送效率，加强财务管理，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及货物配送的部门及人员，包括销售部门、仓储部门、物流部门等。（三）基本原则1.准确性原则：送货单信息应准确反映所送货物的名称、规格、数量、单价、总价等详细内容，确保与订单及实际货物一致。2.完整性原则：送货单应包含必要的信息，如发货日期、送货地址、客户名称、联系方式、送货单号等，不得遗漏重要内容。3.及时性原则：送货单应在货物交付时及时填写，并尽快传递给相关部门，确保信息的及时共享。4.规范性原则：送货单的格式、填写要求、签字盖章等应符合公司规定及相关法律法规要求，保持统一规范。二、送货单的格式与内容（一）格式公司统一制定送货单格式，采用[具体格式，如A4纸张、一式多联等]，确保送货单的标准化和规范化。（二）内容1.表头信息送货单号：由系统自动生成或按照一定规则编制，具有唯一性，便于查询和跟踪货物配送情况。发货日期：填写货物实际发出的日期，精确到年、月、日、时、分。客户名称：填写收货客户的全称，确保准确无误。客户联系方式：包括客户的联系电话、传真号码、电子邮箱等，以便在送货过程中出现问题时能够及时沟通。送货地址：详细填写收货客户的地址，包括省、市、区、街道、门牌号等，确保货物能够准确送达。2.货物明细货物名称：按照产品标准名称填写，不得使用简称或俗称，确保与订单及库存记录一致。规格型号：详细注明货物的规格、型号，如有特殊要求应在备注栏中说明。单位：填写货物的计量单位，如件、箱、千克等。数量：填写实际交付货物的数量，确保与订单数量相符，如有差异应注明原因。单价：填写货物的销售单价，应与合同约定一致。总价：由数量乘以单价得出，自动计算生成，确保金额准确无误。3.备注信息如有特殊要求，如货物的包装方式、运输方式、交货期限等，应在备注栏中详细说明。对于货物质量问题、退换货等相关事项的说明，也可在备注栏中注明。4.签字盖章送货人签字：送货人员在完成货物交付后，应在送货单上签字确认，表明货物已实际送达。客户签字（盖章）：收货客户在收到货物后，应在送货单上签字或盖章确认，表明已收到货物且对货物的数量、质量等无异议。公司盖章：送货单应加盖公司公章或业务专用章，以证明公司对送货行为的认可。三、送货单的开具流程（一）订单确认1.销售部门在接到客户订单后，应及时与客户沟通确认订单细节，包括货物名称、规格型号、数量、单价、交货日期、交货地点等信息，确保订单信息准确无误。2.销售部门将确认后的订单信息传递给仓储部门，作为备货和发货的依据。（二）备货发货1.仓储部门根据销售订单信息，安排货物的备货工作。在备货过程中，应核对货物的名称、规格型号、数量等信息，确保与订单一致。2.货物备货完成后，仓储部门通知物流部门安排送货车辆和送货人员。物流部门根据送货地址和货物数量等情况，合理安排运输车辆和配送路线。3.送货人员在装车前，应再次核对货物的名称、规格型号、数量等信息，确保与送货单一致。装车过程中，应注意货物的摆放和固定，避免在运输过程中发生损坏。（三）送货单开具1.送货人员在货物装车完毕后，应立即开具送货单。送货单应按照规定的格式和内容填写，确保信息准确、完整。2.送货单开具完成后，送货人员应将送货单的第一联留存作为送货记录，第二联交客户签字（盖章）后带回公司，第三联及其他联次根据公司内部流程传递给相关部门，如财务部门、销售部门等。（四）审核与存档1.销售部门在收到送货人员带回的客户签字（盖章）后的送货单第二联后，应进行审核。审核内容包括送货单信息与订单信息是否一致、客户签字（盖章）是否清晰有效等。如发现问题，应及时与送货人员或客户沟通解决。2.审核无误后，销售部门将送货单第二联连同其他相关资料一并交财务部门进行账务处理。财务部门根据送货单记录的货物数量、单价、总价等信息，进行销售收入的确认和应收账款的核算。3.送货单的存根联及其他联次由销售部门负责存档保管，存档期限按照公司档案管理制度执行。存档的送货单应按照送货单号顺序排列，便于查询和追溯。四、送货单的传递与保管（一）传递流程1.送货人员在货物交付时，将送货单的第一联留存作为送货记录，第二联交客户签字（盖章）后带回公司。2.送货人员将带回的送货单第二联及时交给销售部门。销售部门在审核无误后，将送货单第二联连同其他相关资料一并交财务部门。3.财务部门根据送货单进行账务处理后，将送货单的相关联次传递给其他需要的部门，如采购部门、仓库管理部门等，以便进行相应的业务操作和数据统计。（二）保管责任1.销售部门负责送货单存根联及其他联次的存档保管工作，确保送货单的完整性和可追溯性。2.财务部门负责保管与账务处理相关的送货单联次，按照财务档案管理规定进行存放和保管，以便进行财务审计和查询。3.其他部门在收到送货单相关联次后，应妥善保管，按照公司规定的期限进行存放，不得擅自销毁或丢失。（三）保管期限送货单的保管期限按照公司档案管理制度执行，一般为[X]年。在保管期限内，如有需要查阅送货单信息，应按照规定的审批流程进行申请和查阅。五、送货单的变更与作废（一）变更1.在送货单开具后，如发现送货单信息有误，需要变更的，应按照以下流程进行操作：送货人员应及时通知销售部门，说明变更原因和变更内容。销售部门审核变更申请后，如同意变更，应在送货单上注明变更原因，并由相关人员签字确认。送货人员根据变更后的送货单信息，对货物进行相应的调整或处理，并确保变更后的送货单信息准确无误。2.变更后的送货单应按照原送货单的传递流程进行传递和保管，确保相关部门都能及时获取变更后的信息。（二）作废1.在送货过程中，如因特殊原因需要作废送货单的，应按照以下流程进行操作：送货人员应及时通知销售部门，说明作废原因。销售部门审核作废申请后，如同意作废，应在送货单上注明作废原因，并加盖“作废”章。作废后的送货单应妥善保管，不得随意丢弃或销毁。在每月末或定期，由销售部门将作废的送货单进行整理归档，注明作废日期、作废原因等信息。2.对于已开具且已传递给客户的送货单，如客户已签字（盖章）确认，原则上不得作废。如因特殊情况需要作废，应与客户协商沟通，取得客户同意后，按照上述作废流程进行操作，并重新开具正确的送货单。六、送货单的查询与统计（一）查询1.公司内部各部门因工作需要查询送货单信息的，应按照规定的审批流程进行申请。申请时应注明查询原因、查询时间段、查询内容等信息。2.销售部门负责受理送货单查询申请，并根据申请内容进行查询。查询结果应以书面形式或电子文档形式提供给申请人，并确保查询信息的准确性和完整性。3.对于涉及客户隐私或公司商业机密的送货单信息，应严格按照公司保密制度进行管理，未经授权不得随意查询和泄露。（二）统计1.销售部门应定期对送货单信息进行统计分析，统计内容包括送货数量、销售额、客户分布、交货周期等。通过统计分析，为公司的销售决策、物流配送优化、客户服务改进等提供数据支持。2.统计结果应以报表形式呈现，报表内容应清晰、准确、直观。报表应包括统计时间段、统计项目、统计数据等信息，并附上必要的图表和分析说明。3.销售部门应将统计报表定期报送公司管理层，以便管理层及时了解公司货物配送情况和销售业绩，做出合理的决策。七、监督与考核（一）监督机制1.公司设立专门的监督小组，负责对送货单制度的执行情况进行监督检查。监督小组由公司内部审计部门、财务部门、销售部门等相关人员组成。2.监督小组定期对送货单的开具、传递、保管、变更、作废等环节进行检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.公司鼓励员工对送货单制度执行过程中的违规行为进行举报，对于举报属实的，给予举报人一定的奖励。（二）考核办法1.将送货单制度的执行情况纳入员工绩效考核体系，对严格按照制度执行、工作表现优秀的员工给予奖励；对违反制度规定、造成工作失误或损失的员工进行相应的处罚。2.考核指标包括送货单信息准确性、完整性、及时性，送货单传递流程的合规性，送货单保管的规范性等。具体考核标准由公司人力资源