会议室管理制度规范

PAGE会议室管理制度规范一、总则（一）目的为了加强公司会议室的管理，提高会议室的使用效率，确保会议等活动的顺利进行，特制定本管理制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内所有会议室，包括但不限于大型会议室、中型会议室、小型会议室等。（三）基本原则1.统一管理原则：公司会议室由行政部门统一管理和调配，确保资源的合理利用。2.高效使用原则：鼓励各部门充分利用会议室资源，提高工作效率，但需提前预约，避免资源闲置和浪费。3.安全规范原则：会议室的使用应符合相关安全规定，确保人员和设备的安全。二、会议室使用规定（一）预约流程1.提前申请：各部门如需使用会议室，应至少提前[X]小时填写《会议室使用申请表》，详细说明会议主题、时间、参会人数等信息。2.审批流程：申请表提交后，由部门负责人签字确认，再提交至行政部门进行审批。行政部门根据会议室的使用情况进行安排，并及时反馈审批结果。3.特殊情况处理：如遇紧急会议或临时需求，无法提前预约的，需向行政部门说明情况，经同意后方可使用。（二）使用时间1.正常使用时间：周一至周五[具体时间段]，如有特殊情况需调整使用时间，应提前与行政部门沟通。2.超时规定：原则上每次会议使用时间不得超过预约时间。如因特殊原因需要延长使用时间，需提前向行政部门申请，经同意后方可继续使用。未经同意超时使用的，将按照相关规定进行处理。（三）参会人数限制各会议室根据其规模设定了相应的参会人数上限，具体如下：1.大型会议室：可容纳[X]人。2.中型会议室：可容纳[X]人。3.小型会议室：可容纳[X]人。各部门应严格按照规定的人数使用会议室，不得超员使用，以免影响会议效果和安全。（四）使用要求1.保持整洁：使用会议室后，使用部门应负责清理会议室，保持桌面、地面、座椅等整洁干净，将垃圾带走。2.爱护设备：使用过程中，应爱护会议室的设备设施，如投影仪、音响、空调等。如有损坏，应及时向行政部门报告，并照价赔偿。3.遵守秩序：参会人员应遵守会议秩序，不得在会议室内大声喧哗、吸烟、随意走动等。手机调至静音或关机状态，如需接听电话，应到会议室外进行。三、会议室设备管理（一）设备配置1.各会议室根据其功能需求，配备了相应的设备设施，包括投影仪、音响系统、麦克风、电脑、桌椅、空调等。2.行政部门应定期对会议室设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（二）设备使用1.操作培训：行政部门应对使用会议室设备的人员进行操作培训，使其熟悉设备的使用方法和注意事项。2.使用规范：使用人员应按照设备的操作规程进行操作，不得擅自更改设备设置。如遇设备故障，应及时向行政部门报告，不得自行拆卸或维修。（三）设备维护1.定期维护：行政部门应制定会议室设备的定期维护计划，安排专业人员对设备进行检查、清洁、保养等工作，确保设备的性能良好。2.故障维修：设备出现故障时，行政部门应及时联系专业维修人员进行维修，并记录故障情况和维修结果。四、会议室安全管理（一）消防安全1.会议室应配备必要的消防设施，如灭火器、消火栓等，并确保其处于正常状态。2.严禁在会议室内吸烟和使用明火，不得私拉乱接电线，不得堆放易燃、易爆物品。3.定期组织消防安全检查，消除火灾隐患，提高员工的消防安全意识。（二）人员安全1.会议室的桌椅等设施应摆放整齐，不得有尖锐边角，以免造成人员伤害。2.会议期间，应确保通道畅通，不得堵塞疏散通道和安全出口。3.如遇紧急情况，应按照应急预案进行处理，确保人员的生命安全。五、会议室清洁管理（一）日常清洁1.行政部门应安排专人负责会议室的日常清洁工作，每天对会议室进行清扫，包括地面、桌面、座椅、门窗等。2.定期对会议室的窗帘、地毯等进行清洗，保持会议室的整洁卫生。（二）会前会后清洁1.会议前，清洁人员应提前对会议室进行全面清洁，确保会议环境整洁舒适。2.会议结束后，使用部门应及时清理会议现场，将垃圾带走，清洁人员再进行一次全面清洁，为下一次会议做好准备。六、会议室费用管理（一）费用标准1.会议室的使用费用主要包括水电费、设备折旧费等，具体费用标准如下：大型会议室：[X]元/小时。中型会议室：[X]元/小时。小型会议室：[X]元/小时。2.如因特殊情况需要使用会议室的额外设备或服务，费用另行计算。（二）费用结算1.行政部门每月对会议室的使用情况进行统计，根据费用标准计算各部门应承担的费用。2.费用结算周期为每月[具体日期]，行政部门将费用明细发送至各部门，各部门应在规定时间内完成费用支付。七、违规处理（一）违规行为1.未按规定提前预约会议室。2.超员使用会议室。3.未经同意超时使用会议室。4.损坏会议室设备设施未及时报告和赔偿。5.在会议室内吸烟、使用明火、私拉乱接电线等违反安全规定的行为。6.未按要求保持会议室整洁卫生。（二）处理措施1.对于首次违规的部门或个人，行政部门将给予口头警告，并要求其立即整改。2.对于多次违规或情节严重的部门或个人,行政部门将视情况给予书面警告、罚款（罚款金额为[X]元/次）等处理措施，并在公司内部进行通报批评。3.因违规行为给公司造成损