资金收付管理规范制度

PAGE资金收付管理规范制度一、总则（一）目的为加强公司资金收付管理，规范资金收付流程，确保资金安全、高效运作，提高资金使用效益，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构的资金收付活动。（三）基本原则1.合法性原则：资金收付活动必须符合国家法律法规及相关政策要求。2.准确性原则：确保资金收付信息准确无误，避免因错误导致的资金损失和业务延误。3.安全性原则：保障资金安全，防止资金被盗用、挪用等风险。4.及时性原则：及时办理资金收付业务，提高资金周转效率。5.职责明确原则：明确各部门、各岗位在资金收付管理中的职责，避免职责不清导致的管理混乱。二、资金收付岗位设置与职责（一）岗位设置1.资金收付专员：负责具体办理资金收付业务，包括收款、付款的操作及相关凭证的填制等。2.资金审核岗：对资金收付业务进行审核，确保业务合规、手续齐全、金额准确等。3.资金主管：统筹管理公司资金收付工作，制定资金收付计划，监督资金收付流程执行情况等。（二）岗位职责1.资金收付专员严格按照规定流程办理资金收付业务，确保操作准确、及时。负责收集、整理资金收付相关原始凭证，及时传递给财务部门进行账务处理。定期核对资金收付记录，确保账实相符。协助资金审核岗和资金主管开展相关工作，提供必要的业务信息。2.资金审核岗审核资金收付业务的合规性，包括合同协议、审批文件等是否齐全有效。核对资金收付金额与相关业务单据是否一致，确保金额准确无误。审查资金收付凭证的填制是否规范，签字盖章等手续是否完备。对审核中发现的问题及时与相关部门沟通协调，提出整改意见。3.资金主管根据公司业务情况和资金状况，制定合理的资金收付计划，确保资金的合理安排。组织、协调资金收付工作，监督资金收付流程的执行情况，及时发现和解决存在的问题。定期分析资金收付情况，为公司资金决策提供数据支持和建议。负责与银行等金融机构的沟通协调，维护良好的合作关系。三、资金收入管理（一）收入来源公司资金收入主要包括销售收入、租金收入、投资收益、贷款收入等。（二）收款流程1.业务部门发起：业务部门在与客户签订合同或协议后，根据合同约定的收款方式和时间，发起收款申请。收款申请应详细注明客户名称、收款金额、收款事由、预计收款时间等信息。2.审核：资金审核岗收到收款申请后，对申请内容进行审核。审核要点包括合同的有效性、收款金额的准确性、收款时间的合理性等。审核通过后，在收款申请上签字确认，并将申请传递给资金收付专员。3.通知客户：资金收付专员根据审核后的收款申请，及时通知客户付款。通知方式可采用电话、邮件、书面函件等，确保客户清楚知晓付款金额、付款方式、付款时间等要求。4.款项收取：客户按照通知要求付款后，资金收付专员及时办理收款手续。对于现金收款，应在收款当日缴存银行，并取得银行收款凭证；对于银行转账收款，应及时核对到账情况，确认款项是否足额到账。5.收款确认：资金收付专员收到款项并核对无误后，在收款记录上签字确认，并将收款凭证传递给财务部门进行账务处理。同时，更新客户应收账款信息，确保账实相符。（三）特殊情况处理1.逾期收款：如客户逾期未付款，业务部门应及时与客户沟通催款，并将逾期情况告知资金主管。资金主管根据情况制定催款措施，必要时可采取法律手段维护公司权益。2.收款差异：若实际收款金额与合同约定金额存在差异，资金收付专员应及时与业务部门和客户沟通核实原因。如因业务变更导致差异，应取得相关证明文件，并经资金审核岗审核后进行相应处理。四、资金支出管理（一）支出类型公司资金支出主要包括采购支出、费用报销、工资发放、投资支出、还款支出等。（二）付款流程1.申请：资金支出业务发起部门根据业务需求填写付款申请单。付款申请单应详细注明付款对象、付款金额、付款事由、付款方式等信息，并附上相关合同协议、审批文件等证明材料。2.审批：付款申请单按照公司审批流程进行审批。审批人应认真审核申请内容，确保业务真实、合规、金额合理等。审批通过后，在付款申请单上签字确认。3.审核：资金审核岗收到经审批的付款申请单后，再次进行审核。审核重点包括审批手续是否齐全、付款金额与相关证明材料是否一致、付款方式是否符合规定等。审核无误后，签字确认并传递给资金收付专员。4.支付：资金收付专员根据审核后的付款申请单办理付款手续。对于支票付款，应严格按照支票管理规定填写支票信息，并确保支票安全交付给收款人；对于银行转账付款，应准确录入收款方账户信息，经双人复核后提交银行办理转账业务；对于现金付款，应严格按照现金管理规定进行支付，并取得收款人签字确认的收据。5.付款记录：资金收付专员完成付款后，及时记录付款信息，包括付款日期、付款金额、付款对象、付款方式等，并将付款凭证传递给财务部门进行账务处理。同时，更新相关业务台账，确保资金支出情况清晰可查。（三）大额资金支出管理对于单笔金额超过[X]万元的大额资金支出，除按照上述付款流程进行审批和审核外，还应实行集体决策或专项审计。集体决策可通过召开专题会议等形式，由公司领导班子成员、相关部门负责人等共同参与讨论决策；专项审计可委托专业审计机构对大额资金支出项目进行审计，确保资金使用的合理性和效益性。（四）预付款管理1.预付款业务应严格按照合同约定执行。业务部门在申请预付款时，应提供与供应商签订的采购合同，并详细说明预付款的金额、用途、预计到货时间等信息。2.预付款申请经审批和审核通过后，资金收付专员按照规定办理付款手续。同时，应建立预付款台账，跟踪预付款的使用情况和货物到货情况。3.如因供应商原因导致预付款无法按照合同约定转化为有效采购，业务部门应及时与供应商协商解决，并将情况告知资金主管。资金主管根据情况采取相应措施，如追回预付款、追究供应商责任等。五、资金账户管理（一）账户开设与变更1.根据公司业务需要，由资金主管提出开设资金账户的申请，经公司管理层审批后，按照银行相关规定办理开户手续。开户申请应明确账户类型、开户银行、账户用途等信息。2.如需变更资金账户信息，如账户名称、账号、开户银行等，由资金主管提出变更申请，经审批后及时办理变更手续，并确保相关业务系统和财务记录的及时更新。（二）账户使用与管理1.资金收付应通过公司指定的资金账户进行，严禁公款私存或设立账外账。2.资金账户的使用应严格按照银行账户管理规定和公司内部资金收付流程进行操作。资金收付专员应妥善保管账户密码、U盾等支付工具，确保账户安全。3.定期核对资金账户余额，每月至少进行一次银行对账单与公司资金日记账的核对，确保账账相符。如发现异常情况，应及时查明原因并进行处理。4.加强对资金账户的监控，关注账户资金变动情况，防范资金风险。对于异常的资金流入或流出，应及时进行调查核实，并采取相应的风险控制措施。（三）账户销户1.当资金账户不再使用时，由资金主管提出销户申请，经审批后按照银行规定办理销户手续。2.销户前，应确保账户内资金已清理完毕，相关业务已处理完毕，不存在未结清的债权债务关系。3.销户后，应妥善保管销户相关资料，作为公司财务档案进行存档。六、资金票据管理（一）票据种类公司涉及的资金票据主要包括支票、汇票、本票、发票、收据等。（二）票据购买与保管1.由资金收付专员根据业务需要，按照规定向银行购买支票、汇票、本票等票据。购买票据时，应填写票据购买申请表，经资金审核岗审核后办理购买手续。2.建立票据保管登记簿，详细记录票据的种类、号码来源、购入日期、领用情况、作废情况等信息。票据应存放在安全可靠的地方，由专人负责保管，确保票据安全。3.对于空白支票，应严格按照支票管理规定进行保管，实行专人专柜保管，支票的存放处应配备保险柜等安全设施。严禁将空白支票交给他人代填或保管。（三）票据使用1.支票、汇票、本票等票据的使用应严格按照规定的格式和流程进行填写。填写票据时，应确保字迹清晰、内容准确、印章齐全。2.票据使用后，资金收付专员应及时在票据保管登记簿上记录使用情况，并将票据存根联、相关凭证等整理归档。3.对于发票和收据的开具，应按照国家税收法律法规和公司财务制度的要求进行操作。开具发票和收据时，应注明开票日期、客户名称、项目内容、金额等信息，并加盖公司发票专用章或财务专用章。（四）票据作废与销毁1.如票据填写错误或因其他原因需要作废，应在票据上加盖“作废”戳记，并将作废票据与存根联一并保存。同时，在票据保管登记簿上注明作废原因和日期。2.定期对作废票据进行清理，经资金审核岗审核后，按照规定程序进行销毁。销毁过程应进行记录，确保作废票据妥善处理。七、资金风险管理（一）风险识别与评估1.资金主管应定期组织对公司资金收付业务进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、信用风险、操作风险等。2.根据风险识别和评估结果，确定风险等级，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对：关注宏观经济形势和市场变化，合理安排资金，优化资金结构，降低市场波动对公司资金的影响。通过多元化投资等方式，分散投资风险。2.信用风险应对：加强对客户和供应商的信用管理，建立信用评估体系，对信用状况不佳的客户和供应商采取相应的风险控制措施，如加强款项催收、要求提供担保等。3.操作风险应对：完善资金收付流程，加强内部控制，规范操作行为，减少因操作失误导致的风险。加强对资金收付人员的培训和监督，提高其业务水平和风险意识。4.其他风险应对：针对可能出现的其他资金风险，如法律法规风险、政策风险等，及时关注相关法律法规和政策变化，调整公司资金管理策略，确保公司资金收付活动合法合规。（三）风险监控与预警1.建立资金风险监控指标体系，定期对资金收付情况、账户余额、资金流动性等进行监控分析。2.设定风险预警阈值，当资金风险指标达到或接近预警阈值时，及时发出预警信号。资金主管根据预警信号，组织相关人员进行风险排查和分析，采取相应的风险应对措施，防止风险扩大。八、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对资金收付管理情况进行审计监督，检查资金收付流程的执行情况、资金账户管理情况、资金票据管理情况等是否符合本规范制度要求。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务检查财务部门定期对资金收付业务进行自查，核对资金收付记录、账户余额、财务报表等是否一致，检查资金收付凭证的填制和审核是否