规范盖章制度

PAGE规范盖章制度一、总则（一）目的为加强公司/组织印章管理，规范印章使用流程，维护公司/组织合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及全体员工在涉及公司/组织各类事务中使用印章的行为。（三）印章种类及定义1.公章：公司/组织法定名称章，具有最高法律效力，代表公司/组织对外行使权力。2.法人章：法定代表人个人名章，主要用于特定的个人授权事项。3.财务专用章：用于公司/组织财务结算、票据等相关财务业务。4.合同专用章：专门用于签订各类合同、协议等具有法律约束力的文件。5.部门章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于本部门内部事务。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司/组织各类印章的刻制必须严格按照国家法律法规及相关行业标准进行。2.如需刻制新印章，由需求部门提出书面申请，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经公司/组织相关领导审批同意。3.申请获批后，由行政部门统一办理印章刻制手续，选择具有合法资质的印章制作单位进行刻制。4.印章刻制完成后，行政部门应及时对印章进行登记备案，记录印章名称、规格、材质、刻制日期、启用日期、保管人等信息。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，经公司/组织负责人签字确认后，方可正式启用。2.启用印章时，行政部门应将启用日期、使用范围等信息以书面形式通知公司/组织内部各部门及相关人员。3.印章启用后，原印章如有变更或废止，应及时办理相关手续，并发布废止通知。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，确保印章安全存放，防止遗失、被盗或滥用。2.印章保管人应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理制度。（二）保管职责1.公章保管人：负责公章的日常保管和使用审批，严格按照规定流程用印。2.法人章保管人：负责法人章的保管，根据法定代表人授权进行用印操作。3.财务专用章保管人：负责财务专用章的保管，确保在财务业务范围内正确使用。4.合同专用章保管人：负责合同专用章的保管，按照合同审批流程用印。5.部门章保管人：负责本部门印章的保管，仅限于本部门内部事务使用。（三）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.严禁将印章带出公司/组织办公区域使用，如有特殊情况需要外出用印，必须经公司/组织相关领导批准，并由保管人陪同前往。3.印章保管人应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、变形、模糊等情况，应及时报告并申请更换。四、印章的使用（一）使用原则1.严格按照规定的使用范围和审批流程使用印章，确保印章使用的合法性、真实性和严肃性。2.任何部门和个人不得擅自超越权限使用印章，不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖印章。（二）使用流程1.申请：使用部门或个人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数、用印日期等信息，并签字确认。2.审批：根据用印事项的性质和金额，按照公司/组织审批权限进行审批。一般事项由部门负责人审批；重要事项、涉及金额较大的事项或对外签订合同等，需经公司/组织相关领导审批。3.用印：审批通过后，印章保管人对照《印章使用申请表》及相关文件进行用印操作。用印时应确保印章清晰、端正，骑年盖月，并在《印章使用登记表》上进行登记，注明用印日期、用印事项、文件名称、文号、用印份数、审批人等信息。4.文件存档：用印后的文件由使用部门或个人负责存档保管，以备查阅。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要立即用印，但审批流程无法及时完成时，使用部门或个人应向公司/组织相关领导电话请示，经同意后可先行用印，但事后必须及时补办审批手续。2.对于涉及重大事项或法律风险较高的文件用印，应在使用前组织相关部门进行会审，确保文件内容合法合规。五、印章的停用与销毁（一）停用情形1.公司/组织名称变更、重组、撤销等原因导致印章不再使用。2.印章损坏、遗失或被盗，无法继续正常使用。3.根据法律法规或公司/组织规定，需要停用的其他情形。（二）停用程序1.印章保管人发现印章需要停用时，应及时填写《印章停用申请表》，说明停用原因，并提交行政部门审核。2.行政部门审核通过后，报公司/组织负责人批准，并发布印章停用通知。3.印章停用通知应明确印章停用日期、停用原因、保管人等信息，并要求公司/组织内部各部门及相关人员停止使用该印章。（三）销毁程序1.对于停用的印章，由行政部门负责组织销毁。销毁前，行政部门应填写《印章销毁申请表》，经公司/组织负责人批准后实施。2.印章销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。3.销毁过程中，应安排专人负责监督，并在《印章销毁登记表》上记录销毁日期、印章名称、规格、材质、销毁方式、监督人等信息。销毁完成后，监督人、保管人应在登记表上签字确认。六、监督与检查（一）监督机制1.公司/组织设立印章管理监督小组，由行政部门、审计部门等相关人员组成，负责对印章管理制度的执行情况进行监督检查。2.监督小组应定期或不定期对印章使用情况进行抽查，发现问题及时督促整改。（二）违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，公司/组织将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规使用印章给公司/组织造成经济损失或法律纠纷的，违规责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依