规范合同填写制度

PAGE规范合同填写制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同填写行为，确保合同内容完整、准确、合法，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门对外签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同填写应符合国家法律法规及相关行业标准的规定，不得违反法律法规的强制性规定。2.完整性原则：合同内容应完整，包括合同主体、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等必备条款，不得遗漏重要信息。3.准确性原则：合同填写应准确无误，避免出现模糊不清、歧义或容易引起误解的表述。4.规范性原则：合同填写应遵循公司统一的格式和规范要求，使用规范的语言文字和标点符号。二、合同填写要求（一）合同主体信息填写1.合同双方当事人的名称或姓名应准确无误，与营业执照、身份证等有效证件一致。2.详细填写当事人的法定代表人、地址、联系方式等信息，确保能够准确联系到对方。3.对于自然人作为合同主体的，应填写其身份证号码；对于法人或其他组织作为合同主体的，应填写其统一社会信用代码。（二）合同标的填写1.明确合同标的的名称、规格、型号、数量、质量等具体内容，确保合同标的清晰明确，便于双方履行。2.对于合同标的的质量要求，应尽可能详细地约定质量标准、验收方法等内容，避免因质量问题引发纠纷。（三）价款或报酬填写1.明确合同价款或报酬的金额、计算方式、支付方式、支付期限等内容，确保双方对价款或报酬的约定清晰明确。2.对于涉及价格调整的合同，应明确价格调整的条件、方式和时间等内容。（四）履行期限、地点和方式填写1.明确合同履行的起始时间和截止时间，确保双方对履行期限有明确的约定。2.详细填写合同履行的地点，包括交货地点、服务提供地点等，避免因地点不明确引发纠纷。3.明确合同履行的方式，如交付方式、运输方式、验收方式等，确保双方对履行方式有清晰的认识。（五）违约责任填写1.明确双方的违约责任，包括违约情形、违约赔偿方式等内容，确保双方对违约后果有明确的认识。2.违约责任的约定应合理、公平，既能够有效约束双方履行合同义务，又不能过于苛刻，避免影响合同的签订和履行。（六）解决争议的方法填写1.明确双方在合同履行过程中发生争议时的解决方式，如协商、仲裁或诉讼等。2.对于选择仲裁方式解决争议的，应明确仲裁机构的名称和仲裁规则；对于选择诉讼方式解决争议的，应明确管辖法院的名称。三、合同填写流程（一）合同起草1.业务部门根据业务需求起草合同文本，确保合同内容符合业务要求和法律法规规定。2.合同文本起草完成后，业务部门应进行内部审核，确保合同内容准确、完整、合法。（二）合同审核1.业务部门将起草好的合同文本提交给法务部门进行审核。2.法务部门对合同文本进行法律审核，重点审查合同的合法性、完整性、准确性等方面，提出审核意见。3.对于重大合同或涉及法律风险较高的合同，法务部门应组织相关部门进行会审，共同研究合同条款，确保合同风险可控。（三）合同填写1.根据审核通过的合同文本，由业务部门指定专人负责合同填写。2.合同填写人员应严格按照本制度的要求和合同文本的内容进行填写，确保合同填写规范、准确、完整。3.在合同填写过程中，如发现合同文本存在问题或需要修改的地方，应及时与业务部门和法务部门沟通，经审核同意后进行修改。（四）合同审批1.合同填写完成后，业务部门将合同文本提交给相关领导进行审批。2.审批领导应认真审查合同内容，重点关注合同的风险、利益平衡等方面，提出审批意见。3.对于重大合同或涉及金额较大的合同，应提交公司总经理办公会或董事会进行审议。（五）合同签署1.经审批通过的合同，由双方当事人在合同上签字（或盖章）。2.合同签字（或盖章）应符合法律法规规定和公司内部管理要求，确保合同签字（或盖章）的真实性和有效性。3.合同签署完成后，业务部门应及时将合同文本归档保存，以备查阅。四、合同填写监督与检查（一）监督部门公司设立合同管理部门，负责对合同填写情况进行监督和检查。合同管理部门应定期对合同填写情况进行抽查，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.合同填写是否符合本制度的要求，包括合同主体信息、标的、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等内容是否完整、准确、合法。2.合同填写是否使用规范的格式和语言文字，是否存在错别字、语病、标点符号使用不当等问题。3.合同填写是否经过内部审核和审批，审批手续是否齐全。（三）问题处理1.对于合同填写过程中发现的问题，合同管理部门应及时向业务部门和合同填写人员反馈，并要求其限期整改。2.对于因合同填写不规范导致合同纠纷或给公司造成损失的，公司将追究相关责任人的责任。五、合同档案管理（一）档案建立1.合同签署完成后，业务部门应及时将合同文本及相关资料整理归档，建立合同档案。2.合同档案应包括合同文本正本、副本、补充协议、变更协议、审批文件、往来信函、履行记录等相关资料。（二）档案保管1.合同档案应指定专人负责保管，确保档案的安全和完整。2.合同档案应按照类别、年度、编号等进行分类存放，便于查阅和管理。3.合同档案的保管期限应按照法律法规规定和公司内部管理要求执行，一般情况下，合同档案的保管期限为[X]年。（三）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。2.查阅合同档案时，应在合同管理部门指定的地点进行，