公司发票规范制度

PAGE公司发票规范制度一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范发票管理行为，确保公司经济业务活动合法合规，保障公司及相关方的合法权益，根据国家税收法律法规及财务管理制度，结合本公司实际情况，制定本发票规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在经济业务活动中涉及发票的开具、取得、使用、保管等相关行为。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家税收法律法规及相关政策规定，确保发票管理行为合法合规。2.真实性原则：发票所反映的经济业务内容必须真实、准确，与实际交易相符。3.完整性原则：发票的各项要素填写齐全、规范，印章清晰，附件完整。4.及时性原则：按照规定及时开具、取得发票，不得拖延或滞后。二、发票的种类及适用范围（一）增值税专用发票适用于公司作为增值税一般纳税人，销售货物、提供应税劳务或应税服务时，开具给购买方用于抵扣进项税额的发票。（二）增值税普通发票1.适用于公司销售货物、提供应税劳务或应税服务时，开具给不能抵扣进项税额的购买方（如小规模纳税人、消费者个人等）的发票。2.也适用于公司发生的部分非增值税应税项目，如销售免税货物、提供免税劳务等开具的发票。（三）其他发票如机动车销售统一发票、二手车销售统一发票、通用机打发票、定额发票等，根据公司实际业务需要，按照相关规定使用。三、发票的开具（一）开具要求1.开票信息准确：开具发票时，必须确保购买方的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息准确无误。2.内容真实完整：发票内容应如实填写，包括货物或应税劳务、服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等，不得虚开、多开或少开。3.字迹清晰规范：发票应使用中文开具，字迹清晰，不得压线、错格，发票联和抵扣联应加盖发票专用章。4.开票系统合规：通过增值税发票管理新系统开具发票的，应按照系统操作规范进行操作，确保发票电子信息与纸质发票内容一致。（二）开具流程1.业务部门申请：业务部门在发生经济业务活动并符合开票条件时，填写发票开具申请单，详细注明业务内容、开票信息、金额等。2.财务审核：财务部门收到发票开具申请单后，对业务的真实性、开票信息的准确性、金额的合理性等进行审核。审核通过后，在发票开具申请单上签字确认。3.开票人员开具：开票人员根据审核后的发票开具申请单，按照规定开具发票。开具完成后，将发票联交给业务部门，抵扣联交给财务部门留存。4.发票交付：业务部门负责将发票及时交付给购买方，并做好交付记录。（三）特殊情况处理1.作废发票：因开票有误等原因尚未交付购买方的发票，或购买方拒收的发票，销售方应在开票系统中及时作废，并在纸质发票各联次上注明“作废”字样，全联次留存。2.红字发票开具：发生销售退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让的，销售方应开具红字发票。开具红字发票应按照国家税务总局的相关规定进行操作，确保手续完备、资料齐全。四、发票的取得（一）取得要求1.合规取得：公司在购买货物、接受应税劳务或应税服务时，应向销售方取得合法有效的发票。发票应符合国家税收法律法规及相关政策规定，不得取得虚开发票、假发票等不符合规定的发票。2.信息完整：取得的发票应具备发票联、抵扣联（增值税专用发票），且发票上的各项信息填写完整、准确，包括发票代码、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等。3.印章齐全：发票应加盖销售方发票专用章，印章清晰、完整。（二）取得流程1.业务部门经办：业务部门在采购货物、接受应税劳务或应税服务时，负责向销售方索取发票，并对发票的真实性、完整性进行初步审核。2.财务审核：业务部门将取得的发票交给财务部门，财务部门对发票进行再次审核。审核内容包括发票的合规性、信息准确性、印章完整性等。审核通过后，办理相关报销或入账手续。3.发票整理归档：财务部门对审核通过的发票进行整理、编号，按照会计档案管理规定进行归档保存。（三）不符合规定发票的处理1.对于取得的不符合规定发票，财务部门应拒绝办理报销或入账手续，并及时通知业务部门与销售方联系更换发票。2.如因特殊原因无法更换发票的，业务部门应提供相关证明材料，经财务部门审核同意后，按照公司相关规定进行处理，但不得在企业所得税前扣除相应支出。五、发票的使用（一）使用范围公司取得的发票只能用于本公司真实发生的经济业务活动，不得转借、转让、代开发票，不得虚开发票，不得利用发票进行违法违规活动。（二）发票报销1.报销要求：员工在办理费用报销时，应提供真实、合法、有效的发票，并按照公司费用报销制度的规定填写报销单。发票应与报销单上的业务内容相符，不得使用虚假发票或与实际业务不符的发票进行报销。2.报销流程：员工将填写完整的报销单及发票提交给部门负责人审批，部门负责人审核通过后，提交给财务部门。财务部门对报销单及发票进行审核，审核通过后办理报销付款手续。（三）发票抵扣1.增值税专用发票抵扣：公司取得的增值税专用发票，应在规定的认证期限内进行认证，并在认证通过的次月申报期内申报抵扣进项税额。财务部门应及时核对发票抵扣信息，确保进项税额抵扣准确无误。2.其他发票抵扣：对于符合规定可以抵扣的其他发票，如农产品收购发票、农产品销售发票等，应按照相关规定进行计算抵扣进项税额，并做好相关记录。六、发票的保管（一）保管责任公司财务部门负责发票的保管工作，指定专人负责发票的收发、登记、保管等事项。各部门应配合财务部门做好发票的保管工作，确保发票安全。（二）保管要求1.存放安全：发票应存放在安全、干燥、通风的地方，防止发票受潮、霉变、丢失等情况发生。2.分类存放：按照发票种类、号码顺序等进行分类存放，便于查找和核对。3.建立台账：建立发票保管台账，详细记录发票的取得、开具、使用、作废、结存等情况，确保账实相符。（三）保管期限发票的保管期限按照国家会计档案管理规定执行。一般情况下，发票存根联和发票登记簿应保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁，但不得擅自销毁。七、发票的检查与监督（一）内部检查1.公司财务部门定期对发票的开具、取得、使用、保管等情况进行自查，发现问题及时整改。2.审计部门定期对公司发票管理情况进行审计监督，检查发票管理是否符合规定，是否存在违规行为。（二）外部监督1.接受税务机关等相关部门的检查和监督，如实提供发票管理资料，配合税务机关等部门的工作。2.对税务机关等部门提出的问题和整改要求，及时进行整改，并将整改情况报告税务机关等部门。八、违规处理（一）违规行为界定1.未按照规定开具发票，如虚开发票、开具与实际业务不符的发票等。2.未按照规定取得发票，如取得虚开发票、假发票等不符合规定的发票。3.转借、转让、代开发票。4.未按照规定保管发票，导致发票丢失、损毁等。5.利用发票进行违法违规活动，如偷税、漏税等。（二）处理措施1.对于违反发票管理规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不