合同登记制度规范

PAGE合同登记制度规范一、总则（一）目的本合同登记制度规范旨在加强公司合同管理，确保合同签订、履行等环节的规范化、科学化，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序。（二）适用范围本规范适用于公司内部各部门签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、解除等必须符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.全面管理原则：涵盖合同从起草、审核、签订、履行到终止的全过程管理。3.风险防控原则：注重对合同风险的识别、评估和防控，保障公司利益。4.效率与效益原则：在确保合同管理质量的前提下，提高工作效率，降低管理成本。二、合同登记职责分工（一）合同管理部门公司设立专门的合同管理部门，负责合同登记制度的制定、完善和监督执行；统一管理合同文本、档案；组织合同审核；协调合同纠纷处理等工作。（二）业务部门业务部门负责合同的起草、谈判、签订，并对合同履行过程进行跟踪、反馈；向合同管理部门提交合同相关资料，配合合同管理部门做好合同管理工作。（三）财务部门财务部门负责根据合同约定进行款项收付，并对合同执行情况进行财务监督；参与合同审核，提出财务方面的意见和建议。（四）法务部门法务部门负责对合同的合法性、合规性进行审查，提供法律支持和咨询；处理合同纠纷的法律事务。三、合同登记流程（一）合同起草1.业务部门根据业务需求起草合同文本，确保合同条款清晰、准确、完整，明确双方权利义务。2.合同文本应参照公司标准合同模板进行编写，如无标准模板，应确保符合法律法规和公司管理要求。（二）合同审核1.业务部门将起草好的合同提交至合同管理部门。2.合同管理部门收到合同后，首先进行形式审查，检查合同文本格式、内容完整性等。3.组织业务部门、财务部门、法务部门等相关人员进行会审。财务部门重点审核合同款项支付方式、金额、结算周期等财务条款；法务部门对合同的合法性、合规性进行审查，防范法律风险；业务部门对合同业务条款进行审核，确保合同符合业务实际需求。4.各审核部门应在规定时间内完成审核，并提出书面审核意见。业务部门根据审核意见对合同进行修改完善，再次提交审核，直至审核通过。（三）合同签订1.经审核通过的合同，由业务部门负责与对方当事人进行签订。签订合同时，应确保合同双方签字（盖章）齐全，合同文本内容与审核通过的版本一致。2.合同签订后，业务部门应及时将合同原件一份交至合同管理部门进行登记。（四）合同登记1.合同管理部门收到合同原件后，按照合同编号规则进行编号，并建立合同台账。台账应详细记录合同的基本信息，包括合同名称、合同编号、签订日期、合同双方、合同金额、履行期限、合同状态等。2.将合同相关信息录入公司合同管理系统，确保信息准确、及时更新，便于查询和统计分析。（五）合同履行1.业务部门负责合同的具体履行，按照合同约定的时间、地点、方式等要求，全面履行自身义务，并及时跟踪合同履行情况。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，业务部门应及时通知合同管理部门，并提供相关证明材料。合同管理部门对变更、解除情况进行登记，并组织相关部门进行审核。（六）合同结算1.财务部门根据合同约定和业务部门提供的结算资料，及时办理款项收付手续。2.结算完成后，财务部门应将结算情况反馈给合同管理部门，合同管理部门对合同执行情况进行更新。（七）合同归档1.合同履行完毕后，业务部门应将合同履行过程中的相关资料整理齐全，交至合同管理部门。2.合同管理部门对合同资料进行审核、整理，按照档案管理要求进行归档保存。合同档案应包括合同文本、审核意见、履行记录、结算凭证等相关资料。四、合同编号规则（一）编号构成合同编号由公司代码（[公司代码]）、年份（[四位年份]）、合同类别代码（[合同类别代码]）、顺序号（[六位顺序号]）组成。（二）公司代码采用公司统一规定的代码，用于标识公司主体。（三）年份合同签订年份，以四位数字表示。（四）合同类别代码根据合同类型设定不同的代码，如：1.买卖合同：[01]2.租赁合同：[02]3.服务合同：[03]4.技术合同：[04]5.其他合同：[05]（五）顺序号按照合同签订的先后顺序，从[000001]开始依次编号。例如：公司[公司代码]在[2023]年签订的第[35]份买卖合同，合同编号为：[公司代码][2023][01][000035]。五、合同文本管理（一）文本格式合同文本应采用A4纸张打印，字体为宋体，字号一般为小四号，行间距为1.5倍行距。合同标题应使用二号宋体加粗，正文各部分标题应使用三号宋体加粗。（二）文本内容1.合同首部应明确合同双方当事人的基本信息，包括名称（全称）、地址、联系方式等。2.合同正文应详细约定双方权利义务，包括标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等条款。条款应清晰、准确、完整，避免模糊不清或歧义性表述。3.合同尾部应包括合同签订日期、双方签字（盖章）页等内容。（三）文本修订合同签订后，如因法律法规、政策调整或业务实际需要对合同进行修订，应按照合同变更流程进行操作。修订后的合同文本应重新进行审核、签订，并及时更新合同登记信息和档案资料。六、合同履行跟踪与监督（一）定期跟踪业务部门应定期对合同履行情况进行跟踪，至少每月向合同管理部门提交一次合同履行情况报告。报告内容应包括合同履行进度、已完成的工作、未完成的工作及原因、预计完成时间等。（二）异常情况处理在合同履行过程中，如发现对方当事人出现违约行为或可能影响合同履行的异常情况，业务部门应及时采取措施，并向合同管理部门报告。合同管理部门应根据情况组织相关部门进行分析研究，制定应对方案，必要时启动合同纠纷处理程序。（三）监督检查机制合同管理部门定期对合同履行情况进行监督检查，检查内容包括合同履行进度、双方权利义务履行情况、款项收付情况等。对发现的问题及时督促相关部门进行整改，并将监督检查结果纳入公司绩效考核体系。七、合同纠纷处理（一）纠纷预警业务部门在合同履行过程中发现可能引发纠纷的迹象时，应及时向合同管理部门报告。合同管理部门组织相关人员进行分析评估，制定应对预案，提前做好纠纷防范工作。（二）纠纷处理流程1.当合同纠纷发生时，业务部门应及时收集、整理相关证据资料，并向合同管理部门提交纠纷情况报告。2.合同管理部门会同法务部门对纠纷情况进行调查核实，分析纠纷原因，评估纠纷风险。3.根据纠纷情况和评估结果，制定纠纷处理方案。处理方案可以包括协商解决、仲裁或诉讼等方式。4.如需通过仲裁或诉讼解决纠纷，由法务部门负责办理相关法律手续，组织相关人员参与仲裁或诉讼活动。5.合同纠纷处理完毕后，业务部门应将处理结果及时反馈给合同管理部门，合同管理部门对合同纠纷处理情况进行登记和总结分析，完善合同管理相关制度和流程。八、合同档案管理（一）档案收集合同履行过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、审批文件、往来信函、履行记录、结算凭证等，由业务部门负责收集整理，并在合同履行完毕后及时移交合同管理部门。（二）档案整理合同管理部门收到业务部门移交的档案资料后，按照档案管理要求进行分类、编号、装订等整理工作。确保档案资料齐全、完整、有序，便于查阅和保管。（三）档案保管合同档案应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和时间顺序进行排列存放。档案保管环境应保持干燥、通风、安全，防止档案资料损坏、丢失或泄露。（四）档案查阅公司内部人员因工作需要查阅合同档案时，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到合同管理部门办理查阅手续。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或进行涂改、复印等操作。如需复印档案资料，应经合同