规范物资采购相关制度

PAGE规范物资采购相关制度一、总则（一）目的为加强公司物资采购管理，规范采购行为，确保采购物资符合公司需求，提高采购效率，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有物资采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、劳保用品等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，保障供应商合法权益。3.效益原则：在保证物资质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，严格履行合同约定，维护公司良好形象。二、采购计划与预算管理（一）采购计划制定1.各部门应根据本部门业务需求和发展规划，提前制定年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.采购计划需经部门负责人审核后报公司采购管理部门汇总。采购管理部门对各部门采购计划进行综合平衡和审核，结合公司库存情况、资金状况等因素，编制公司年度、季度和月度采购总计划。（二）采购预算编制1.采购管理部门应根据采购计划编制采购预算，采购预算应涵盖采购物资的价格、运输费用、税费等全部成本。2.采购预算需经财务部门审核，并报公司管理层审批。审批通过后的采购预算作为控制采购成本的依据。（三）采购计划与预算调整1.因市场变化、业务需求调整等原因，确需对采购计划和预算进行调整的，由需求部门提出书面申请，详细说明调整原因、调整内容等。2.采购管理部门对申请进行审核，会同财务部门评估调整对公司成本和资金的影响，报公司管理层审批后执行。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购管理部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商基本信息、经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等资料。2.根据采购物资的类别和特点，制定供应商选择标准。选择标准应包括供应商资质、信誉、生产能力、产品质量、价格竞争力、售后服务等方面。3.采购项目实施前，采购人员应按照供应商选择标准，从供应商信息库中筛选潜在供应商，并进行实地考察或资质审核。考察内容包括供应商生产经营场所、生产设备、质量管理体系、人员配备等。4.根据考察和审核结果，采购人员确定合格供应商名单，报采购管理部门审批。合格供应商名单应定期更新。（二）供应商评估与考核1.采购管理部门应定期对供应商进行评估与考核，评估与考核内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.建立供应商评估与考核指标体系，并设定相应权重。评估与考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于评估与考核结果为不合格的供应商，采购管理部门应及时发出书面通知，要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，应取消其合格供应商资格。（三）供应商激励与淘汰1.对于评估与考核结果为优秀的供应商，公司可给予一定的奖励，如增加采购份额、优先付款等。2.对于连续两次评估与考核结果为不合格的供应商，或出现严重质量问题、交货延迟等重大违约行为的供应商，应予以淘汰，并从供应商信息库中删除其信息。四、采购流程管理（一）采购申请1.各部门根据采购计划提出采购申请，采购申请应详细说明采购物资的名称、规格、数量、质量要求、用途等内容，并经部门负责人签字确认。2.采购申请应提交至采购管理部门，采购管理部门对采购申请进行审核，审核内容包括采购申请的必要性、合理性、合规性等。（二）采购审批1.采购管理部门审核通过的采购申请，根据采购金额大小，按照公司审批权限规定，报公司管理层或相关领导审批。2.审批通过后的采购申请，由采购管理部门下达采购任务通知，明确采购项目负责人、采购要求、时间节点等内容。（三）采购实施1.采购项目负责人根据采购任务通知，选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。2.对于招标采购项目，采购项目负责人应按照国家法律法规和公司相关规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。3.对于竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购项目，采购项目负责人应与供应商进行谈判、询价或协商，并签订采购合同。4.采购合同应明确采购物资的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保合同条款合法合规、明确具体、公平合理。（四）采购验收1.采购物资到货后，采购部门应及时通知质量检验部门或相关使用部门进行验收。2.验收人员应按照采购合同和相关标准要求，对采购物资的数量、规格、质量等进行检验。验收合格的，出具验收报告；验收不合格的，应及时通知采购部门与供应商协商解决。3.采购部门应督促供应商对验收不合格的物资进行整改或退换货，直至验收合格为止。（五）采购付款1.采购物资验收合格后，采购部门应及时办理付款手续。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关凭证。2.财务部门对付款申请进行审核，审核无误后按照公司资金管理制度和采购合同约定的付款方式进行付款。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、法律风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于市场价格波动风险，可通过签订长期合同、套期保值等方式进行应对；对于供应商违约风险，可加强供应商管理，增加备用供应商，要求供应商提供履约保证金等；对于质量风险，可加强质量检验，要求供应商提供质量担保等；对于法律风险，可加强法律法规学习，聘请法律顾问，确保采购行为合法合规。2.采购管理部门应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对措施。六、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计，审查采购计划的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督，防止采购过程中的违规行为。（二）外部监督1.公司应积极接受政府有关部门、行业协会等