费用报销制度发票规范

PAGE费用报销制度发票规范一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范费用报销行为，确保公司费用支出的真实性、合法性和合理性，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本费用报销制度发票规范。（二）适用范围本规范适用于公司全体员工在执行公务过程中发生的各类费用报销事项。（三）基本原则1.真实性原则：费用报销所提供的发票必须真实反映经济业务的实际发生情况，不得虚开发票。2.合法性原则：发票的取得和使用必须符合国家法律法规及税务部门的规定，严禁使用非法票据。3.合理性原则：费用报销应符合公司的财务制度和相关规定，报销金额应与实际业务相符，杜绝不合理支出。二、发票基本要求（一）发票的真实性1.发票必须是由税务机关统一监制的正规票据，发票上应加盖发票专用章，印章清晰、完整。2.发票内容应真实、准确，包括发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务或货物名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息，各项内容应与实际业务一致。3.发票字迹应清晰可辨，不得有涂改、挖补、刮擦等痕迹。若发票存在错误，应由开票方重新开具或按规定进行更正，并加盖开票方印章。（二）发票的合法性1.发票的开具应符合国家税收法律法规的规定，开具发票的单位和个人必须具备合法的经营资格。2.严禁取得以下不符合规定的发票：未按规定开具的发票，如发票项目填写不全、未加盖发票专用章等。伪造、变造的发票。过期发票。发票与实际业务不符，如虚构业务开具发票、开具虚假发票等。从非正规渠道取得的发票，如通过非法代开发票公司取得的发票。（三）发票的完整性1.发票联次应齐全，一般发票应具备发票联、记账联和存根联（增值税专用发票还包括抵扣联）。报销时必须提供发票联原件，复印件无效。2.发票应附相应的清单或明细，如购买办公用品、食品等数量较多时，应提供加盖销售方印章的明细清单，清单内容应与发票内容一致，详细注明所购物品的名称、规格、数量、单价等信息。三、不同类型费用发票规范（一）办公用品发票1.购买办公用品应取得增值税专用发票或增值税普通发票，发票上应注明办公用品的具体名称、规格、数量、单价等信息。2.若购买办公用品数量较多，发票无法详细列示时，应提供加盖销售方发票专用章的销售清单，清单内容应包括办公用品的名称、规格、数量、单价、金额等，且清单上的货物名称应与发票上的货物名称一致。3.办公用品发票的开具日期应与实际购买日期相符，不得提前或滞后开具。（二）差旅费发票1.交通费用发票乘坐飞机、火车、轮船等交通工具应取得相应的客票，客票上应注明乘客姓名、身份证号码、出发地、目的地、航班号（车次、船次）、日期、票价等信息。乘坐出租车、网约车等应取得正规发票，发票上应注明日期、起止地点、金额等信息，且发票上的信息应与实际行程相符。对于网约车发票，应提供电子发票或税务机关监制的定额发票。2.住宿费用发票员工出差住宿应取得增值税专用发票或增值税普通发票，发票上应注明住宿日期、房间号、单价、金额等信息。发票开具单位应与实际住宿酒店一致，不得取得虚假的住宿发票。3.餐饮补贴发票公司给予的餐饮补贴一般不需要取得发票，但需按照公司规定的标准和流程进行报销。若员工因特殊情况实际发生的餐饮费用需要报销，应取得正规发票，发票上应注明餐饮服务内容、日期、金额等信息。（三）业务招待费发票1.业务招待费应取得正规发票，发票内容应注明招待日期、招待对象、招待事由、金额等信息。2.招待费发票的开具应符合公司业务招待费管理规定，不得将其他费用混入业务招待费发票报销。3.对于大额业务招待费，应提供相关的业务招待申请审批表、招待活动记录等资料，以证明招待事项的真实性和合理性。（四）会议费发票1.会议费应取得增值税专用发票或增值税普通发票，发票上应注明会议名称、会议时间、会议地点、参会人员、会议内容、金额等信息。2.同时，应提供会议通知、会议议程、参会人员签到表、会议纪要等相关资料，以证明会议的真实性和必要性。会议通知应明确会议的主题、时间、地点、参会人员范围等内容；会议纪要应记录会议的主要内容、决议等信息。3.会议费发票与相关资料应相互印证，确保费用支出的合理性和合规性。（五）培训费发票1.参加培训应取得增值税专用发票或增值税普通发票，发票上应注明培训课程名称、培训时间、培训地点、培训内容、培训费用等信息。2.报销时应提供培训通知、培训合同、培训合格证书等相关资料，以证明培训的真实性和有效性。培训通知应明确培训的基本信息；培训合同应约定培训的内容、时间、费用等条款；培训合格证书应证明员工参加培训并达到了相应的要求。四、发票审核流程（一）报销人提交报销人应在费用发生后及时整理相关发票及报销凭证，按照公司规定的格式填写费用报销单，并将发票及报销单一并提交给部门负责人。（二）部门负责人初审部门负责人应对报销事项的真实性、合理性进行初审，审核发票内容是否与实际业务相符，报销金额是否合理，相关审批手续是否齐全等。如审核通过，在报销单上签字确认后提交给财务部门。（三）财务部门审核财务部门收到报销单据后，应进行详细审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性，报销金额的计算是否正确，报销手续是否完备等。对于不符合规定的发票或报销事项，财务部门应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关资料。审核通过后，财务人员在报销单上签字，并提交给财务负责人审批。（四）财务负责人审批财务负责人应对报销单据进行最终审批，重点审核费用支出是否符合公司财务制度和预算安排，是否存在重大风险等。审批通过后，在报销单上签字确认。（五）总经理审批（根据公司规定）对于超过一定金额或特殊的费用报销事项，可能需要总经理进行审批。总经理应根据公司的经营情况和财务状况，对报销事项进行全面审查，确保费用支出的合理性和必要性。审批通过后，在报销单上签字确认。五、发票保管与存档（一）保管要求1.报销人应妥善保管报销后的发票及相关凭证，不得随意丢失或损毁。2.财务部门应设立专门的发票保管区域，确保发票存放安全，防止发票被盗、丢失、受潮等情况发生。3.对于已报销的发票，应按照月份或季度进行整理装订，加具封面，注明所属期间、报销金额、发票张数等信息，以便于查阅和管理。（二）存档期限发票及相关凭证的存档期限应按照国家法律法规和公司档案管理制度的规定执行，一般为[X]年。在存档期限内，应确保档案的完整性和可追溯性，以便于税务机关检查、内部审计等工作的开展。（三）查阅与调阅1.公司内部人员因工作需要查阅发票档案时，应填写查阅申请表，经相关负责人批准后，在财务部门指定地点查阅。查阅人员不得擅自复印、拍照或带出档案资料。2.外部单位（如税务机关、审计机构等）需要调阅公司发票档案时，应出具正式的调阅函，并按照公司规定的程序办理调阅手续。公司应安排专人负责陪同查阅，确保档案资料的安全和完整。六、违规处理（一）对报销人的处罚1.若发现报销人提供虚假发票或故意隐瞒真实情况进行报销，公司将追回已报销的款项，并按照报销金额的[X]%给予罚款。2.情节严重的，公司将视情况给予警告、记过、降职、辞退等处分；如涉及违法犯罪行为，将依法移交司法机关处理。（二）对相关责任人的处罚1.对于在发票审核过程中未严格把关，导致虚假发票报销的审核人员，公司将视情节轻重给予批评教育、扣发绩效奖金等处罚。2.若因部门负责人初审不严，导致不符合规定的报销事项通过审核，公