规范档案查借阅制度

PAGE规范档案查借阅制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的安全与完整，规范档案的查借阅行为，保障公司及相关方的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在公司档案的查借阅活动，包括但不限于纸质档案、电子档案等各类档案资料。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保档案管理活动合法合规。2.安全保密原则：保障档案信息的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。3.规范有序原则：明确查借阅流程和要求，确保查借阅活动规范有序进行。4.服务高效原则：在确保档案安全和规范的前提下，为公司内部各部门及相关人员提供高效的档案服务。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案管理制度，包括档案查借阅制度。2.负责档案的收集、整理、归档、保管等工作，确保档案的完整与安全。3.负责建立档案目录数据库，为档案查借阅提供便利。4.负责对档案查借阅申请进行审核，按照规定办理档案查借阅手续。5.负责对档案查借阅情况进行统计和分析，定期向上级汇报。（二）档案形成部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和归档工作，确保档案的真实、完整和准确。2.负责对本部门形成的档案进行分类、编号和编目，便于档案管理部门接收和管理。3.负责向档案管理部门提交档案移交清单，并配合档案管理部门做好档案的交接工作。4.根据工作需要，提出档案查借阅申请，并按照规定办理相关手续。5.负责对本部门档案查借阅人员进行监督和管理，确保档案的安全和合理使用。（三）档案查借阅人员职责1.严格遵守档案查借阅制度，按照规定办理查借阅手续。2.爱护档案资料，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。3.不得将档案转借他人或带出规定的查阅场所。4.查阅档案时，应保持安静，不得在档案上圈划、批注、污损。5.查阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。三、档案查借阅流程（一）查借阅申请1.公司内部各部门及相关人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查借阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、用途、查阅时间等信息。2.《档案查借阅申请表》应由申请部门负责人签字确认，并加盖部门公章。3.申请查阅电子档案的，应在申请表中注明所需电子档案的存储介质及格式要求。（二）申请审核1.档案管理部门收到《档案查借阅申请表》后，应及时进行审核。2.审核内容包括申请查阅档案的必要性、查阅人员的资格、查阅时间和地点的合理性等。3.对于不符合查借阅规定的申请，档案管理部门应及时与申请部门沟通，说明原因，并要求其补充或修改相关信息。（三）查阅批准1.经审核通过的《档案查借阅申请表》，由档案管理部门负责人签字批准。2.对于涉及重要机密或敏感信息的档案查阅申请，应报公司分管领导审批。（四）查阅登记1.档案管理部门根据批准的《档案查借阅申请表》，对查阅档案的人员进行登记，包括查阅人员姓名、部门、查阅档案名称、查阅时间、归还时间等信息。2.查阅人员应在查阅登记册上签字确认。（五）档案提供1.档案管理部门按照查阅登记信息，为查阅人员提供所需档案。2.提供纸质档案时，应按照查阅人员的要求提供相应数量的复印件，并加盖档案管理部门公章。3.提供电子档案时，应按照查阅人员的要求将电子档案存储到指定的存储介质上，并确保电子档案的完整性和可读性。（六）查阅监督1.查阅人员在查阅档案时，档案管理部门应安排专人进行监督，确保查阅人员遵守档案查借阅制度。2.监督人员应提醒查阅人员爱护档案资料，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。3.查阅人员不得将档案转借他人或带出规定的查阅场所。（七）查阅归还1.查阅人员查阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。2.档案管理部门应检查归还档案的完整性和准确性，如发现档案有涂改、损毁、丢失等情况，应及时查明原因，并追究查阅人员的责任。3.查阅人员归还档案后，档案管理部门应在查阅登记册上注明归还时间，并由查阅人员签字确认。（八）借阅流程1.公司内部各部门及相关人员因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、内容、用途、借阅时间、借阅期限等信息。2.《档案借阅申请表》应由申请部门负责人签字确认，并加盖部门公章。3.申请借阅电子档案的，应在申请表中注明所需电子档案的存储介质及格式要求。4.档案管理部门收到《档案借阅申请表》后，应及时进行审核。审核内容包括申请借阅档案的必要性、借阅人员的资格、借阅时间和期限的合理性等。5.对于不符合借阅规定的申请，档案管理部门应及时与申请部门沟通，说明原因，并要求其补充或修改相关信息。6.经审核通过的《档案借阅申请表》，由档案管理部门负责人签字批准。对于涉及重要机密或敏感信息的档案借阅申请，应报公司分管领导审批。7.档案管理部门根据批准的《档案借阅申请表》，对借阅档案的人员进行登记，包括借阅人员姓名、部门、借阅档案名称、借阅时间、借阅期限、归还时间等信息。借阅人员应在借阅登记册上签字确认。8.档案管理部门按照借阅登记信息，为借阅人员提供所需档案。提供纸质档案时，应按照借阅人员的要求提供相应数量的原件，并要求借阅人员出具借条。借条应注明借阅档案名称、数量、借阅时间、借阅期限等信息，并由借阅人员签字确认。9.借阅人员借阅档案后，应妥善保管，不得擅自转借他人或带出规定的借阅场所。借阅人员如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。10.借阅人员借阅期限届满后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理部门应检查归还档案的完整性和准确性，如发现档案有涂改、损毁、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。借阅人员归还档案后，档案管理部门应在借阅登记册上注明归还时间，并由借阅人员签字确认。四、档案保密规定（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息、客户信息等各类机密信息的档案。2.公司内部规章制度、会议纪要、人事档案等涉及公司内部管理的档案。3.其他按照国家法律法规及公司规定需要保密的档案。（二）保密措施1.档案管理部门应建立健全档案保密制度，明确保密责任和保密措施。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案信息。3.档案查阅场所应具备必要的保密设施，如门禁系统、监控设备等。4.查阅保密档案时，应在指定的查阅场所进行，并限制查阅人员的范围。5.查阅保密档案的人员不得擅自将档案带出查阅场所，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。6.档案管理人员应定期对档案进行清查和核对，确保档案的安全与完整。如发现档案有丢失、被盗、泄露等情况，应及时报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。五、档案查借阅期限（一）查阅期限一般档案的查阅期限为[X]个工作日，如需延长查阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。（二）借阅期限借阅档案的期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。对于重要档案或特殊情况的借阅期限，由档案管理部门根据实际情况确定。六、档案利用与统计（一）档案利用1.档案管理部门应定期对档案的利用情况进行统计和分析，为公司决策提供参考依据。2.档案利用情况统计内容包括档案查阅人次、借阅人次、查阅档案种类、借阅档案种类等。3.档案管理部门应根据档案利用情况统计结果，及时调整档案管理策略，提高档案服务质量。（二）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、归档、保管、查借阅等情况进行统计。2.档案统计内容包括档案数量、档案种类、档案整理情况、档案保管情况、档案查借阅情况等。3.档案管理部门应按照规定向上级主管部门报送档案统计报表，并确保统计数据的真实、准确和完整。七、违规处理（一）违规行为1.未经批准擅自查阅、借阅档案。2.查阅、借阅档案时，违反档案保密规定，泄露档案信息。3.擅自涂改、损毁、丢失档案。4.将档案转借他人或带出规定的查阅、借阅场所。5.其他违反档案查借阅制度的行为。（二）处理措施1.对于违反档案查借阅制度的行为，档案管理部门应及时进行调查，并根据情节轻重给予相应的处理。2.对于情节较轻的违规行为，档案管理部门应给予警告，并要求违规人员限期改正。3.对于情节较重的违规行为，档案管理部门应给予通报批评，并视情况暂停违规人员的档案查借阅权限。4.对于情节严重的违规行为，档案管理部门应