银行询证函制度规范

PAGE银行询证函制度规范一、总则（一）目的为规范银行询证函的使用，确保银行与相关方之间信息传递的准确性、完整性和合规性，防范金融风险，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本行在办理各类业务过程中涉及银行询证函的相关操作，包括但不限于企业验资、审计、贷款审批、财务报表审计等业务场景下的银行询证函往来。（三）基本原则1.真实性原则：银行应如实提供被询证单位的账户信息、资金余额、交易明细等相关资料，确保所提供信息真实可靠。2.准确性原则：询证函内容应准确无误，避免因信息错误导致的误解或纠纷。3.保密性原则：银行应对涉及的企业商业秘密和客户信息严格保密，不得泄露给无关第三方。4.合规性原则：银行询证函操作必须符合国家法律法规、监管要求以及本行内部规章制度。二、询证函的格式与内容（一）格式规范1.银行询证函应采用统一格式，由本行根据监管要求和业务实际制定。格式应包含必要的表头、正文、签章等部分，确保结构清晰、易于识别。2.表头应明确询证函的名称、编号、致函对象、发函日期等基本信息。3.正文部分应详细列出需要询证的事项，如账户信息（包括账户名称、账号、账户性质等）、资金余额（如存款余额、贷款余额、应付利息等）、交易明细（如往来款项、票据业务等），并提供相应的填写说明。4.签章部分应预留银行盖章和经办人员签字的位置，确保询证函的有效性。（二）内容要求1.账户信息准确填写被询证单位在本行开立的各类账户信息，包括基本账户、一般账户、专用账户等，确保账户名称与企业营业执照一致。注明账户性质，如活期存款账户、定期存款账户、贷款账户等，并详细记录账号、开户日期、账户状态等信息。2.资金余额对于存款账户，应明确列出截至询证函日期的存款余额，包括活期存款、定期存款、通知存款等各类存款的金额及期限。对于贷款账户，应注明贷款金额、贷款期限、贷款利率、还款方式、当前贷款余额、已偿还本金及利息金额等详细信息。如有应付利息、应收利息等情况，应分别列出具体金额和计算依据。3.交易明细往来款项方面，应记录与被询证单位发生的各类往来业务，包括应收账款、应付账款、其他应收款、其他应付款等的明细信息，如业务发生日期、摘要、金额等。票据业务方面，应注明涉及的票据种类（如支票、汇票、本票等）、票据号码、出票日期、到期日期、票面金额、背书转让情况等。三、询证函的发出与接收（一）发出流程1.申请：相关业务部门或人员根据业务需要，填写银行询证函申请单，注明询证事项、被询证单位名称、联系方式等信息，并提交至本行负责询证函管理的部门（以下简称“管理部门”）。2.审核：管理部门收到申请单后，对申请内容进行审核，重点审核询证事项的必要性、合规性以及申请信息的完整性。如发现问题，及时与申请部门沟通并要求补充或修改。3.编制：审核通过后，管理部门按照统一格式编制银行询证函，确保函件内容准确无误。编制完成后，在询证函上加盖本行公章，并由经办人员签字确认。4.发出：询证函编制完成后，由专人通过挂号信、特快专递或其他可靠方式寄送至被询证单位，并留存寄送凭证。同时，将询证函副本及寄送凭证复印件交申请部门备案。（二）接收流程1.确认：被询证单位收到银行询证函后，应仔细核对函件内容与实际情况是否一致。如发现问题，应及时与本行联系，说明情况并要求更正；如无异议，应在询证函规定的回复期限内进行回复。2.回复：被询证单位应按照询证函要求，对各项询证事项进行逐一核实，并在询证函上填写回复意见，加盖单位公章后寄回本行。回复意见应明确、具体，不得含糊不清或模棱两可。3.接收：本行管理部门收到被询证单位的回复后，应认真核对回复内容与询证函要求是否相符。如发现回复存在问题，应及时与被询证单位沟通，要求重新回复。核对无误后，将询证函回复原件交申请部门，同时将回复情况进行登记备案。四、询证函的审核与处理（一）审核要点1.内容完整性：审核询证函回复内容是否涵盖了所有询证事项，有无遗漏。2.信息准确性：核对回复信息与本行记录及实际情况是否一致，数据计算是否准确。3.签章合规性：检查被询证单位回复函上的签章是否清晰、完整，是否与预留印鉴一致。4.回复期限：确认被询证单位是否在规定的回复期限内进行回复，如逾期回复，应查明原因并判断回复的有效性。（二）处理方式1.相符处理：如询证函回复内容与本行记录及实际情况相符，管理部门应将回复函原件交申请部门，并在内部管理系统中进行标记，表明该询证事项已完成审核且结果相符。2.不符处理：若回复内容与本行记录存在差异，管理部门应及时与被询证单位及本行相关业务部门沟通核实。如差异较小且经核实属于正常业务操作导致的，可要求被询证单位进一步说明情况，并在确认无误后进行相应调整；如差异较大或涉及重大问题，应暂停相关业务流程，组织专门调查，查明原因后根据调查结果进行处理。3.异常情况处理：对于询证函回复过程中出现的异常情况，如被询证单位拒绝回复、回复内容明显虚假或存在重大疑问等，管理部门应及时向上级领导汇报，并采取必要的措施，如进一步核实情况、与监管部门沟通等，确保业务风险可控。五、询证函的保管与存档（一）保管要求1.本行应设立专门的询证函保管档案，对发出和接收的银行询证函进行分类保管。2.询证函保管档案应按照年度、月份、业务类型等进行分类整理，确保档案资料有序存放，便于查阅和管理。3.对于已完成业务的询证函，应在保管期限届满后，按照本行档案管理规定进行销毁处理。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、销毁方式、监销人员等信息。（二）存档内容1.银行询证函申请单原件，应详细记录询证事项、申请部门、申请日期等信息。2.询证函原件，包括发出函和回复函，应完整保存函件内容及相关签章。3.寄送凭证复印件，证明询证函的发出方式和时间。4.与询证函相关的沟通记录、调查资料等，如电话记录、邮件往来、调查笔录等，作为业务处理的辅助资料存档。六、监督与检查（一）内部监督1.本行内部审计部门应定期对银行询证函制度的执行情况进行审计监督，检查询证函操作流程是否合规、信息是否准确、档案保管是否规范等。2.管理部门应定期对询证函业务进行自查，及时发现和纠正存在的问题，并向上级领导汇报自查情况。3.各业务部门在办理涉及银行询证函的业务时，应严格按照制度规范操作，接受内部监督检查。如发现违规行为，应及时整改，并承担相应责任。（二）外部检查应对1.本行应积极配合监管部门及其他外部机构对银行询证函业务的检查，如实提供相关资料和信息。2.对于外部检查提出的问题和整改要求，管理部门应及时组织相关部门进行研究分析，制定整改措施，并跟踪整改落实情况。整改完成后，应将整改报告报送外部检查机构备案。七、责任追究（一）违规行为界定1.在银行询证函操作过程中，存在以下行为之一的，视为违规行为：未按照规定流程发出或接收询证函，导致信息传递不畅或延误。提供虚假或不实的询证函回复信息，误导相关业务决策。泄露企业商业秘密或客户信息，给企业或本行造成损失。未妥善保管询证函档案，导致档案资料丢失或损坏。其他违反银行询证函制度规范的行为。（二）责任追究措施1.对于违规行为，本行将根据情节轻重，对相关责