公司投标规范性制度

PAGE公司投标规范性制度一、总则（一）目的为规范公司投标行为，确保投标活动合法、合规、有序进行，提高公司投标成功率，维护公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司参与的各类投标项目，包括但不限于工程建设、货物采购、服务外包等领域的公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等采购方式的投标活动。（三）基本原则1.合法性原则：投标活动必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保投标文件及投标过程合法有效。2.诚信原则：秉持诚实守信的态度参与投标，如实提供相关资料和信息，不得弄虚作假、欺诈或采取不正当手段谋取中标。3.规范性原则：投标文件的编制、投标流程的执行应符合公司内部规定及行业通行规范，保证投标活动的标准化和规范化。4.保密性原则：对投标过程中涉及的公司商业秘密、技术秘密以及其他敏感信息予以严格保密，防止信息泄露。二、投标前期准备（一）项目信息收集1.市场部门应建立广泛的信息收集渠道，及时关注各类招标信息发布平台、行业网站、政府公告等，获取与公司业务相关的投标项目信息。2.对收集到的项目信息进行详细分析，包括项目名称、招标人、招标方式、招标范围、项目要求、投标截止时间、开标时间及地点等关键信息，确保信息准确、完整。（二）项目评估1.成立项目评估小组，成员包括市场部门、技术部门、商务部门、法务部门等相关人员。2.评估小组根据公司业务战略、资源状况、技术能力、财务状况等因素，对投标项目进行全面评估。评估内容包括但不限于项目可行性、项目风险、预期收益、竞争对手分析等。3.对于重大投标项目，应组织专门的项目论证会，邀请公司高层领导、行业专家等参与，对项目进行深入研讨和决策。（三）组建投标团队1.根据投标项目的性质和要求，组建专业的投标团队。投标团队应包括项目经理、技术负责人、商务专员、法务专员等核心成员，必要时可邀请外部专家提供技术支持。2.明确投标团队成员的职责分工，确保各成员在投标过程中各司其职，协同合作。项目经理负责投标项目的整体策划、组织协调和进度控制；技术负责人负责技术方案的制定和审核；商务专员负责商务条款的应答、报价编制等；法务专员负责投标文件的合法性审查和风险防范。（四）资料准备1.商务部门负责收集和整理公司营业执照、资质证书、业绩证明、财务状况等相关商务资料，确保资料真实、有效，并按照招标文件要求进行格式调整和装订。2.技术部门负责准备公司技术方案、产品样本、技术优势说明等技术资料，突出公司在技术方面的实力和特色，满足招标文件对技术规格和要求的响应。3.法务部门负责审查各类资料的合法性和合规性，确保投标文件中不存在法律风险和纠纷隐患。三、投标文件编制（一）编制要求1.投标文件应按照招标文件规定的格式、内容和要求进行编制，确保投标文件的完整性、准确性和规范性。2.投标文件内容应清晰、明确、逻辑严谨，语言表达准确、简洁，避免出现模糊不清、歧义或容易引起误解的表述。3.投标文件应使用A4纸张打印或复印，并按照招标文件要求进行装订成册，同时提供电子文档备份。（二）商务部分编制1.投标函：应明确表明投标意向，填写投标报价、工期、质量标准等关键信息，并由法定代表人或其授权代表签字盖章。2.法定代表人身份证明：提供法定代表人的身份证明文件，证明其身份和授权权限。3.授权委托书：如由授权代表参与投标，应提供法定代表人签署的授权委托书，明确授权代表的权限和职责。4.投标报价表：按照招标文件要求的格式填写各项报价明细，包括货物采购价格、服务费用、工程价款等，确保报价准确无误，并注明价格计算依据和优惠条件。5.商务条款偏离表：详细列出投标文件与招标文件商务条款的差异之处，并说明偏离情况及理由。对于正偏离应突出优势，对于负偏离应合理说明原因并提出解决方案或承诺。6.资格证明文件：提供公司营业执照副本、资质证书、业绩证明、财务状况证明等相关资格证明文件的复印件，并加盖公司公章。业绩证明材料应包括项目合同、验收报告等，以证明公司具备履行类似项目的能力。（三）技术部分编制1.技术方案：根据招标文件对技术规格和要求的描述，结合公司实际技术能力，编制详细的技术方案。技术方案应包括项目概述、技术方案描述、技术优势、技术支持与售后服务承诺等内容。2.技术规格偏离表：对照招标文件的技术规格要求，详细列出投标文件中技术规格与招标文件的差异之处，并说明偏离情况及理由。对于关键技术指标的偏离应进行重点阐述和解释。3.产品样本或技术图纸：提供与投标产品或服务相关的产品样本、技术图纸、操作手册等技术资料，以便招标人更直观地了解公司的技术实力和产品特点。4.技术服务承诺：明确提供技术支持与售后服务的内容、方式、期限等，承诺在项目实施过程中及时响应招标人的技术需求，确保项目顺利进行。（四）价格部分编制1.投标报价编制应遵循公平、公正、合理的原则，充分考虑项目成本、市场行情、竞争对手报价等因素，确保报价具有竞争力。2.对招标文件中要求的各项费用进行详细核算，包括直接成本、间接成本、利润、税金等，确保报价涵盖所有费用项目，不得漏报或错报。3.在报价说明中应明确价格组成明细和计算依据，对于价格优惠或特殊价格条款应进行清晰说明，避免招标人对报价产生误解。（五）投标文件审核1.投标文件编制完成后，应进行严格的审核。审核流程包括项目团队成员自查、部门负责人审核、投标团队内部交叉审核以及公司内部相关部门联合审核等环节。2.审核内容包括投标文件的完整性、准确性、规范性、合法性、响应性等方面。重点检查投标文件是否满足招标文件的要求，是否存在错别字、数据错误、格式不规范等问题，商务条款和技术条款的应答是否合理、准确，价格计算是否正确等。3.对于审核中发现的问题，应及时进行修改和完善。修改后的投标文件应再次进行审核，确保投标文件质量达到最高标准。四、投标流程（一）报名登记1.市场部门在获取投标项目信息后，应及时按照招标文件要求进行报名登记。报名登记信息应准确、完整，包括公司名称、联系人、联系电话、电子邮箱、报名项目名称等内容。2.在规定的报名截止时间前，将报名资料提交至招标人指定的地点或通过指定的方式进行报名。同时，应保留报名凭证，以备后续查询和核对。（二）获取招标文件1.报名成功后，按照招标文件规定的方式和时间获取招标文件。如招标文件以纸质形式发放，应安排专人前往领取；如以电子文档形式发放，应及时下载并妥善保存。2.在获取招标文件后，应仔细阅读招标文件的各项内容，包括招标公告、投标须知、评标办法、合同条款、技术规格要求、商务条款要求等，确保对招标文件的要求有全面、准确的理解。（三）现场踏勘（如有要求）1.对于需要进行现场踏勘的投标项目，应按照招标文件规定的时间和地点参加现场踏勘活动。2.现场踏勘人员应认真观察项目现场情况，收集与项目相关的信息，包括场地条件、周边环境、工程现状等，为投标文件的编制提供实际依据。同时，应注意记录现场踏勘过程中的重要信息和问题，以便在投标文件中进行合理响应和说明。（四）投标文件递交1.投标团队应按照招标文件规定的时间和地点，将密封完好的投标文件送达招标人指定的接收地点。投标文件应一式多份，包括正本和副本，副本数量应符合招标文件要求。2.在投标文件递交截止时间前，如对投标文件进行修改或补充，应按照招标文件规定的程序进行操作。修改或补充后的投标文件应重新密封，并在封口处加盖公司公章，同时注明修改或补充的内容和时间。3.投标文件递交后，应及时向招标人索取投标文件签收凭证，确保投标文件按时、准确送达指定地点。（五）开标、评标与定标1.开标：市场部门应安排专人参加开标会议，按照开标程序进行签到、领取开标资料等工作。开标过程中，应认真记录开标时间、开标地点、唱标内容等信息，对开标过程中出现的问题及时向招标人提出质疑和澄清。2.评标：评标委员会按照招标文件规定的评标办法对投标文件进行评审。公司投标团队应积极配合评标委员会的工作，按照要求提供必要的澄清、说明和补充材料。在评标过程中，应密切关注评标动态，及时了解评标委员会对投标文件的评价和意见，针对可能存在的问题提前做好应对准备。3.定标：根据评标结果，招标人确定中标候选人或中标人。公司应及时关注中标信息，如对中标结果有异议，应在规定的时间内按照招标文件规定的程序向招标人提出质疑和投诉。（六）中标后的工作1.中标通知：收到中标通知书后，应及时确认中标信息，并按照中标通知书要求与招标人签订合同。2.合同签订：组织相关部门和人员对合同条款进行审核，确保合同内容符合公司利益和要求。合同签订前，应将合同文本提交法务部门进行合法性审查，确保合同合法有效。合同签订后，应按照合同约定履行义务，确保项目顺利实施。3.项目实施：成立项目实施团队，负责项目的具体实施工作。项目实施过程中，应严格按照合同要求和项目计划进行施工、采购、服务等工作，确保项目质量、进度和安全目标的实现。同时，应及时与招标人沟通协调，解决项目实施过程中出现的问题。五、监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对投标项目进行审计监督，检查投标文件编制、投标流程执行、合同签订与履行等环节是否符合公司制度和法律法规要求。2.建立投标项目档案管理制度，对每个投标项目的相关资料进行归档保存，包括招标文件、投标文件、开标记录、评标报告、中标通知书、合同文本等，以便内部审计和查询。3.对违反本制度的投标行为进行严肃处理，视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等，并追究相关责任人的责任。（二）外部监督1.积极配合招标人、招标代理机构以及相关监管部门的监督检查工