企业文件归档与存储管理规范

企业文件归档与存储管理规范一、规范适用对象与管理主体本规范适用于企业内部各类纸质文件、电子文件的归档与存储管理，涵盖业务合同、人事档案、财务相关资料、项目文档、会议纪要、制度文件等所有应长期保存的企业资料。管理主体为行政部（或档案室，以下简称“档案管理部门”），负责统筹归档制度的执行、监督及档案库房（或存储系统）的日常管理；各部门需指定专人（以下简称“部门归档联系人”）负责本部门文件的初步整理与移交配合。二、文件归档与存储管理全流程文件从形成到最终归档存储，需经历“文件形成→部门预整理→档案管理部门审核→分类编号→登记备案→实体/电子存储→定期维护”的全流程管理。各环节需由责任主体签字确认，保证文件流转可追溯，管理责任到人。三、文件归档操作步骤详解（一）文件收集与预整理文件收集范围各部门在业务活动中形成的具有保存价值的文件，包括但不限于：合同协议、项目方案、审批单、会议记录、人事任免、培训材料、审计报告、客户资料等。文件需为最终版本（如存在修改，需附版本变更说明），保证内容完整、字迹清晰（纸质文件）、格式规范（电子文件为通用格式，如PDF、DOC、XLS等）。部门预整理要求部门归档联系人每月末对本月形成的文件进行初步筛选，剔除重复、无保存价值的文件（如临时草稿、过期通知等）。纸质文件按“一事一件”原则整理，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，破损文件需修补平整；电子文件需按“部门-年份-月份-文件类型”建立子文件夹分类存放，文件名统一命名为“部门简称-文件主题-形成日期-版本号”（如“行政部-2024年员工培训计划-20240315-V1.0”）。（二）档案管理部门审核档案管理部门收到部门移交的文件后，2个工作日内完成审核，重点检查：文件完整性（如合同是否含双方签字盖章、会议纪要是否参会人员签字）；分类准确性（是否符合本规范“文件分类标准”）；格式规范性（电子文件是否为通用格式，纸质文件是否装订整齐）。审核通过后，进入下一步；不通过的，退回部门重新整理，并注明修改意见。（三）文件分类与编号文件分类标准采用“一级分类+二级分类+三级流水”的层级分类法：一级分类：按部门划分（如“行政部”“财务部”“市场部”“研发部”等）；二级分类：按文件类型划分（如“综合类”“业务类”“人事类”“财务类”“项目类”等）；三级分类：按具体用途或项目划分（如“综合类”下分“制度文件”“会议纪要”；“项目类”下分“XX项目方案”“XX项目验收报告”）。文件编号规则编号格式为“一级分类代码-二级分类代码-年份-三级流水号”，各代码规则一级分类代码：部门首字拼音首字母（如行政部“XZ”，财务部“CW”）；二级分类代码：文件类型首字拼音首字母（如制度“ZD”，会议“HY”）；年份：文件形成年份（如“2024”）；三级流水号：按当年该分类文件顺序编3位流水号（从“001”开始）。示例：行政部2024年第3份制度文件编号为“XZ-ZD-2024-003”。（四）登记备案档案管理部门对审核通过并编号的文件，分别登记《纸质文件归档登记表》（表1）和《电子文件归档登记表》（表2），登记内容需与文件信息一致，登记完成后由档案管理员及部门归档联系人签字确认，保证账实相符。（五）移交归档纸质文件移交部门归档联系人将整理好的纸质文件装入档案盒，盒面标注“一级分类-二级分类-年份-文件起止流水号”（如“XZ-ZD-2024001-005”），并附《纸质文件归档登记表》一式两份（部门留存一份，档案管理部门留存一份）。双方当面清点文件数量、页数，确认无误后在登记表上签字，完成移交。电子文件移交部门归档联系人将电子文件至企业指定档案管理服务器（或云存储平台），按分类规则存放至对应文件夹，并在《电子文件归档登记表》中填写存储路径、文件大小、移交日期等信息。档案管理员核对文件情况，确认无误后登记备案，同时对电子文件进行病毒查杀，保证存储安全。四、文件存储管理具体要求（一）纸质文件存储存储环境档案库房需保持干燥（湿度控制在45%-60%）、通风（温度控制在14℃-24℃），配备防火、防盗、防虫、防潮设备（如灭火器、防盗门窗、温湿度计、防虫药等）；档案盒竖直存放于专用档案柜中，同一档案柜内文件按编号顺序排列，标识朝外，便于查找；定期检查库房环境（每周至少1次），记录温湿度数据，发觉异常及时处理。存储期限永久保存文件：如公司章程、年度审计报告、重大合同等；长期保存（10-30年）：如项目资料、管理制度、人事档案等；短期保存（5-10年）：如会议通知、临时性工作总结等。保存期满需销毁的文件，由档案管理部门提出申请，经总经理*审批后，由2人以上共同监督销毁，并记录销毁清单。（二）电子文件存储存储介质与位置电子文件存储于企业专用服务器或经认证的云存储平台，禁止存储在个人电脑、移动硬盘等非指定设备；涉密电子文件需单独加密存储，访问权限仅限授权人员（如涉密项目文件仅项目负责人*及档案管理员可查看）。备份与恢复实行“本地备份+异地备份”双备份机制：本地备份每日凌晨自动完成，异地备份每月末由档案管理员手动操作，备份数据需保留至少3年；每季度进行一次备份数据恢复测试，保证备份数据可用性。权限管理档案管理员拥有最高权限，可进行文件、修改、删除等操作；部门人员仅能查看本部门归档文件，需修改时提交申请，经部门负责人*及档案管理员审批后由档案管理员操作；离职员工需在办理离职手续时，由档案管理员注销其档案访问权限。五、常用管理表格模板表1：纸质文件归档登记表文件编号文件名称形成部门形成日期页数密级（公开/内部/秘密）归档人接收人归档日期存放位置（档案柜号-盒号）备注XZ-ZD-2024-0012024年行政管理制度行政部2024-01-0512内部张*李*2024-01-10A-01-001含制度修订说明CW-YW-2024-002Q1供应商合同汇总财务部2024-03-3025内部王*李*2024-04-02B-03-005合同扫描件附后表2：电子文件归档登记表文件编号文件名称存储路径文件大小（KB）形成日期密级移交人接收人移交日期最后修改人备份日期XZ-HY-2024-0033月部门经理会议纪要服务器/行政部/2024/03/会议纪要2562024-03-15内部赵*李*2024-03-20刘*2024-04-01M-YX-2024-004XX市场推广方案服务器/市场部/2024/04/项目方案10242024-04-10秘密陈*李*2024-04-12陈*2024-04-30六、执行过程中的关键注意事项（一）及时性与完整性文件需在业务完成后5个工作日内完成部门预整理，每月最后一个工作日前向档案管理部门移交，避免文件积压；涉及多部门协作的文件，由牵头部门负责收集完整版本，协办部门配合提供相关材料，保证文件内容完整。（二）安全性与保密性纸质档案库房严禁非工作人员进入，钥匙由档案管理员专人保管，备用钥匙存放于公司保险柜，开启需总经理*签字；电子文件严禁通过邮件、等非加密渠道传输，涉密文件需使用企业内部加密通讯工具；查阅涉密文件需填写《文件查阅申请表》，经部门负责人*及档案管理部门负责人审批后，在档案管理员陪同下查阅，查阅过程需全程记录（查阅人、查阅时间、查阅用途）。（三）定期维护与更新档案管理部门每半年对纸质档案进行一次清点，核对数量与登记表是否一致，检查档案盒是否破损、文件是否受潮；每年末对电子文件存储系统进行全面检查，清理冗余文件，更新存储路径索引，保证系统运行稳定；当公司组织架构或部门名称变更时，档案管理部门需及时更新文件分类代码，保证归档编号连续性。（四）人员培训与责任追溯每年组