办公文件档案管理模板及标准

办公文件档案管理模板及标准一、适用范围与典型应用场景日常行政文件：通知、公告、会议纪要、工作计划与总结等；人事管理档案：员工入职材料、劳动合同、培训记录、绩效考核文件等；项目过程文件：项目立项书、可行性报告、进度计划、验收报告等；合同协议类：业务合同、合作协议、补充协议等（涉密合同按专项规定管理）；凭证类文件：费用报销单、采购申请单、发票（仅限合规报销凭证，禁止单独存储）等。二、标准化操作流程（一）文件收集与初步筛选责任主体：各部门文件形成人（如行政专员、项目负责人、人事专员*）为文件收集第一责任人。收集范围：需归档的文件应为正式版本（含签批页），非草稿、非临时性便签；电子文件需为最终版（如Word、PDF格式，避免仅存图片或扫描件），纸质文件需字迹清晰、无缺页。筛选标准：符合国家法规、公司制度要求的文件；具备查考利用价值（如涉及重要决策、业务往来、权益证明等）；重复文件仅保留最终版本或最具代表性的版本。（二）文件分类与编码分类维度：一级分类：按部门或文件性质划分，如“行政部”“人事部”“项目部”“财务部”；二级分类：按文件类型划分，如“行政部”下设“通知类”“会议类”“制度类”，“项目部”下设“立项类”“进度类”“验收类”；三级分类：按年份或项目名称细化，如“2024年”“XX项目一期”。编码规则：采用“一级分类代码-二级分类代码-年份-流水号”格式，示例：行政通知类：XZTZ-2024-001（XZ=行政，TZ=通知）；项目验收类：XMYS-2024-015（XM=项目，YS=验收）。流水号按文件归档顺序从001开始连续编排，不得跳号或重复。（三）文件整理与装订纸质文件整理：按编码顺序排序，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，用牛皮纸文件夹或档案盒封装；多页文件需在左侧装订，使用档案专用夹或打孔穿绳，保证平整不散页；封面标注“一级分类-二级分类-年份”（如“行政部-通知类-2024年”），侧面标注编码范围（如“XZTZ-2024-001至XZTZ-2024-010”）。电子文件整理：按分类建立文件夹层级（如“行政部-通知类-2024年”），文件名与编码一致（如“XZTZ-2024-001_关于2024年春节放假的通知.pdf”）；重要电子文件需刻录光盘或存储至公司指定的加密服务器，定期备份（每月1次），备份介质标注“XX部门-XX分类-XX年备份”。（四）文件归档与移交归档时间：月度文件：每月最后一个工作日前完成归档；项目文件：项目结束后15个工作日内完成归档；年度文件：次年1月20日前完成上年度文件归档。移交流程：文件形成人整理完成后，填写《文件归档移交表》（见模板1），经部门负责人*审核签字；移交至档案管理部门（或行政部*档案岗），双方核对文件数量、编码、完整性，签字确认后，档案管理部门留存移交表，形成人领取副本（如需）。（五）档案保管与维护存放要求：纸质档案存放于专用档案柜，远离火源、水源、强磁场，环境温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；电子档案存储介质需定期检查（每季度1次），防止损坏或数据丢失，服务器档案需开启访问权限控制（仅授权人员可查看）。定期清查：档案管理部门每半年组织一次档案清查，核对档案数量、状态，对破损、褪色文件及时修复或复制，保证档案完好。（六）档案借阅与利用借阅权限：仅公司内部因工作需要可申请借阅，借阅人需填写《文件借阅申请表》（见模板2），经部门负责人及档案管理部门负责人审批（涉密文件需经分管领导*审批）。借阅流程：借阅期限：纸质档案不超过3个工作日，电子档案不超过7天，到期需续借的需重新申请；借阅人需妥善保管档案，不得涂改、勾画、抽取、拆散，不得转借或复制（经批准的复制件需标注“复印件”）；归还时，档案管理部门检查档案完整性，确认无误后签字收回，借阅申请表留存备查。（七）档案鉴定与销毁鉴定周期：档案管理部门每3年组织一次档案鉴定，对超过保存期限的档案进行价值评估。销毁流程：对无保存价值的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清单》，注明档案编码、名称、数量、销毁原因，经分管领导*审批；销毁时需由2人以上监销（档案管理部门人员及使用部门人员），保证档案信息无法恢复，监销人签字确认《档案销毁记录》（见模板3）留存；涉及敏感信息的档案（如员工证件号码复印件、合同关键条款），需使用碎纸机销毁，严禁随意丢弃。三、核心工具表格模板模板1：文件归档移交表归档部门归档人归档日期序号文件编码文件名称形成日期页数保管期限备注1XZTZ-2024-001关于2024年春节放假的通知2024-01-1523年2XZTZ-2024-0022024年第一季度工作计划2024-01-2055年………………部门负责人签字：__________档案管理部门接收人签字：__________模板2：文件借阅申请表借阅部门借阅人借阅日期归还日期序号文件编码文件名称借阅用途审批人1XMYS-2024-015XX项目验收报告项目总结撰写项目负责人*2XZTZ-2024-001关于2024年春节放假的通知备查行政主管*……………部门负责人签字：__________档案管理部门负责人签字：__________模板3：档案销毁记录表销毁日期销毁地点监销人档案分类销毁清单编号序号文件编码文件名称形成日期销毁原因1XZTZ-2021-0052021年第三季度工作总结2021-09-30保存期限已满（3年）2XZTZ-2021-0062021年中秋节活动方案2021-09-15保存期限已满（3年）……………监销人签字：__________档案管理部门负责人签字：__________四、管理要点与风险规避责任明确：各部门负责人为本部门档案管理第一责任人，需定期检查文件归档情况，保证无遗漏、无拖延；档案管理部门负责监督、指导和培训，每年组织1次档案管理知识培训。安全保密：涉密档案（如未公开的合同、战略规划）需单独存放，加密管理，借阅需经总经理*审批；严禁在非办公设备（如个人手机、私人电脑）存储或传输公司档案。规范记录：所有档案管理环节（归档、借阅、销毁）需留存书面或电子记录，保证可追溯，避免因记录缺失导致责任不清。动态更