2026年机器人集成公司采购成本核算管理制度

2026年机器人集成公司采购成本核算管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司采购成本核算工作，精准归集、核算采购全流程成本，强化采购成本管控，提升资金使用效益，为采购决策、成本分析及绩效考核提供可靠数据支撑，防范采购成本失控风险，依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》《企业内部控制基本规范》等相关法律法规，结合机器人集成行业采购业务特性（含设备采购、零部件采购、服务采购等）及公司采购管理与财务核算实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司各职能部门、业务单元及全体员工，覆盖公司采购全流程的成本核算、归集、分析、管控等全环节工作；涉及的采购类型包括机器人本体采购、核心零部件采购、辅助物料采购、技术服务采购、工程配套采购等各类采购业务；同时适用于参与公司采购业务的外包供应商、合作单位相关采购成本的核算管理。第三条核心原则（一）权责发生制原则。采购成本核算需严格遵循权责发生制，凡属于当期的采购成本，无论款项是否支付，均应计入当期成本；不属于当期的采购成本，即使款项已支付，也不得计入当期成本。（二）精准完整原则。确保采购成本核算范围完整、数据精准，全面归集采购全流程产生的各类成本，避免遗漏或重复核算，保障成本信息真实可靠。（三）专款专用与配比原则。采购成本需按采购项目、采购类型分类核算，确保成本与对应的采购业务精准配比；专项采购资金需单独核算，保障资金使用轨迹清晰、可追溯。（四）规范统一原则。建立统一的采购成本核算标准、流程及数据统计规范，确保各部门、各业务线成本核算口径一致，便于成本对比分析与管控。（五）动态管控原则。结合采购业务推进、市场价格波动及成本变化，实时跟踪核算进度，动态分析成本差异，及时调整管控措施，提升成本管控的及时性与有效性。第四条管理职责（一）公司管理层：负责审定公司采购成本核算管理制度及重大采购成本核算事项；审批重大采购项目（预算超过50万元）的成本核算方案与成本管控目标；协调解决成本核算过程中的重大争议与资源调配问题；监督采购成本核算与管控工作整体推进情况。（二）财务部门：作为采购成本核算的归口管理部门，牵头制定、修订本制度及采购成本核算细则；负责采购成本的归集、核算、审核与账务处理；编制采购成本分析报告，提出成本管控建议；建立采购成本核算台账，保障成本数据可追溯；指导各相关部门开展采购成本核算相关工作。（三）采购部门：负责提供采购全流程的基础数据与原始凭证（采购合同、采购订单、付款申请、发票、运单等）；配合财务部门开展成本归集与核算，及时反馈采购过程中的成本变化情况；参与采购成本预算编制与成本分析，落实成本管控措施；建立采购成本基础台账，记录采购价格、数量、费用等信息。（四）业务部门/项目部门：负责提出采购需求的成本预算建议，明确采购成本控制目标；配合财务部门、采购部门开展采购成本核算，提供采购物料/设备的使用场景、数量需求等基础信息；参与采购成本分析，反馈成本管控过程中存在的问题。（五）技术部门：负责审核采购设备与物料的技术规格对应的成本合理性，提供技术层面的成本优化建议；参与重大采购项目的成本论证，协助制定性价比最优的采购方案；配合核实技术服务采购的成本归集范围。（六）质量部门：负责提供采购物料/设备的检测费用、不合格品处理费用等相关数据；参与采购成本分析，反馈质量问题引发的成本损失情况；配合制定质量相关的成本管控措施。（七）法务部门：负责审核采购合同中成本相关条款的合规性与法律效力；协助处理因采购合同纠纷引发的成本损失核算与追责；为采购成本核算的合规性提供法律支持。（八）全体相关人员：严格遵守本制度规定，规范提供采购成本核算相关数据与凭证；及时反馈采购过程中发现的成本异常情况；配合完成采购成本核算与管控相关工作。第二章采购成本核算范围与原则第五条核算范围采购成本核算范围涵盖采购全流程产生的直接成本与间接成本，具体包括以下核心类别：（一）直接采购成本。指与采购物料/设备/服务直接相关的、可直接计入对应采购项目的成本，主要包括：采购价款：指按采购合同约定支付给供应商的物料/设备/服务对价，含增值税专用发票中的不含税金额（可抵扣进项税除外）；运杂费：指采购物料/设备从供应商仓库到公司指定地点的运输费、装卸费、保险费、仓储费等相关费用；税费：指采购过程中发生的、无法抵扣的增值税进项税及其他法定税费；包装费与运输损耗费：指采购物料/设备的包装费用及运输过程中发生的合理损耗费用；定制化加工费：指定制化物料/设备发生的专项加工费、设计费等；验收检测费：指采购物料/设备到货后，为验证其质量与规格发生的检测费、第三方检测服务费等。（二）间接采购成本。指与采购业务相关但无法直接计入单个采购项目，需按合理标准分摊计入的成本，主要包括：采购部门运营成本：指采购部门人员薪酬、办公费、差旅费、通讯费等日常运营费用；采购管理费用：指采购招标服务费、供应商评估费、采购合同公证费等专项管理费用；仓储保管费用：指采购物料入库后发生的仓储设施折旧、保管人员薪酬、物料养护费等；资金占用成本：指采购资金占用产生的利息成本（按公司资金成本核算标准分摊）；其他间接成本：指与采购业务相关的其他零星费用，如采购纠纷处理费、不合格品退换货运输费等。（三）不纳入核算范围的费用。以下费用不得计入采购成本，按公司相关制度计入对应期间费用或其他成本科目：采购过程中发生的罚款、滞纳金等违规支出；采购人员因个人失误导致的额外损失；与采购业务无关的办公费用、招待费用；物料/设备入库后因管理不善导致的损耗、损毁费用；已计入固定资产、无形资产的采购相关费用。第六条核算原则采购成本核算需严格遵循以下原则，确保核算结果精准、合规：（一）实际成本计价原则。采购成本均按实际发生的金额核算，以采购合同、发票、付款凭证等原始凭证为依据，不得随意预估或调整成本金额。（二）权责发生制原则。当期发生的采购成本，无论款项是否支付，均计入当期成本；跨期支付的采购费用，按权责发生制分摊计入对应期间成本。（三）配比原则。直接采购成本直接计入对应采购项目成本；间接采购成本按“谁受益、谁承担”的原则，采用合理分摊标准（如采购金额占比、采购数量、采购工时等）分摊计入各采购项目。（四）划分收益性支出与资本性支出原则。采购物料/设备若形成固定资产、无形资产，其相关成本按资本性支出核算，计入对应资产成本并分期折旧/摊销；若为当期消耗或形成存货，按收益性支出核算，计入当期采购成本或存货成本。（五）一致性原则。采购成本的核算方法、分摊标准一经确定，不得随意变更；确需变更的，需经财务部门审核、公司管理层审批，并在当期成本分析报告中说明变更原因及影响。第三章采购成本核算流程第七条成本预算编制与初始化（一）预算编制。业务部门/项目部门根据采购需求，结合市场价格调研情况，编制采购成本预算，列明采购项目、数量、预估单价、直接成本及间接成本分摊预估金额，提交财务部门审核。（二）预算审核。财务部门结合公司成本管控目标、历史采购成本数据，对采购成本预算的合理性、合规性进行审核；重大采购项目预算需经公司分管领导或管理层审批。（三）初始化登记。预算审批通过后，财务部门在核算系统中建立采购成本核算台账，录入采购项目基础信息、预算金额等，完成核算初始化。第八条采购过程成本归集（一）原始凭证收集。采购部门在采购业务推进过程中，同步收集各类原始凭证，包括采购合同、采购订单、供应商报价单、运单、保险单、检测报告、付款申请单等，确保凭证完整、信息准确。（二）直接成本归集。采购部门按采购项目分类整理原始凭证，标注对应采购项目编号，提交财务部门；财务部门审核凭证真实性、合规性后，将直接采购成本（采购价款、运杂费、税费等）直接归集至对应采购项目核算台账。（三）间接成本归集。财务部门按核算周期（月度/季度）归集间接采购成本，建立间接成本归集台账，详细记录成本发生金额、发生部门、受益对象等信息；间接成本归集需以合法有效的原始凭证为依据，确保归集完整。第九条成本核算实施（一）直接成本核算。财务部门根据归集的直接采购成本原始凭证，按实际发生金额计入对应采购项目的“直接采购成本”科目，完成账务处理；涉及增值税进项税的，按规定抵扣，不计入采购成本。（二）间接成本分摊。财务部门按既定分摊标准，将归集的间接采购成本分摊计入各采购项目：采购部门运营成本、采购管理费用：按各采购项目采购金额占比分摊；仓储保管费用：按各采购项目物料入库数量或仓储占用面积占比分摊；资金占用成本：按各采购项目资金占用金额及占用时间占比分摊；其他间接成本：根据成本性质选择合理分摊标准，分摊标准需在核算细则中明确并保持一致。（三）总成本核算。财务部门将各采购项目的直接成本与分摊的间接成本汇总，核算出各采购项目的总成本，完成采购成本核算台账的更新与账务处理。第十条成本分析与反馈（一）成本分析。财务部门按月度/季度开展采购成本分析，对比预算成本与实际成本，分析成本差异原因（如价格波动、数量偏差、费用超支等）；重点分析重大采购项目、高频采购物料的成本变化趋势，形成《采购成本分析报告》。（二）反馈与应用。财务部门将《采购成本分析报告》提交公司管理层及相关部门，提出成本管控优化建议；采购部门、业务部门根据分析报告，调整采购策略、优化供应商选择，落实成本管控措施；成本分析结果作为采购部门绩效考核的重要依据。（三）台账更新。财务部门根据成本分析结果及后续成本调整情况，及时更新采购成本核算台账，确保成本数据的动态准确性与可追溯性。第十一条特殊采购业务成本核算（一）定制化采购。定制化物料/设备的成本核算需单独归集，涵盖定制设计费、加工费、原型验证费等专项费用；若定制周期跨多个核算周期，按进度分摊计入对应期间成本。（二）应急采购。应急采购成本按正常采购成本核算流程执行，若发生紧急运输、临时采购溢价等特殊费用，需单独标注并说明原因，纳入当期成本分析。（三）外包服务采购。技术服务、工程配套等外包服务采购成本，按服务进度分期归集核算；需支付预付款的，按权责发生制分摊计入对应服务期间成本。（四）不合格品处理。采购物料/设备因质量问题发生的退换货费用、返工费用、损失赔偿等，冲减对应采购项目成本；无法退换货的，按实际损失金额计入当期成本，并追究相关责任方责任。第四章采购成本核算管控措施第十二条预算管控严格执行采购成本预算管控，采购部门需在预算范围内开展采购业务；确需超预算采购的，需提交超预算申请，说明超预算原因、金额及资金来源，经财务部门审核、公司管理层审批同意后，方可实施；超预算采购情况需纳入当期成本分析。第十三条过程管控（一）价格管控。采购部门建立供应商价格数据库，定期开展市场价格调研，实行比价采购、招标采购等方式，严控采购价格虚高；重大采购项目需组织价格谈判，财务部门参与价格审核。（二）费用管控。规范采购过程中各类费用的报销审核，财务部门严格核查运杂费、检测费等费用的真实性、合理性，杜绝虚假报销、超额报销；采购部门优化采购流程，减少不必要的采购环节与费用支出。（三）凭证管控。建立采购原始凭证审核责任制，采购部门对凭证完整性负责，财务部门对凭证真实性、合规性负责；严禁使用虚假凭证、不合规凭证进行成本核算。第十四条供应商成本管控建立供应商成本评估体系，将供应商报价合理性、成本稳定性、履约质量纳入供应商评价指标；优先选择性价比高、成本管控能力强的供应商建立长期合作关系；定期与核心供应商开展成本协商，优化采购价格与付款条件，降低采购成本。第十五条资金管控财务部门优化采购资金支付流程，合理安排付款时间，降低资金占用成本；对大额采购款项实行分期支付，根据采购进度、验收结果支付对应款项；严格审核采购付款的合规性，确保付款金额与核算成本一致。第五章监督考核与责任追究第十六条监督机制（一）日常监督。财务部门对采购成本核算全流程开展日常监督，重点核查成本归集的完整性、核算的准确性、凭证的合规性及预算执行情况，建立监督台账，及时纠正存在的问题。（二）专项监督。公司管理层每季度组织开展一次采购成本核算专项监督检查，由财务部门、审计部门、采购部门联合实施，重点核查重大采购项目成本核算、间接成本分摊、预算执行等情况，形成专项监督报告，提出整改建议并督促落实。（三）审计监督。审计部门将采购成本核算纳入年度内部审计范围，定期对采购成本核算的真实性、合规性、准确性进行审计，核查成本管控措施的落实成效，防范成本核算违规风险。第十七条考核机制将采购成本核算与管控工作纳入各相关部门及岗位的绩效评价体系，核心考核指标包括：采购成本预算执行率、采购成本降低率、成本核算准确率、原始凭证合规率、间接成本分摊合理性等；财务部门牵头制定具体考核指标体系与评分标准。考核结果与绩效奖金、评优评先、岗位调整直接挂钩，对考核优秀的部门及个人给予表彰与物质奖励；对考核不合格的，责令限期整改，扣发相应绩效奖金。第十八条责任追究（一）对在采购成本核算与管控工作中，严格履行职责、精准核算成本、有效降低采购成本的部门及个人，给予通报表彰及物质奖励。（二）对违反本制度规定，存在以下行为的部门及个人，根据情节轻重采取相应责任追究措施：未按要求提供采购成本核算相关数据与原始凭证，或提供虚假、不完整凭证的；采购成本核算错误、遗漏或重复核算，导致成本信息失真的；擅自变更成本核算方法、分摊标准，或未按规定审批的；超预算采购未按规定审批，或虚报采购成本套取资金的；采购过程中存在违规操作，导致采购成本虚高、资金浪费的；隐瞒采购成本异常情况，或拒绝配合成本核算监督检查的；其他违反本制度规定，影响采购成本核算准确性、合规性的行为。对上述行为，情节较轻的，给予口头警告并责令限期整改，