合同审批与管理文档模板包

合同审批与管理包一、适用范围与典型场景日常经营类合同：采购合同（原材料、设备采购）、销售合同（产品/服务销售）、服务合同（咨询、维修、外包服务）等；协作管理类合同：跨部门合作协议、项目合作合同、联合研发合同等；专项事务类合同：劳动合同、保密协议、租赁合同、借款合同等。通过标准化模板与流程，可统一合同管理标准，提升审批效率，防范法律风险与操作漏洞。二、合同全流程操作指南（一）合同发起与申请发起主体：业务部门经办人（如采购专员、销售经理、项目负责人等）。操作步骤：第一步：根据业务需求，准备合同草案及附件（如对方主体资质文件、报价单、技术规格书、会议纪要等），保证内容完整、数据准确。第二步：填写《合同审批申请表》（模板见“核心清单”），明确合同名称、对方主体、合同金额、履行期限、核心条款（如付款方式、违约责任）及所需审批层级。第三步：将合同草案、附件及《合同审批申请表》提交至部门负责人进行初审。关键要求：合同内容需符合公司业务规则，金额、数量等关键信息与附件一致；对方主体为企业的，需提供营业执照复印件（加盖公章）及法定代表人证件号码明，为自然人的，需提供证件号码复印件。（二）部门初审审核主体：业务部门负责人。审核内容：合同必要性：是否符合部门年度计划或业务需求，是否存在重复签约、超预算等情况；业务条款：标的物描述、质量标准、交付时间、付款方式等是否与业务约定一致；附件完整性：资质文件、报价单等附件是否齐全、有效。操作输出：审核通过：在《合同审批申请表》“部门初审意见”栏签字确认，转交至下一审批环节（如法务审核、财务审核）；审核不通过：注明修改意见，退回经办人调整后重新发起。（三）法务审核审核主体：法务部门（或指定法务负责人）。审核内容：合法性：合同主体是否适格，条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销风险；风险点：违约责任是否明确、公平，争议解决方式（诉讼/仲裁）及管辖约定是否清晰，知识产权、保密条款是否完整；文规范性：合同文本结构是否严谨，术语是否准确，无歧义。操作输出：审核通过：在《合同审批申请表》“法务审核意见”栏签字确认，转交至管理层审批；审核不通过：出具《合同评审意见表》（模板见“核心清单”），列明具体修改建议（如“违约责任需增加‘逾期付款按日万分之五支付违约金’”），经办人根据意见修改后重新提交法务审核。（四）管理层审批审批主体：根据合同金额及重要性分级审批（示例）：金额≤5万元：部门负责人+分管副总审批；5万元＜金额≤50万元：部门负责人+分管副总+总经理审批；金额＞50万元：部门负责人+分管副总+总经理+董事长审批。审批内容：合同与公司战略、经营目标的契合度；成本效益分析：合同金额是否合理，投入产出比是否匹配；重大风险：对合作方履约能力、市场环境等风险的评估。操作输出：审批通过：在《合同审批申请表》“管理层审批意见”栏签字确认，进入用印环节；审批不通过：注明不予批准理由（如“超出年度预算，需重新规划”），流程终止。（五）用印与签订操作主体：行政部（或指定用印管理员）。操作步骤：第一步：经办人持审批通过的《合同审批申请表》、合同最终版及《合同用印申请表》（模板见“核心清单”）至行政部申请用印；第二步：用印管理员核对审批手续是否齐全、合同文本是否与审批版本一致，确认无误后加盖公司公章或合同专用章（严禁空白合同用印）；第三步：用印后，行政部留存1份合同正本，经办人持剩余正本与对方签订合同，签订时需保证双方签字（盖章）处清晰、日期准确。（六）履行跟踪与归档履行跟踪：责任主体：业务部门经办人，配合财务、法务部门；操作内容：建立《合同履行跟踪表》（模板见“核心清单”），记录合同履行关键节点（如交付时间、验收节点、付款节点），定期更新履行状态，对逾期未履行或存在履行风险的，及时上报并启动应对措施（如催告、协商变更）。归档管理：归档时间：合同签订后3个工作日内；归档内容：合同正本、审批流程文件（《合同审批申请表》《合同评审意见表》等）、附件（资质文件、报价单等）、履行记录（验收报告、付款凭证等）；归档方式：行政部对合同正本进行统一编号、登记（使用《合同台账登记表》，模板见“核心清单”），存入档案柜；电子版同步至公司管理系统，加密存储，保证信息安全。三、核心清单（一）《合同审批申请表》字段名称填写说明合同编号按规则编制（如“年份-部门代码-序号”，示例：2024-CG-001）合同名称与合同文本标题一致（示例：“办公设备采购合同”）甲方（我方）信息公司全称、统一社会信用代码、法定代表人、联系人、联系方式乙方（对方）信息对方全称（或姓名）、统一社会信用代码（或证件号码号）、法定代表人（或联系人）、联系方式合同金额大写+小写，币种（如人民币、美元）合同履行期限起始日期至终止日期（示例：2024年1月1日至2024年12月31日）核心条款摘要简述标的物、质量标准、付款方式、违约责任等关键内容附件清单列明附件名称及份数（示例：“1.乙方营业执照复印件1份；2.设备报价单1份”）申请人签字经办人手写签名申请日期年/月/日（二）《合同评审意见表》评审部门/人员评审意见（可勾选或填写）签字日期法务审核□合同条款合法合规，无修改意见；□需修改条款：___________________________财务审核□付款方式合理，预算充足；□需调整：_________________________________业务部门复核□业务条款准确，与约定一致；□需补充：_________________________________（三）《合同台账登记表》合同编号合同名称对方主体合同金额（元）签订日期履行状态（待履行/履行中/已完成/终止）归档编号备注2024-CG-001办公设备采购科技公司50,000.002024-01-15履行中DA20240013月31日交付2024-XS-002软件服务销售企业集团120,000.002024-02-01已完成DA2024002已验收（四）《合同履行跟踪表》合同编号履行节点（如“设备交付”“初验”“终验”“付款”）计划完成日期实际完成日期责任人履行情况说明（正常/逾期/异常）应对措施（如无则填“无”）2024-CG-001设备交付2024-03-312024-04-02小明逾期2天已发催告函，对方承诺4月3日交付2024-XS-002终款支付2024-02-282024-02-28张经理正常无（五）《合同用印申请表》用印事由合同名称合同编号用印份数审批人签字用印日期申请人签字签订采购合同办公设备采购合同2024-CG-0012份（甲乙双方各1份）分管副总2024-01-15小明四、使用规范与风险提示（一）材料完整性管理合同发起时，必须附齐对方主体资质文件（企业营业执照、授权委托书等）、业务相关附件（报价单、技术参数等），避免因材料缺失导致审批延误或合同无效。涉及特殊行业（如食品、医疗器械）的，需提供行业许可证、认证证书等合规文件。（二）审批时限控制各环节审批人应在收到材料后2个工作日内完成审核（紧急合同可缩短至1个工作日），无正当理由不得拖延；需补充材料的，应一次性告知所需内容，避免反复退回。（三）条款合规性重点金额条款：必须同时填写大写和小写，大小写不一致时以大写为准；履行期限：明确具体日期或节点（如“收到预付款后30日内交付”），避免模糊表述（如“尽快”“适时”）；违约责任：需量化违约金或损失赔偿计算方式，避免“承担相应责任”等笼统条款；争议解决：优先约定公司所在地法院诉讼管辖，或明确仲裁机构（如“仲裁委员会”）。（四）保密与归档要求合同文本及审批信息涉及公司商业秘密，仅限审批相关人员知悉，严禁外传；归档材料需按“合同正本+审批流程+附