行政公文写作规范与范例集

行政公文写作规范与范例集一、行政公文的核心认知与分类行政公文是党政机关、企事业单位实施管理、传递信息、规范行为的法定载体，其写作质量直接影响工作指令的传达效率与决策落地效果。根据《党政机关公文处理工作条例》，公文分为法定公文（如决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要）与事务性公文（如计划、总结、简报、调研报告、讲话稿）两大类。法定公文具有法定效力与规范格式，适用于正式公务活动；事务性公文则更侧重工作实务的记录与沟通，格式相对灵活但需遵循行业惯例。明确文种适用场景是规范写作的前提——例如“请示”用于向上级请求指示或批准，“报告”用于向上级汇报工作、反映情况，二者不可混淆。二、常见法定公文的写作规范与范例（一）通知：传达要求、部署工作的常用文种适用范围：发布规章制度、传达工作要求、任免人员、批转/转发公文等。写作规范：标题：一般为“发文机关+事由+通知”（如《XX局关于召开2024年工作部署会的通知》），事由需简洁明确。正文：包含“发文缘由”（说明通知背景或目的）、“具体事项”（分条列项说明时间、地点、要求等）、“执行要求”（如“请各部门务必按时参会”）。落款：发文机关署名（可省略，加盖公章）、成文日期（阿拉伯数字，如2024年X月X日）。范例：关于召开2024年工作部署会的通知XX局发〔2024〕3号XX局关于召开2024年工作部署会的通知各科室、下属单位：为总结2023年工作成效，部署2024年重点任务，经局党组研究，决定召开全局工作部署会。现将有关事项通知如下：一、会议时间：2024年X月X日（周五）上午9:00二、会议地点：局机关三楼会议室三、参会人员：局领导班子成员、各科室负责人、下属单位主要负责人四、会议要求：1.请参会人员提前10分钟到场，遵守会场纪律；2.各科室、下属单位需提交2023年工作总结（电子版）至办公室邮箱（xx@）。特此通知。XX局2024年X月X日（二）请示：向上级请求指示或批准的上行文适用范围：请求上级解决困难、审批事项、明确政策等，需一文一事，主送一个上级机关，不得抄送下级。写作规范：标题：“发文机关+事由+请示”（如《XX处关于申请办公设备购置经费的请示》）。正文：“请示缘由”（说明必要性，如“因办公设备老化影响工作效率”）、“请示事项”（明确请求内容，如“申请购置打印机X台、电脑X台”）、“结语”（如“妥否，请批示”“以上请示，盼复”）。范例：关于申请办公设备购置经费的请示XX处发〔2024〕5号XX处关于申请办公设备购置经费的请示XX局：我处现有办公设备（打印机、电脑）使用年限已超5年，硬件故障频发，每月维修成本较高，且影响文件处理效率。为保障工作正常开展，拟购置打印机2台、电脑3台，预算共计X万元。妥否，请批示。XX处2024年X月X日（三）报告：汇报工作、反映情况的上行文适用范围：向上级汇报工作进展、总结经验、反映问题（无需上级批复，与“请示”核心区别）。写作规范：标题：“发文机关+事由+报告”（如《XX公司关于2023年度安全生产工作的报告》）。正文：“工作情况”（概述开展的工作，如“2023年我公司开展安全生产检查X次”）、“成绩与问题”（客观分析成效与不足）、“下一步计划”（明确改进方向或工作安排）。范例：关于2023年度安全生产工作的报告XX公司发〔2024〕1号XX公司关于2023年度安全生产工作的报告XX集团：2023年，我公司深入贯彻“安全第一、预防为主”方针，扎实推进安全生产管理工作，现将情况报告如下：一、工作开展情况1.制度建设：修订《安全生产管理制度》，新增特种作业人员管理细则；2.隐患排查：全年开展专项检查X次，整改隐患X项，整改率100%；3.培训教育：组织安全培训X场，覆盖员工X人次。二、存在问题部分员工安全意识薄弱，应急演练参与度不足。三、下一步计划1.开展“安全生产月”专项活动，强化员工安全意识；2.每季度组织1次应急演练，提升处置能力。特此报告。XX公司2024年X月X日三、公文写作的通用规范与技巧（一）格式规范：严谨呈现公文外观用纸与排版：采用A4纸，页边距上下2.5cm、左右3cm；正文行间距28-30磅，标题居中，主送机关顶格，正文首行缩进2字符。字体字号：标题用二号小标宋体，正文用三号仿宋_GB2312，页码用四号半角宋体。印章与落款：联合行文需所有发文机关署名并盖章；成文日期右空四字，用阿拉伯数字标注。（二）语言规范：准确、简洁、庄重用词精准：避免模糊表述（如“大概”“可能”），多用规范术语（如“拟”“妥否”“特此通知”）。句式简洁：多用陈述句、祈使句，少用反问、感叹句；长句拆分，避免歧义（如“经研究决定，现通知如下”比“现经研究决定通知如下”更清晰）。风格庄重：禁用口语（如“事儿”“搞定”），避免夸张修辞，保持公文严肃性。（三）逻辑规范：条理清晰，层次分明结构逻辑：按“总-分-总”或“缘由-事项-要求”展开，正文用“一、（一）1.（1）”层级序号，避免混乱。内容逻辑：因果关系明确（如请示需先说明“为什么请示”，再提“请示什么”），递进关系合理（如报告先讲工作，再分析问题，最后提计划）。四、常见写作误区与规避策略（一）文种混用：请示与报告不分误区：用“请示”汇报工作（如《关于XX工作的请示》却无请求事项），或用“报告”请求批准（如《关于申请经费的报告》）。规避：明确文种功能——需上级批复的用“请示”，仅汇报情况的用“报告”；若既有汇报又有请求，可分两篇公文，或在报告中说明“妥否，请批示”（但需谨慎，尽量遵循“一文一事”）。（二）格式错误：落款与日期不规范误区：成文日期用汉字（如“二〇二四年X月X日”），或落款与正文间距过近。规避：严格用阿拉伯数字标日期，落款与正文空一行，右空四字。（三）语言失当：口语化或表述模糊误区：“我们打算买几台电脑”（口语化），“尽快完成任务”（“尽快”无量化标准）。规避：改为“拟购置电脑X台”“于X月X日前完成任务”，用词具体可量化。结语行政公文是公务活动的“文字