行政办公用品采购与管理制度用品清单及采购流程

行政办公用品采购与管理制度一、总则为规范公司行政办公用品的采购、领用与管理流程，保障日常办公需求，提高资源使用效率，避免浪费，特制定本制度。本制度旨在建立统一、透明、高效的办公用品管理体系，保证采购行为合规有序，为各部门提供稳定、及时的物资支持。二、制度适用范围本制度适用于公司各部门（含分支机构）行政办公用品的采购申请、审核、采购、验收、领用及库存管理等全流程工作。适用物品范围包括但不限于：办公用纸、笔墨、文件夹、计算器、办公耗材（如墨盒、硒鼓）、清洁用品、小型办公设备（如订书机、剪刀）等日常办公消耗品及易耗品（固定资产类物品按公司资产管理制度执行，不纳入本范围）。三、各部门职责说明（一）行政部统筹管理办公用品采购与库存，制定年度采购预算，报公司管理层审批。汇总各部门办公用品需求，组织询价比价，确定供应商并下达采购订单。负责办公用品的验收、入库、登记及库存盘点，保证账实相符。建立办公用品领用登记台账，监督各部门领用行为，避免浪费。定期分析采购与领用数据，优化采购策略，控制成本。行政部负责人*对采购流程的合规性及库存管理的准确性负总责。（二）各部门根据实际办公需求，每月25日前向行政部提交下月《行政办公用品需求申请表》，注明物品名称、规格、数量、用途等信息，经部门负责人*审核后提交。按需领用办公用品，严禁超量申领或挪作他用，领用后签字确认。合理使用办公用品，减少损耗，发觉质量问题及时反馈至行政部。部门负责人*对本部门需求合理性及领用规范负管理责任。（三）财务部审核采购预算与费用报销单据，保证资金使用符合公司财务制度。根据采购订单、验收单及合规凭证，办理采购款项支付手续。财务部审核人*对采购费用的真实性、合规性负审核责任。四、行政办公用品采购操作流程（一）需求提报与审核需求提报：各部门每月25日前填写《行政办公用品需求申请表》（详见模板1），明确物品名称、规格型号、单位、数量、预估单价、用途及领用人等信息，经部门负责人*签字确认后，提交至行政部。需求汇总：行政部于每月28日前汇总各部门需求，核对物品名称、规格及数量，避免重复或遗漏。需求审核：行政部负责人对汇总需求进行合理性审核，重点核查超量申领、非必需品采购等情况，审核通过后形成《月度办公用品采购计划》，报公司分管领导审批。（二）询价比价与供应商确定询价比价标准：单次采购金额低于500元的物品，行政部可根据日常合作供应商直接采购；单次采购金额500元（含）以上的，需至少向3家合格供应商询价，并填写《行政办公用品采购比价表》（详见模板2），记录供应商名称、物品报价、供货周期、质量承诺等信息。供应商选择：行政部根据“质量优先、价格合理、服务保障”原则，结合比价结果、供应商过往合作记录（如供货及时性、产品质量合格率）确定供应商，报分管领导*审批。订单下达：审批通过后，行政部与供应商签订采购订单（或电子订单），明确物品名称、规格、数量、单价、交付时间、交付地点及验收标准等内容，订单需经行政部负责人*及供应商双方签字（盖章）生效。（三）采购执行与交付跟踪订单跟踪：行政部在订单下达后，主动与供应商沟通，确认生产进度及交付时间，保证物品按期送达。异常处理：若供应商未能按期交付或物品存在潜在质量风险，行政部应及时与供应商协商解决方案（如延期交付、更换批次），必要时启动备用供应商，避免影响办公需求。（四）验收入库与登记验收流程：物品送达后，行政部验收员*与采购员共同核对物品信息：数核对：对照采购订单，清点物品数量是否一致，多出或短缺需当场记录；质核查：检查物品规格、型号是否符合要求，包装是否完好，有无破损或质量问题；证核对：供应商需提供产品合格证（如适用）及送货清单，与订单信息一致方可签收。入库登记：验收合格后，填写《行政办公用品验收入库单》（详见模板3），注明采购单号、物品名称、规格、数量、单价、总价、供应商、验收日期及验收人等信息，行政部台账管理员*同步更新库存台账，保证库存数据实时准确。不合格品处理：验收不合格的物品，行政部需在24小时内通知供应商退换货，并保留沟通记录，退换货流程完成后方可重新入库。（五）领用登记与费用报销领用流程：各部门领用办公用品时，需填写《行政办公用品领用登记表》（详见模板4），注明领用部门、领用人、物品名称、规格、数量、领用日期等信息，经部门负责人*签字确认后，到行政部领取。行政部发放时核对领用信息与库存情况，保证领用量不超过申领量。费用报销：采购完成后，行政部凭采购订单、验收入库单、供应商发票（或合规收据）及《采购比价表》（金额500元及以上），填写《费用报销单》，经财务部审核人审核、分管领导审批后，到财务部办理报销手续。五、常用表格模板模板1：行政办公用品需求申请表申请部门部门负责人*申请日期序号物品名称规格型号1A4复印纸80g2中性笔0.5mm黑色………审核意见：部门负责人*签字：____________________行政部审核：____________________模板2：行政办公用品采购比价表采购单号采购日期物品名称规格型号单位需求数量CG20240012024-03-01A4复印纸80g包20供应商信息报价（元/包）总价（元）供货周期（天）质量承诺备注供应商A24.50490.003符合国标长期合作供应商B24.80496.002符合国标-供应商C25.00500.001符合国标包送货比价结论：选择供应商A，总价490.00元，供货周期3天。审批人*签字：____________________模板3：行政办公用品验收入库单采购单号CG2024001验收日期2024-03-05序号物品名称规格型号单位1A4复印纸80g包验收人：____________________台账管理员：____________________行政部负责人*：____________________模板4：行政办公用品领用登记表领用日期领用部门领用人物品名称规格型号单位数量领用事由部门负责人*签字2024-03-06市场部王五A4复印纸80g包5项目资料打印赵六2024-03-06财务部周七中性笔0.5mm黑色支10日常记账吴八备注：领用后请及时核对物品数量与规格，如有问题请于领用当日反馈至行政部。六、执行规范与注意事项需求管理规范：各部门应本着“按需申领、杜绝浪费”原则提交需求，严禁虚报、多报；行政部对月度需求总量进行合理性控制，避免库存积压。采购纪律要求：采购人员必须遵守廉洁自律规定，严禁接受供应商回扣、礼品等不当利益；供应商选择需坚持公开、公平、公正原则，禁止指定单一供应商（长期合作除外且需备选）。库存管理要求：行政部每月末进行一次库存盘点，保证账实相符，盘点差异需查明原因并书面报分管领导*；库存物品需分类存放，标注清晰，避免受潮、损坏。领用行为规范：办公用品仅限办公使用，严禁私用或外借；领用人应妥善保管所领物品，延长使用寿命，避免人为损坏。应急处理机制：遇突发办公需