企业安全生产资料管理手册

企业安全生产资料管理手册一、前言为规范企业安全生产资料的管理工作，确保资料完整、准确、可用，支撑企业安全生产管理体系有效运行，同时满足《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国档案法》等法律法规及行业监管要求，特编制本手册。本手册适用于企业及所属各单位的安全生产资料管理全流程，包括资料的编制、收集、整理、存储、检索、更新及销毁等环节，各部门、项目部及相关岗位人员应严格遵照执行。二、总则（一）适用范围本手册适用于企业及下属分公司、项目部等所有生产经营单位的安全生产资料管理工作，涵盖生产运营、项目建设、设备管理、人员培训等全领域的安全相关资料。（二）管理职责安全管理部门：牵头制定资料管理细则，监督各部门资料管理执行情况，组织资料检查与评审，协调跨部门资料共享与归档。档案管理部门：负责资料的集中存储、保管，建立检索体系，指导各部门资料整理规范，定期开展档案安全检查。各业务部门：负责本部门职责范围内安全生产资料的编制、收集、初审，及时提交归档，确保资料真实、完整、及时更新。（三）管理原则合法性：资料内容、管理流程符合国家法律法规、行业标准及企业内部制度要求。完整性：覆盖安全生产全流程（从制度建设到事故处置），无关键环节资料缺失。准确性：资料内容真实反映实际工作，数据、记录可追溯、可验证。及时性：资料随业务开展同步更新，隐患整改、制度修订等资料需在事项完成后5个工作日内归档。保密性：涉及商业秘密、人员隐私、事故核心数据的资料，严格限制查阅范围，执行保密管理。三、安全生产资料分类结合安全生产管理全流程，资料分为8大类，每类包含核心内容及管理要点：（一）基础管理类企业资质与证照：安全生产许可证、营业执照、行业资质证书、消防验收合格证等。组织与职责：安全生产管理机构设置文件、管理人员任命书、各级人员安全职责分工、安全生产责任制文本及签订记录。（二）制度规范类管理制度：安全教育培训、隐患排查治理、危险源管控、特种设备管理、职业健康管理等制度文件。操作规程：各岗位、各设备的安全操作规程（需经专家评审、全员培训后实施）。标准化文件：安全生产标准化自评报告、外部评审材料、达标证书及持续改进方案。（三）教育培训类培训计划与记录：年度安全培训计划、培训签到表、课件、考核试卷及成绩。资格证书：特种作业操作证、安全员证书、注册安全工程师证书等原件扫描件及复审记录。三级安全教育：新员工厂级、车间级、班组级安全教育记录（含培训内容、考核结果、本人签字确认）。（四）隐患排查与治理类排查记录：日常、专项隐患排查表（含排查时间、区域、隐患描述、整改责任人）。整改闭环：隐患整改通知书、整改回复（附整改前后照片、验收单）、重大隐患评估报告及销号证明。动态台账：隐患排查治理台账（按“五定”原则更新：定人、定时间、定措施、定资金、定预案）。（五）应急管理类预案体系：综合应急预案、专项应急预案、现场处置方案（需经专家评审、备案）。演练管理：年度演练计划、演练方案、演练记录、演练评估报告及改进措施。应急保障：应急救援队伍名单、应急物资清单及月度检查记录、应急通讯联络表。（六）事故管理类事故报告：事故快报、正式事故报告（含事故经过、原因分析、责任认定）。调查与整改：事故调查组文件、整改措施及落实验证材料。工伤与理赔：工伤认定决定书、医疗诊断证明、理赔协议（涉及隐私的资料单独加密保管）。（七）设备设施类设备台账：特种设备、普通设备台账（含型号、购置时间、使用地点）。检测与维护：特种设备定期检验报告、维护保养记录、安全设施检查记录、设备改造/报废审批文件。技术档案：设备说明书、安装图纸、故障维修记录（含故障原因、处理措施、维修人员签字）。（八）外来文件类监管文件：政府及应急管理部门的检查通知、整改指令、行政处罚决定书（含整改回复、复查记录）。行业标准：国家/行业标准更新文件、外部审计/评价报告。四、资料管理流程（一）编制与审核编制要求：资料内容需结合实际工作，数据真实、逻辑清晰，格式采用企业统一模板（如报告类用A4纸、标题三号黑体、正文小四宋体）。审核流程：部门内部编制完成后，由部门负责人初审（重点审核内容完整性、合规性）；涉及跨部门或重大事项的资料，需经安全管理部门、分管领导终审，签字确认后生效。（二）收集与整理收集时限：资料产生后，责任部门应在5个工作日内完成收集；项目类资料在项目竣工后1个月内收集完毕。整理规范：纸质资料：按分类装订，加装封面（注明类别、年度、部门）、目录，每页编号，破损资料需修复后归档。电子资料：命名格式为“年份-类别-事项-版本”（如“2024-隐患排查-车间A-第2版.xlsx”），存储于部门共享文件夹，定期同步至档案管理部门服务器。（三）存储与保管纸质存储：存放于专用档案柜，柜内保持干燥（湿度≤60%）、通风，远离水源、火源；档案柜需加锁，钥匙由专人保管，非工作时间关闭档案室。电子存储：重要资料加密存储，服务器每日自动备份，异地备份每季度一次；禁止将核心资料存储于个人电脑或移动硬盘。保管要求：档案管理人员每月检查一次存储环境，每季度抽查资料完整性，发现霉变、破损及时处理；电子资料每半年进行可读性测试。（四）更新与废止更新触发：当法规修订、企业制度调整、设备改造时，责任部门需在10个工作日内更新资料。废止流程：旧版资料标注“废止（替代版本号：XXX）”，留存备查；需销毁的资料填写《资料销毁清单》，经部门负责人、安全管理部门审批后，由两人以上监督销毁，销毁记录存档。五、归档与检索（一）归档要求纸质归档：年度资料在次年1月底前归档；项目类资料在项目结束后3个月内归档；临时专项资料在活动结束后1个月内归档。归档时需填写《档案移交清单》，双方签字确认。电子归档：与纸质资料同步归档，格式转换为PDF（确保长期可读），上传至企业档案管理系统，标注分类、关键词。（二）检索方式纸质检索：建立《档案目录册》，按“分类-年度-部门”索引，支持手工查阅。电子检索：档案管理系统支持关键词检索、高级筛选，权限内人员可在线查阅电子资料。六、安全与保密管理（一）涉密资料管理标注密级：涉及商业秘密、事故核心数据、人员隐私的资料，标注“机密”或“秘密”，存放于加密档案柜或加密服务器。借阅审批：内部人员借阅涉密资料，需填写《涉密资料借阅单》，经部门负责人、安全管理部门审批；外部人员借阅，需分管领导批准，且在指定场所查阅，禁止复制、拍照。（二）电子资料安全权限设置：档案管理系统按岗位设置权限，定期更新权限名单（如人员离职后24小时内注销账号）。七、检查与改进（一）定期检查安全管理部门每季度组织一次资料管理检查，内容包括：资料完整性：是否存在关键资料缺失。准确性：数据是否与实际一致。存储环境：档案柜是否防潮、服务器是否正常备份。检索效率：电子检索是否快速定位、纸质目录是否清晰。检查后形成《资料管理检查报告》，通报问题并明确整改责任部门。（二）问题整改责任部门收到整改通知后，需在10个工作日内完成整改，整改完成后提交《整改验证报告》，附佐证材料。（三）持续改进每年12月，安全管理部门组织手册评审，结合法规变化、企业业务调整，修订手册内容。修订后经分管领导审批，发布新版本并替换旧版。八、附则1.本手册自发布之日起施行，由企业安全管理部门负责解释。2.