企业合同管理与审批流程模板

企业合同管理与审批流程模板一、适用范围与业务场景二、合同全流程操作指引（一）合同发起与起草发起申请：业务部门根据业务需求（如采购物料、提供服务、合作开发等），填写《合同审批申请表》（见模板一），明确合同类型、对方方、合作内容、预计金额、履行期限等核心信息，并附上相关附件（如对方资质文件、技术参数、报价单等）。合同起草：由业务部门指定专人（或法务部门协助）根据业务需求起草合同文本，保证合同条款完整、逻辑清晰，包含以下核心要素：合同主体（双方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式）；合同标的（产品名称、规格型号、服务内容等）；权利义务（双方主要职责、交付标准、验收方式等）；合同金额（单价、数量、总价、币种、付款方式及期限）；履行期限（开始/结束时间、阶段性节点要求）；违约责任（违约情形、违约金计算方式、争议解决方式）；其他约定（保密条款、知识产权、不可抗力等）。（二）部门审核业务部门初审：业务部门负责人审核合同内容的真实性、准确性和业务必要性，重点核对合作需求与合同条款是否一致，附件是否齐全，签署《合同审批申请表》“业务部门审核意见”栏。法务部门审核：法务部门（或指定法务人员）审核合同条款的合法性、合规性及完整性，重点关注：主体资格是否合法（对方营业执照、授权委托书等资质文件是否有效）；条款是否存在法律风险（如格式条款、权利义务不对等、争议解决约定不明等）；是否违反企业内部管理制度或行业监管规定。法务部门需出具书面审核意见，通过则签字确认，不通过则注明修改意见并退回业务部门调整。财务部门审核：财务部门审核合同中的财务相关条款，重点关注：合同金额的合理性（是否符合预算、市场价格是否公允）；付款方式及期限对企业现金流的影响（如预付款比例、分期付款节点）；涉及税费、发票开具的要求（如发票类型、开具时间）是否合规；履约保证金、质保金等约定是否明确。财务部门签署审核意见，通过后进入下一环节。（三）管理层审批根据合同金额、重要性及企业授权体系，确定最终审批权限：一般合同（如金额≤10万元，或常规业务类合同）：由分管副总审批；重要合同（如10万元＜金额≤50万元，或涉及核心业务、长期合作类合同）：由总经理审批；重大合同（如金额＞50万元，或涉及对外投资、并购、重大资产处置等）：需提交总经理办公会或董事会审议。（四）合同签署与用印文本定稿：审批通过后，业务部门根据各方审核意见修改合同文本，最终形成“合同正式文本”（一式X份，根据签署方及存档需求确定份数），并由双方授权代表签字确认。用印申请：业务部门填写《印章使用申请表》，附已签字的合同正式文本，按企业印章管理制度申请用印（如合同专用章、公章）。用印管理：印章管理部门（如行政部）核对合同文本与审批流程的一致性（审批手续是否齐全、合同内容是否与审批版本一致），确认无误后加盖印章，并登记《印章使用台账》（记录用印日期、合同编号、用印份数、经办人等信息）。（五）履行与跟踪合同交付：业务部门按合同约定履行义务（如交付货物、提供服务、支付款项等），并留存相关履约凭证（如送货单、验收报告、付款凭证等）。履行跟踪：业务部门定期跟踪合同履行进度，及时发觉并解决履约过程中的问题（如延迟交付、质量争议等），重大问题需上报管理层并同步法务、财务部门。验收确认：合同涉及货物或服务交付的，由业务部门牵头组织验收，填写《验收确认单》，明确验收结果（合格/不合格）、验收日期、参与人员等信息，并由双方签字确认。（六）归档管理资料收集：合同履行完毕或终止后，业务部门收集合同全流程资料，包括：合同审批申请表、各环节审核意见、合同正式文本（含签字页）、附件资料、履约凭证、验收确认单、结算单等。归档登记：资料整理齐全后，移交档案管理部门（或行政部），填写《合同归档登记表》，统一编号存档（电子档案+纸质档案），并建立合同台账（见模板二），便于后续查询。保管期限：根据合同类型及法规要求确定保管期限（一般合同保管不少于10年，重大合同保管不少于20年），到期按规定销毁并履行销毁手续。三、常用模板工具表单模板一：合同审批申请表合同编号合同名称合同类型□采购□销售□服务□租赁□合作□其他______对方方名称：________________________统一社会信用代码：________________________联系人及电话姓名：*某联系方式：________________________合同金额大写：________________________小写：¥________________________履行期限自______年______月______日至______年______月______日主要合作内容（简要描述，可另附页）附件清单□对方资质文件□报价单□技术参数□其他______发起部门发起人：*某申请日期：______年______月______日审核环节审核人审核意见审核日期业务部门审核*某法务部门审核*某财务部门审核*某分管副总审批*某总经理审批*某印章使用登记用印日期：______年______月______日用印人：*某用印份数：______模板二：合同台账管理表合同编号合同名称合同类型对方方合同金额（元）签署日期生效日期履行期限履行状态归档编号备注□履行中□已完成□终止□履行中□已完成□终止四、关键风险控制点（一）合同条款规范性合同文本必须包含核心要素（主体、标的、金额、履行期限、违约责任等），避免使用模糊表述（如“大概”“左右”）；涉及技术参数、服务标准的，需作为合同附件并明确版本号，避免后续争议；违约责任条款需对等，避免单方面加重己方责任或减轻对方责任。（二）审批流程时效性各环节审核人需在收到申请后2个工作日内完成审核（特殊情况除外），逾期未反馈视为默认通过；管理层审批需在部门审核通过后3个工作日内完成，紧急合同可启动“绿色审批通道”，但需注明紧急原因。（三）印章与档案管理严禁在空白合同、未经审批的合同文本上加盖印章；合同签署后，原件需统一由档案管理部门保管，业务部门可留存复印件或电子版；档案借阅需履行登记手续，借阅期限不超过7天，严禁外泄或复制。（四）履行风险监控业务部门需建立合同履行跟踪表，定期（如每月/每季度）更新履行进度，对可能出现的违约风险（如对方延迟交付、资金困难等）及时预警；发生合同纠纷时，需第一时间上报法务部门，由法务部门牵头制定应