采购规范合同管理制度

PAGE采购规范合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司采购合同管理，规范采购行为，防范采购风险，维护公司合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及的采购合同管理活动，包括但不限于物资采购、服务采购等各类采购合同。（三）基本原则1.合法性原则：采购合同的签订、履行必须符合国家法律法规的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.公平公正原则：合同双方应在平等、自愿、公平的基础上签订合同，明确双方的权利和义务，不得利用优势地位或对方劣势谋取不当利益。3.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。4.效益原则：采购合同管理应注重提高采购效益，降低采购成本，确保采购物资和服务符合公司需求。二、采购合同的签订（一）采购计划与预算1.各部门应根据公司业务需求，提前制定采购计划，并报相关领导审批。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.采购预算应根据采购计划编制，明确采购项目的资金来源和预算金额。采购预算应严格控制在公司下达的预算指标范围内，如需调整，应按规定程序办理审批手续。（二）供应商选择与管理1.建立供应商评估与选择机制，对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行综合评估。评估结果应作为选择供应商的依据。2.定期对供应商进行考核，考核内容包括合同履行情况、产品质量、交货期、售后服务等方面。对于考核不合格的供应商，应及时采取措施，如警告、暂停合作、终止合作等。3.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作历史等内容。供应商档案应定期更新，确保信息的准确性和完整性。（三）合同谈判与签订1.采购部门应在选定供应商后，组织相关部门与供应商进行合同谈判。谈判内容应包括合同条款、价格、交货期、质量标准、售后服务等方面。谈判结果应形成谈判纪要，作为合同签订的依据。2.合同文本应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同条款应符合法律法规和行业标准的要求，并根据采购项目的特点和实际情况进行细化和明确。3.合同签订前，应进行合法性审查。审查内容包括合同主体资格、合同条款的合法性、合同形式的合规性等方面。未经合法性审查或审查不合格的合同，不得签订。4.合同签订后，应及时将合同副本送相关部门备案。备案部门应妥善保管合同副本，并建立合同台账，记录合同的签订、履行、变更、终止等情况。三、采购合同的履行（一）合同执行与跟踪1.采购部门应按照合同约定，及时向供应商下达订单，并跟踪订单执行情况。订单内容应与合同条款一致，明确采购物资或服务的名称、规格、数量、交货期、质量标准等要求。2.供应商应按照订单要求，按时、按质、按量交付采购物资或服务。采购部门应定期对供应商的交货情况进行检查和评估，确保供应商严格履行合同义务。3.在合同履行过程中，如发现问题或纠纷，采购部门应及时与供应商沟通协商，采取有效措施解决问题，避免损失扩大。如协商不成，应及时按照合同约定或法律法规的规定，通过法律途径解决纠纷。（二）验收管理1.采购物资或服务到货后，采购部门应组织相关部门进行验收。验收内容包括物资或服务的数量、质量、规格、型号等方面。验收合格后，应出具验收报告。2.验收过程中，如发现物资或服务不符合合同约定的要求，采购部门应及时通知供应商进行整改或退换货。供应商应在规定的时间内完成整改或退换货，并重新组织验收。3.验收报告应作为支付货款的依据之一。采购部门应按照合同约定和验收报告，及时办理货款支付手续。（三）变更与解除1.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更或解除合同的，合同双方应协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应明确变更或解除的原因、内容、时间等要求。2.变更或解除合同的协议签订后，采购部门应及时通知相关部门，并按照协议要求办理相关手续。如涉及货款支付、物资退换货等问题，应按照协议约定进行处理。四、采购合同的风险管理（一）风险识别与评估1.建立采购合同风险识别与评估机制，定期对采购合同进行风险识别和评估。风险识别应包括合同主体风险、合同条款风险、合同履行风险、合同变更与解除风险等方面。2.风险评估应根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行等级划分。风险等级分为高风险、中风险、低风险三个等级。对于高风险和中风险的合同，应采取有效的风险应对措施。（二）风险应对措施1.对于合同主体风险，应加强对供应商的资质审查和信用评估，选择信誉良好、实力雄厚的供应商签订合同。2.对于合同条款风险，应加强合同条款的审核和把关，确保合同条款合法、合规、明确、具体。同时，应在合同中约定争议解决方式，如仲裁或诉讼等。3.对于合同履行风险，应加强合同执行与跟踪，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。同时，应建立应急预案，应对可能出现的不可抗力或其他突发事件。4.对于合同变更与解除风险，应严格按照合同约定和法律法规的规定，办理合同变更与解除手续。同时，应加强对合同变更与解除的审核和监督，确保变更与解除的合法性和合理性。五、采购合同的档案管理（一）档案收集与整理1.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本及相关资料收集整理，移交公司档案管理部门。相关资料包括谈判纪要、验收报告、支付凭证等。2.档案管理部门应按照档案管理的要求，对采购合同档案进行分类、编号、装订等整理工作。整理后的档案应便于查阅和保管。（二）档案保管与查阅1.档案管理部门应建立采购合同档案保管制度，明确档案保管的期限、保管方式及保管要求等内容。采购合同档案的保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行。2.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全和完整。同时，应建立档案查阅登记制度，严格控制档案的查阅范围和查阅手续。3.因工作需要查阅采购合同档案的，应填写档案查阅申请表，经相关领导批准后，方可查阅。查阅档案时，应在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自涂改、复印、抽取档案资料。（三）档案销毁1.采购合同档案保管期满后，档案管理部门应按照公司档案销毁制度的规定，对档案进行鉴定和销毁。鉴定工作应由档案管理部门会同相关部门共同进行，确保销毁档案的准确性和合法性。2.经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，报相关领导批准后，由档案管理部门组织销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。六、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门应定期对采购合同管理情况进行监督检查。监督检查内容包括采购合同的签订、履行、风险管理、档案管理等方面。2.监督检查过程中，如发现问题或违规行为，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。整改情况应及时向公司领导汇报。（二）考核评价1.建立采购合同管理考核评价机制，对采购部门及相关人员的采购合同管理工作进行考核评价。考核评价内容包括采购合同的签订质量、履行情况、风险管理效果、档案管理水平等方面。2.考核评价结果应作为采购部门及相关