规范捐赠管理制度

PAGE规范捐赠管理制度一、总则（一）目的本捐赠管理制度旨在规范公司/组织的捐赠行为，确保捐赠活动合法、合规、透明、有序进行，充分发挥捐赠的社会效益，提升公司/组织的社会形象，同时保障捐赠双方的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部涉及的所有捐赠活动，包括但不限于向慈善机构、公益组织、受灾地区、贫困地区、教育机构、医疗机构等进行的物资捐赠、资金捐赠以及志愿服务等形式的捐赠行为。（三）基本原则1.合法性原则：捐赠活动必须严格遵守国家法律法规以及相关政策要求，确保捐赠行为的合法性和有效性。2.自愿性原则：捐赠应基于公司/组织的自愿意愿，不得强迫或变相强迫任何单位或个人进行捐赠。3.透明性原则：捐赠活动的全过程应保持公开透明，接受内部监督和社会公众的监督，确保捐赠资金和物资的使用去向清晰、合理。4.效益性原则：注重捐赠的社会效益，充分发挥捐赠资源的作用，确保捐赠能够真正惠及受助对象，解决实际问题。二、捐赠管理机构及职责（一）捐赠管理委员会1.组成：由公司/组织高层管理人员、财务部门负责人、法务部门负责人、相关业务部门代表等组成。2.职责制定和修订捐赠管理制度及相关政策。审议重大捐赠项目，包括捐赠对象、捐赠方式、捐赠金额等。监督捐赠活动的执行情况，协调解决捐赠过程中出现的重大问题。定期评估捐赠效果，提出改进建议。（二）捐赠管理部门1.设置：根据公司/组织规模和实际情况，设立专门的捐赠管理部门或指定相关部门负责捐赠管理工作。2.职责负责日常捐赠项目的策划、组织和实施。收集、整理捐赠需求信息，筛选合适的捐赠对象和项目。与捐赠对象沟通协调，签订捐赠协议，明确双方权利义务。负责捐赠物资的采购、运输、存储和发放等管理工作。对捐赠资金进行专户管理，按照捐赠协议和相关规定使用资金，并做好财务记录和报告。负责捐赠活动的宣传推广，及时向公司/组织内部和社会公众披露捐赠信息。建立捐赠档案，对捐赠活动的全过程进行记录和存档。（三）其他相关部门1.财务部门负责捐赠资金的财务管理和会计核算，确保资金安全、准确记录。按照规定对捐赠资金进行专户存储、专款专用，严格控制资金支出。定期编制捐赠资金财务报表，向捐赠管理部门和捐赠管理委员会报告资金使用情况。2.法务部门对捐赠活动进行法律审查，确保捐赠协议等相关文件合法合规。为捐赠活动提供法律咨询服务，防范法律风险。处理捐赠过程中涉及的法律纠纷和问题。3.业务部门：根据捐赠管理部门的安排，配合开展相关捐赠活动，提供必要的人力、物力支持。三、捐赠流程（一）捐赠需求调研1.捐赠管理部门定期收集社会各界的捐赠需求信息，包括但不限于慈善机构发布的项目需求、受灾地区的救助需求、贫困地区的发展需求等。2.对收集到的需求信息进行分析和筛选，结合公司/组织的战略目标、业务范围和资源状况，确定潜在的捐赠对象和项目。3.必要时，可组织实地调研或与相关机构进行沟通交流，深入了解捐赠需求的真实性和紧迫性，为制定捐赠计划提供依据。（二）捐赠计划制定1.捐赠管理部门根据调研结果，制定具体的捐赠计划，明确捐赠对象、捐赠方式、捐赠金额、捐赠时间等内容。捐赠方式可包括资金捐赠、物资捐赠、技术支持、志愿服务等。捐赠金额应根据公司/组织的经济实力、捐赠项目的实际需求以及其他相关因素综合确定。捐赠时间应合理安排，确保捐赠能够及时、有效地支持受助对象。2.捐赠计划提交至捐赠管理委员会审议，经批准后实施。（三）捐赠协议签订1.与选定的捐赠对象协商确定捐赠细节，起草捐赠协议。捐赠协议应明确双方的权利义务，包括捐赠物资的种类、数量、质量要求，捐赠资金的金额、用途、支付方式，受助对象的使用承诺、信息披露义务，以及违约责任等内容。2.捐赠协议由法务部门进行法律审查，确保协议合法合规后，提交公司/组织法定代表人或授权代表签署。3.捐赠协议签订后，双方应严格按照协议约定履行各自的义务。（四）捐赠物资管理1.采购：根据捐赠协议要求，采购符合质量标准的捐赠物资。采购过程应遵循公司/组织的采购管理制度，确保物资采购的公开、公平、公正。2.运输：妥善安排捐赠物资的运输，选择可靠的运输方式，确保物资安全、及时送达受助对象。在运输过程中，应做好物资的保护和跟踪工作，防止物资损坏、丢失。3.存储：对于暂存的捐赠物资，应设立专门的存储场所，按照物资的特性进行分类存放，做好防潮、防火、防盗等保管措施，定期对物资进行盘点和检查，确保物资数量准确、质量完好。4.发放：按照捐赠协议和受助对象的需求，及时、准确地发放捐赠物资。发放过程应做好记录，包括物资名称、数量、发放时间、发放对象等信息，并要求受助对象签字确认。（五）捐赠资金管理1.专户管理：设立专门的捐赠资金账户，对捐赠资金进行单独核算和管理。捐赠资金应专款专用，不得与公司/组织的其他资金混淆。2.资金使用：严格按照捐赠协议约定的用途使用捐赠资金，确保资金用于指定的项目或受助对象。资金使用应履行必要的审批程序，相关人员应在审批文件上签字确认。3.财务记录与报告：财务部门应按照国家财务制度和会计准则，对捐赠资金的收支情况进行详细记录，定期编制财务报表。捐赠管理部门应定期向捐赠管理委员会和社会公众报告捐赠资金的使用情况，做到公开透明。（六）捐赠活动实施与监督1.实施：捐赠管理部门负责组织实施捐赠活动，确保捐赠物资和资金按照规定及时、准确地交付给受助对象。在捐赠活动实施过程中，应注重与受助对象的沟通和协调，了解受助情况，及时解决出现的问题。2.监督公司/组织内部应建立健全捐赠活动监督机制，对捐赠活动的全过程进行监督检查。捐赠管理委员会定期对捐赠项目进行评估和监督，确保捐赠活动符合公司/组织的决策意图和相关规定。接受社会公众的监督，及时回应社会关切。通过公司/组织官方网站、社交媒体等渠道，主动公开捐赠信息，包括捐赠对象、捐赠金额、捐赠物资、资金使用情况等，接受社会公众的查询和监督。（七）捐赠效果评估1.捐赠活动结束后，捐赠管理部门应及时对捐赠效果进行评估。评估内容包括受助对象的实际受益情况、捐赠目标的达成程度、社会反响等方面。2.通过问卷调查、实地走访、数据分析等方式收集评估信息，形成评估报告。评估报告应客观、公正地评价捐赠活动的成效，总结经验教训，为今后的捐赠活动提供参考。3.根据评估结果，对捐赠管理制度和流程进行必要的调整和完善，不断提高捐赠管理水平和捐赠效果。四、信息披露与档案管理（一）信息披露1.公司/组织应建立健全捐赠信息披露制度，定期向社会公众披露捐赠信息。披露内容应包括捐赠项目名称、捐赠对象、捐赠金额、捐赠方式、捐赠时间、资金使用情况、物资发放情况、捐赠效果评估等信息。2.信息披露渠道可包括公司/组织官方网站、社交媒体平台、新闻媒体等。信息披露应真实、准确、完整、及时，确保社会公众能够全面了解公司/组织的捐赠活动情况。3.对于重大捐赠项目，应及时发布专项公告，详细说明捐赠项目的背景、目标、实施计划、资金预算等内容，并定期更新项目进展情况，接受社会公众的监督。（二）档案管理1.建立捐赠档案管理制度，对捐赠活动的相关文件、资料进行分类整理、归档保存。捐赠档案应包括捐赠需求调研报告、捐赠计划、捐赠协议、采购合同、运输凭证、存储记录、发放清单、财务报表、评估报告等各类文件。2.捐赠档案应妥善保管，确保档案的完整性和安全性。档案保管期限应按照国家法律法规和公司/组织相关规定执行，一般不少于[X]年。3.建立档案查阅和借阅制度，严格控制档案的查阅和借阅范围。未经授权，任何人不得擅自查阅、复制或销毁捐赠档案。因工作需要查阅或借阅档案的，应履行相应的审批手续，并做好记录。五、激励与约束机制（一）激励机制1.对在捐赠活动中表现突出的部门和个人给予表彰和奖励。表彰形式可包括颁发荣誉证书、公开表扬、物质奖励等。2.将员工参与捐赠活动的表现纳入绩效考核体系，作为员工晋升、评优的参考依据之一，鼓励员工积极参与公司/组织的公益事业。3.对于积极参与捐赠活动并取得良好社会效益的公司/组织，可通过媒体宣传、行业交流等方式提升公司/组织的社会声誉和品牌形象，为公司/组织的发展创造有利条件。（二）约束机制1.对于违反捐赠管理制度的行为，视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括批评教育、责令改正、扣减绩效奖金、解除劳动合同等。2.如因违反捐赠协议或法律法规导致公司/组织遭受损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。3.加强对捐赠活动的审计监督，对于发现的违规问题依法依规进行处理，并及时向社会公众公开披露处理结果，维护公司/组织