采购规范制度

PAGE采购规范制度一、总则（一）目的为了加强公司采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司利益，特制定本采购规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，不得偏袒任何供应商，确保所有供应商享有平等的竞争机会。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。4.诚实守信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，确保双方的合法权益。二、采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据工作需要，填写采购申请表：详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并由部门负责人签字确认。2.采购申请表提交给采购部门：采购部门收到申请表后，进行初步审核，确认需求的合理性和必要性。（二）采购计划制定1.采购部门根据采购申请表，结合库存情况：制定采购计划，明确采购物品或服务的具体内容、采购时间、采购预算等。2.采购计划报经公司领导审批：公司领导根据公司战略和实际情况，对采购计划进行审批，确保采购计划符合公司整体利益。（三）供应商选择与管理1.建立供应商库：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，对供应商进行评估和筛选，建立合格供应商库。2.选择供应商：根据采购计划，从合格供应商库中选择合适的供应商进行询价、比价、议价等采购活动。3.供应商管理：采购部门定期对供应商进行评估和考核，建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作情况、信誉评价等，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行淘汰。（四）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商签订采购合同：合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式等条款。2.采购合同报经公司领导审核：公司领导对采购合同进行审核，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。3.采购合同盖章生效：采购合同经公司领导审核通过后，加盖公司公章，双方签字确认，合同正式生效。（五）采购执行与验收1.采购部门按照采购合同要求：及时与供应商沟通，跟踪采购进度，确保供应商按时、按质、按量交货。2.验收部门对采购物品或服务进行验收：验收内容包括数量、质量、规格、型号等，验收合格后出具验收报告。3.验收不合格的处理：如发现采购物品或服务存在质量问题或其他不符合合同要求的情况，验收部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商解决，如协商不成，可根据合同约定追究供应商的违约责任。（六）采购付款1.采购部门根据验收报告和采购合同：填写付款申请单，注明采购物品或服务的名称、规格、数量、金额、付款方式等信息，并附上相关凭证。2.付款申请单报经公司领导审批：公司领导对付款申请进行审批，确保付款符合公司财务制度和合同约定。3.财务部门按照审批后的付款申请单进行付款：财务部门核对相关凭证无误后，按照合同约定的付款方式和时间进行付款，并做好付款记录。三、采购预算管理（一）采购预算编制1.采购部门根据公司年度经营计划和采购计划：编制采购预算，明确采购项目名称、采购金额、采购时间等信息。2.采购预算报经公司领导审核：公司领导对采购预算进行审核，确保采购预算符合公司整体预算安排和实际需求。3.采购预算纳入公司年度预算管理：经公司领导审核通过后的采购预算，纳入公司年度预算管理，作为公司采购活动的控制依据。（二）采购预算执行1.采购部门严格按照采购预算执行采购活动：不得超预算采购，如因特殊情况需要调整采购预算时，应按照公司预算调整程序进行申请和审批。2.财务部门对采购预算执行情况进行监控：定期对采购预算执行情况进行分析和通报，确保采购预算的有效执行。（三）采购预算调整1.因市场变化、公司业务调整等原因：需要调整采购预算时，采购部门应及时填写采购预算调整申请表，详细说明调整原因、调整内容、调整金额等信息，并附上相关证明材料。2.采购预算调整申请表报经公司领导审批：公司领导对采购预算调整申请进行审批，根据实际情况决定是否批准调整申请。3.采购预算调整后：采购部门应按照调整后的采购预算执行采购活动，财务部门对调整后的采购预算进行相应的账务处理。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购活动进行风险识别与评估：分析采购过程中可能存在的风险，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险等。2.针对识别出的风险：评估其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险：制定相应的风险应对措施，如加强供应商管理、完善采购合同条款、建立质量检验制度、加强价格监控等。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估：及时发现和解决风险应对过程中存在的问题，确保风险应对措施的有效性。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制：定期对采购活动进行检查和分析，及时发现风险变化情况。2.设置风险预警指标：当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，提醒采购部门采取相应的风险应对措施。五、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部设立采购监督岗位：负责对采购活动进行日常监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购监督人员定期对采购活动进行检查和评估：发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保采购活动规范、有序进行。（二）内部审计1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计：审查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购成本的合理性、采购效益的实现情况等。2.审计部门出具审计报告：对审计发现的问题提出审计建议，督促采购部门进行整改，确保采购活动符合公司利益和法律法规要求。六、采购人员行为规范（一）职业道德1.采购人员应遵守职业道德规范：诚实守信、廉洁奉公、保守公司机密，不得接受供应商的贿赂、回扣或其他不正当利益。2.采购人员应树立良好的职业形象：尊重供应商，与供应商建立良好的合作关系，不得故意刁难供应商。（二）业务能力1.采购人员应具备扎实的业务知识和技能：熟悉采购流程、法律法规、市场行情等，能够熟练运用采购技巧进行采购活动。2.采购人员应不断学习和提升自己的业务能力：关注行业动态和市场变化，及时掌握新知识、新技能，提高采购工作效率和质量。（三）工