规范档案管理保障制度

PAGE规范档案管理保障制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集和保存与公司/组织业务相关的各类档案，保证档案体系的完整性。3.系统性原则：按照一定的分类标准和方法，对档案进行科学整理，使其具有系统性和逻辑性。4.安全性原则：采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄露。5.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，严格遵守保密规定，防止信息泄露。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司/组织各类档案，包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。3.指导和监督各部门档案的收集、整理、保管和利用工作。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和价值。5.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案利用工作，提供相关档案资料。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理各项制度。2.负责档案的日常收集、整理、编目、上架、保管等工作。3.做好档案的借阅登记、归还检查等利用服务工作，确保档案的安全。4.积极参与档案信息化建设，录入和维护档案信息。5.定期对档案进行清查盘点，及时发现和解决问题。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.文书档案：包括公司/组织的各类文件、通知、报告、决议、合同等。2.科技档案：涵盖科研项目、工程建设、设备仪器等方面的档案。3.人事档案：包含员工的个人基本信息、履历、考核、奖惩、培训等档案。4.财务档案：涉及会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料。5.业务档案：根据公司/组织业务特点，分为市场营销档案、客户服务档案、生产管理档案等。（二）编号规则1.文书档案编号：采用年度保管期限流水号的方式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文书档案。2.科技档案编号：根据项目或设备的类别、阶段等进行编号，确保编号具有唯一性和系统性。3.人事档案编号：以员工工号为基础，按照一定顺序进行编号。4.财务档案编号：按照会计年度、档案类别等进行编号。5.业务档案编号：结合业务流程和档案类型，制定相应的编号规则。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，并按照档案管理部门规定的时间和范围，及时收集本部门形成的各类档案。2.档案收集应完整、准确，确保档案内容齐全、手续完备。3.对重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，应实行同步收集、跟踪管理。（二）整理方法1.文书档案整理：按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类，依次排列编号，编制卷内目录和备考表，装订成册。2.科技档案整理：根据项目或设备的生命周期，按照阶段进行分类整理，建立项目或设备档案卷，包括项目立项、设计、施工、验收等各个环节的文件资料。3.人事档案整理：按照员工档案管理的相关规定，对员工个人信息、履历、考核、奖惩等材料进行分类整理，建立个人档案袋。4.财务档案整理：按照会计档案管理办法，对会计凭证、账簿、报表等进行分类装订，编制档案目录。5.业务档案整理：根据业务特点和流程，对业务活动中形成的各类档案进行分类整理，确保档案的系统性和关联性。五、档案的保管（一）保管场所建设1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并根据档案类别和保管期限进行合理排列。3.库房内应设置温湿度调控设备，保持适宜的温湿度环境，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案保管措施1.对不同保管期限和密级的档案，应分别存放，实行分区管理。2.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、内容等，确保账实相符。3.对破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制，保证档案的完整性。4.加强对电子档案的保管，定期进行备份，存储介质应妥善保管，防止数据丢失。六、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要，可查阅利用相关档案。2.外单位因业务往来、合作交流等需要，经公司/组织批准，可查阅利用相关档案，但必须严格遵守保密规定。（二）利用流程1.申请：利用者填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、内容、用途等，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.审批：档案管理部门对查阅申请进行审核，根据档案的密级和利用范围，报公司/组织领导审批。3.查阅：经批准后，利用者在档案管理部门指定的地点查阅档案，档案管理人员应在场监督，不得将档案带出指定场所。4.登记：利用者查阅档案时，应进行详细登记，记录查阅时间、档案名称、利用目的等信息。5.归还：查阅完毕后，利用者应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真检查档案是否完好无损，并在登记本上注明归还情况。（三）特殊利用情况处理1.如需复印、摘录档案内容，利用者应另行填写申请，经批准后，由档案管理人员按照规定进行操作。2.涉及公司/组织机密的档案，利用者必须严格遵守保密规定，不得擅自传播、泄露档案内容。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、综合分析等原则，确保鉴定结果的准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织实施。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，判断其是否具有保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，结合公司/组织实际情况，确定档案的保管期限。3.对已过保管期限且无保存价值的档案，填写档案鉴定销毁审批表，报公司/组织领导审批。（四）销毁程序1.经批准销毁的档案，应编制销毁清单，注明档案名称、数量、销毁时间等信息。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁，防止档案流失。3.销毁完毕后，监销人员应在销毁清单上签字，并将销毁清单归档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司/组织档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和水平，为公司/组织各项工作提供便捷的档案信息服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等工作，形成电子档案。2.系统建设：开发或选用适合公司/组织的档案信息管理系统，实现档案的分类管理、检索查询、借阅审批、统计分析等功能。3.数据安全管理：采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.及时将新形成的档案进行数字化处理，并录入档案信息管理系统。3.定期对档案信息进行维护和更新，保证数据的准确性和完整性。九、监督与检查（一）监督检查机制1.档案管理部门应定期对各部门档案管理工作进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题。2.公司/组织内部审计部门应将档案管理纳入审计范围，对档案管理的合规性进行审计监督。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理质量。3.档案的保管条件和安全措施落实情况。4.档案利用工作的规范性。5.